GESTIONNAIRE FORMATION PROFESSIONNELLE - H/F

Centre Hospitalier Charles Perrens; Bordeaux; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Charles Perrens à Bordeaux recrute un/une gestionnaire formation professionnelle pour le service Développement Professionnel. Poste à 100% sur la formation continue, contrat de 6 mois en CDD, statut catégorie C de la FPH.

Vous gérerez le plan de formation, les dossiers et le suivi financier sur Gesform, assurerez la logistique des sessions et contribuerez à l'archivage et aux tableaux de bord du service.

Qualifications

• Diplômes requis : Emploi de catégorie C de la FPH (adjoint administratif).
• Connaissances Windows et outils bureautiques.
• Connaissance du logiciel Gesform.

Responsabilités

• Gérer et suivre le plan de formation continue du personnel.
• Saisir les dossiers formations, coûts et suivis sur Gesform.
• Gérer les aspects administratifs et financiers du service formation.
• Assurer les tâches de secrétariat du service formation.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication

Discrétion

Formation

Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Outils

Gesform

Windows

Bureautique

Description du poste

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France. Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent. L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le Poste

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire formation professionnelle auprès du service Développement Professionnel

Contrat de 6 mois en CDD

Le Service Développement Professionnel Regroupe

• la mise en oeuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et
• l’offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l’organisme de formation de l’établissement qui se nomme l’Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)

Il se compose d’une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d’activité (formation continue pour l’un, IFAPS pour l’autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l’IFAPS).

Le poste proposé est à 100% sur le service formation continue.

Les deux secteurs d’activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux.

Mission Générale Du Poste

Gérer et mettre en œuvre, au plan administratif et financier, le plan de formation continue du personnel médical et non médical en complémentarité avec les autres gestionnaires, la responsable développement professionnel, l’IFAPS (organisme de formation du Centre Hospitalier) et les différents partenaires internes et externes.

Activités principales

Assurer la mise en œuvre du plan de formation

• Création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance)
• Engagement financier sur le logiciel après signature convention

Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform

• Recensement des inscriptions
• Émission des ordres de missions, des feuilles d’émargement
• Traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances
• Solder les dossiers autant administrativement que financièrement

Gérer les aspects logistiques

• Réservation des salles et matériels, ouvertures et fermetures des salles de formation
• Accueil, accompagnement des formateurs et recueil des évaluations « à chaud » en l’absence du responsable formation

Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, Compte personnel de formation, dossier FIPHFP, apprentissage…

• Recueil et recensement à l’aide des tableaux de bord
• Traitement et mise en œuvre des demandes
• Suivi et clôture

Suivi Des Budgets Formation Et Des Engagements Financiers

• Mise à jour et réajustement des engagements financiers
• Traitement des demandes
  • De remboursement de frais de déplacement des agents,
  • D’avances de frais
  • Des titres de recette
  • Des traitements

Renseigner Les Documents Et Suivre L'activité

• Mise à jour des tableaux de bord,
• Réalisation de tableaux de bords ponctuels,
• Préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation …)
• Relevé des données en vue de statistiques,
• Communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d’activité

Participer à l’archivage des documents en lien avec la réglementation : Conventions, programmes, plans, actions réalisées, offre de formation, factures

Participer aux fonctions de secrétariat du service développement professionnel :

• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Accueil physique des intervenants, bénéficiaires et agent
• Prise de rendez-vous agendas
• Rédaction de courriers internes et externes
• Traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures

Profil Recherché

Diplômes requis :

• Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Connaissances

• Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
• Connaissance du logiciel Gesform.
• Organisation et fonctionnement interne de l’établissement et des différents rôles des acteurs.
• Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
• Communication orale et écrite

Savoir Être

• Professionnalisme
• Écoute, discrétion,
• Réactivité
• Esprit d’équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie
• Esprit d’initiative et créativité
• Sens de l’accueil et disponibilité
• Respect de l’organisation mise en place
• Organisation et méthodologie
• Rigueur

Savoir-faire

• Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
• Communiquer les informations en lien avec le plan de formation divers acteurs
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
• Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies,
• Classer et mettre à jour les dossiers
• Définir les priorités
• Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité…
• Construire et exploiter des tableaux de bords
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous.

Spécificités Du Poste

• Horaire de travail : 8H30 à 16H15
• Présence obligatoire d’un des agents durant les horaires d’ouverture du service