Adjoint en gestion administrative / Gestionnaire de scolarité F/H

Université Toulouse III - Paul Sabatier; Toulouse; Hybride; EUR 20 000 - 21 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques vacances

Parking sur place

Télétravail possible

Restauration sur place

Résumé du poste

L'Université Toulouse III - Paul Sabatier recrute un agent administratif pour la scolarité des étudiants en DFGSM2 et DFGSM3. Vous travaillez en binôme avec le gestionnaire référent et assurez la continuité du service.

Vos missions couvrent l'accueil, la gestion des dossiers, le suivi des inscriptions et l'organisation des évaluations, tout en veillant au respect des procédures et à la confidentialité des données.

Qualifications

• Diplôme BAC requis
• Expérience administrative 3–5 ans dans l’administration publique ou scolarité appréciée
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de gestion de la scolarité
• Organiser son activité et gérer les priorités
• Rédiger des documents administratifs et garantir la confidentialité des données
• Sens du service public et esprit d'équipe

Responsabilités

• Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants tout au long du parcours
• Gérer les dossiers administratifs des étudiants et veiller à leur mise à jour
• Suivre les inscriptions pédagogiques et les parcours de formation
• Suivre les groupes d'enseignement et les listes d'étudiants
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives
• Répondre aux sollicitations des étudiants et responsables pédagogiques
• Assurer le suivi administratif des décisions pédagogiques et des situations individuelles
• Rédiger les courriers et documents administratifs
• Mettre à jour les tableaux de suivi
• Veiller à la diffusion des informations administratives

Connaissances

Rigueur et organisation

Polyvalence

Discrétion professionnelle

Sens du service public

Esprit d'équipe

Réactivité

Formation

BAC

Outils

Word

Excel

Outlook

Gestion scolarité

Description du poste

Missions

Sous l'autorité de la responsable du pilotage des scolarités et de la coordinatrice opérationnelle du bureau, l'agent assure la gestion administrative de la scolarité des étudiants inscrits en DFGSM2 et DFGSM3, en binôme avec le gestionnaire référent de ces promotions. Il participe au bon fonctionnement du service et contribue à la continuité de l'activité en apportant, lorsque nécessaire, un appui aux autres gestionnaires de la scolarité des études de médecine.

Activités principales

• Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours ;
• Gérer les dossiers administratifs des étudiants et veiller à leur mise à jour ;
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques et des parcours de formation ;
• Assurer le suivi des groupes d'enseignement et des listes d'étudiants ;
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives ;
• Répondre aux sollicitations des étudiants et responsables pédagogiques
• Assurer le suivi administratif des décisions pédagogiques et des situations individuelles.

1- Organisation des enseignements

• Participer à la préparation de la rentrée universitaire.
• Assurer le suivi administratif des enseignements en lien avec les responsables pédagogiques.
• Gérer les groupes d'enseignement et les modifications de parcours.
• Mettre à jour les applications de gestion de la scolarité et les bases de données.
• Veiller à la diffusion des informations administratives auprès des étudiants.

2- Gestion des évaluations

• Participer à l'organisation administrative des examens.
• Assurer le suivi administratif des résultats.
• Préparer les éléments nécessaires aux jurys.
• Participer à la gestion des procès-verbaux et à la publication des résultats.

3- Gestion administrative courante

• Rédiger les courriers et documents administratifs.
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des données de scolarité.
• Appliquer les procédures administratives et réglementaires en vigueur.

4- Participation à la vie du service

• Participer aux opérations communes du service : rentrée universitaire, inscriptions, examens, jurys, campagnes administratives, remise des diplômes, etc.
• Assurer une continuité de service en apportant un soutien ponctuel aux autres gestionnaires de la scolarité en cas d'absence ou de surcharge d'activité.
• Participer à l'amélioration des procédures et à la qualité du fonctionnement du service.

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 6 mois
• Localisation géographique : 37, allées Jules Guesde 31000 Toulouse.
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
• Rémunération comprise entre 1802€ et 1900€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178€.

Informations complémentaireset sujétions du poste

• Activité rythmée par le calendrier universitaire.
• Pics d'activité lors des inscriptions, des examens, des jurys et de la rentrée universitaire.
• Travail en binôme avec le gestionnaire référent des promotions DFGSM2 et DFGSM3.
• Polyvalence nécessaire afin d'assurer la continuité du service en cas d'absence ou de surcharge d'activité.
• Télétravail possible sur le poste (autonomie 1 an)

Connaissances

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Utiliser les logiciels de gestion de la scolarité ou être en capacité de s'y former rapidement.
• Organiser son activité et gérer les priorités.
• Travailler dans le respect des délais et des procédures.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers.
• Rédiger des documents administratifs.

Savoir-faire techniques

• Sens du service public.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Polyvalence.
• Discrétion professionnelle.

Savoirs comportementaux

• Sens du service public.
• Rigueur, organisation et méthode.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Réactivité face aux périodes de forte activité.
• Qualités relationnelles, sens de l'écoute et de la communication.
• Esprit d'équipe et disponibilité.

Diplôme requis: BAC

Durée Expérience souhaitée: Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme: Formation Bac professionnel / Bac général avec expérience administrative - Première expérience en administration publique ou scolarité appréciée

Politique sociale et avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes en situation de handicap
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, …)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche

Dans le respect des valeurs du service public, l'Université de Toulouse s'engage en faveur de l'égalité des chances et de la lutte contre toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures sont étudiées de manière équitable, sur la seule base des compétences et qualifications requises pour le poste.