Assistant(e) de formation continue (F/H)

Hôpital Cochin - Port-Royal; Île-de-France; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Hôpital Cochin - Port-Royal recherche un assistant de formation pour assister le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l’évaluation des formations collectives et individuelles. Vous serez référent sur plusieurs DMU et participerez activement au suivi du plan de formation et à la gestion des dossiers.

Vous assurerez l’enregistrement des actions, les inscriptions et le respect des règles HR, SAP et intranet, tout en coordonnant les aspects administratifs et financiers des

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives
• Gestion administrative, financière et budgétaire des actions de formation
• Connaissance des réglementations liées à la formation continue et DPC
• Capacité à suivre et enregistrer les actions de formation et à gérer les inscriptions

Responsabilités

• Assurer la mise en place, le suivi et l’évaluation des formations collectives et individuelles
• Référent pour le suivi du plan de formation et thèmes en lien avec l’équipe
• Gérer les dossiers de demandes de formation et vérifier les pièces justificatives
• Réaliser les ordres et états de frais, et les transmissions au service paie
• Participer au processus achat et vérification des devis et qualifications des prestataires
• Créer des demandes d’achat sur SAP et suivre les prestations jusqu’à la facturation
• Enregistrer les actions de formation et gérer les inscriptions
• Récupérer les questionnaires de satisfaction et enregistrer les formations
• Assurer l’accueil, l’accueil téléphonique et la gestion des salles de formation
• Suivre les tableaux d’activité et les aspects budgétaires; diffuser l’offre de formation
• Veiller au respect des bonnes pratiques et à l’archivage des dossiers

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion financière et budgétaire

Administrative et gestion des dossiers

Traitement et orientation des demandes

Rigueur et organisation

Communication et relations interperson

Travail en équipe

Autonomie et anticipation

Outils

SAP

Intranet

Description du poste

L’assistant de formation assiste le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l’évaluation des différentes activités de formationcollectives et individuelles.

Référent de plusieurs DMU ou directions pour le suivi de leur plan de formation ainsi que pour certaines thématiques de formation en lien avec l’équipe du service, il participe ou est en charge de nombreuses étapes du processus de formation.

Gestion administrative, économique et financière des actions de formation:

• Gérer et suivre les formations collectives et individuelles des DMU ainsi que les formations internes de son périmètre
• Recueillir et vérifier les éléments constitutifs des demandes individuelles de formation des agents: constitution et suivi des dossiers dans le respect de la réglementation
• Etablier les ordres et états de frais de missions ainsi que les décisions de paiement, selon la réglementation, des formations de son périmètre: vérification des justificatifs reçus et transmission au service paie pour traitement
• Participer au processus achat: recherche de prestataire, recueil des devis, contrôle des qualifications du prestataire
• Créer des demandes d’achat sur SAP et gérer les relations avec les prestataires extérieurs jusqu’à la facturation en lien avec le service achats
• Enregistrer les actions de formation organisées en interne et gérer les inscriptions selon les modalités d’inscription définies
• Récupérer et saisir les questionnaires de satisfaction
• Assurer l'enregistrement des formations sur l'outil dédié
• Appliquer les règles de bonnes pratiques (HR, BI, SAP, intranet) envoyées par le CFDC
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers formation conformément à la réglementation

Participation aux activités du service et leur suivi

• Collaborer avec les autres membres de l’équipe formation selon les variations d’activité
• Renseigner et actualiser les tableaux de suivi d’activité et budgétaires
• Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail / évènements de communication interne
• Diffuser l’offre de formation: intranet, mailing aux cadres ou au public cible
• Effectuer l’accueil physique et téléphonique, participer à des permanences sur les différents sites
• Réserver les salles pour les actions de formation et anticiper la mise à disposition des moyens nécessaires
• Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation, accueillir et renseigner intervenants et stagiaires
• Superviser l’installation et l’état des salles de formation, contrôler le bon fonctionnement du matériel

Profil recherché

• Maîtrise des outils bureautiques,
• Gestion financière, budgétaire et administrative
• Utiliser les procédures, la règlementation spécifique au domaine d'activité
• Traiter et/ou orienter une demande
• Capacité à travailler en autonomie, rendre compte et alerter sur les points de vigilance
• Communication / relations interpersonnelles
• Sens de l'organisation et de l'anticipation,
• Réactivité et rigueur
• Sens du travail en équipe ; coopération, partage d'information
• Sens du service public, implication dans la qualité du service rendu aux professionnels de l'hôpital
• Connaissances dans le domaine de l'ingénierie de formation ;
• Connaitre la réglementation en matière de formation continue et DPC dans la fonction publique hospitalière (Loi FTLV – décret du 21 août 2008) ;
• Connaissance du milieu hospitalier

Présentation de Hôpital Cochin - Port-Royal

Hôpital Cochin - Port-Royal