Gestionnaire formation DAEU (H/F)

Université d'Angers; Angers; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

Université d’Angers recherche un gestionnaire-assistant·e administratif de formation pour administrer les formations professionnelles (DAEU). Le poste implique l’accueil du public, la gestion documentaire et la coordination des préinscriptions et des inscriptions sur APOGEE, ainsi que le suivi des dossiers financiers et contractuels.

Le candidat·e devra être à l’aise avec les outils informatiques et les systèmes d’information (APOGEE, Forpro, Kairos) et démontrer une forte capacité

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques usuels.
• Connaissance des dispositifs et financements de la formation professionnelle.
• Capacité d'organisation et de coordination du travail en équipe.
• Sens du service public et relation à l’usager.

Responsibilities

• Accueillir et informer le public et diffuser des informations internes et externes.
• Gérer et diffuser les plannings, assurer la logistique des formations et la rédaction de documents.
• Gérer les préinscriptions et inscriptions sur APOGEE; suivre les conventions/contrats.
• Participer à la réponse à l’appel d’offre régional et au suivi des présences sur FORPRO.
• Organiser les jurys, mettre en forme les sujets et diffuser les résultats.
• Participer au suivi et à l’amélioration du Pôle et archiver les documents.

Skills

Gestion administrative

Relationnel

Organisation

Travail en équipe

Communication

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

APOGEE

FORPRO

Kairos

Sowesign

Ma Rému

Job description

Le·la gestionnaire-assistant·e administratif de formation aura pour mission principale d’administrer les formations professionnelles (DAEU principalement) développées par le service:

Accueillir et communiquer

• Accueillir et informer le public
• Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web)
• Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants)
• Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales)

Gérer l'organisation des formations

• Gérer et diffuser les plannings
• Assurer la logistique (réservation de salles, matériels)
• Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers
• Contribuer à la mise en place de la démarche qualité
• Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus
• Identifier et proposer des actions d'amélioration

Gérer les procédures administratives

• Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet
• Inscrire les stagiaires sur APOGEE
• Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU
• Gérer les absences des enseignants
• Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats
• Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée

Gérer les formations liées à l'appel d offer régionale

• Participer à la réponse de l'appel d offer émis par la Région
• Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO
• Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires
• Gérer les saisies permettant les rémunérations Région.
• Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures

Gérer les examens

• Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles
• Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux
• Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations
• Organiser les examens et diffuser les résultats
• Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés
• Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes

Participer au suivi et à l'amélioration du Pôle

• Participer aux réunions (pôle, service, scolarité )
• Participer aux événements institutionnels du SCAFOP/CIPVA (JPO)
• Participer à l'amélioration continue de la procédure de reprise d’étude en lien avec la Certification Qualiopi
• Classer et archiver les documents

Profil recherché

Le poste proposé est administratif et la mission comprend une partie importante de mise à jour de systèmes d'informations au fur et à mesure du déroulé des séances.

Le/la candidat·e retenu·e témoignera de curiosité et de motivation pour administrer cette formation. Il/elle saura être à l'aise avec tout type de public pour apporter le meilleur accompagnement administratif.

Savoir:

• Applications métiers (FCA manager, Apogée, Sowesign, Forpro, Kairos, Ma rému)
• Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle,
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
• Connaissance globale de l'offre de formation de l'établissement en formation initiale et en formation continue,
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine

Savoir Faire:

• Compétences organisationnelles et rigueur,
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant à l'hétérogénéité des demandes,
• Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
• Capacité a s’adapter aux situations d’urgence

Savoir Être:

• Qualités relationnelles,
• Sens du service public et de la relation à l’usager,
• Capacité d'écoute,
• Esprit d'équipe,
• Réactivité et adaptabilité.
• Gestion du stress

Présentation de Université d'Angers

Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers? Rejoignez-nous!

Descriptif du service

Au sein de l’UA, La direction de la formation et des études a en charge le pilotage et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation initiale et professionnelle de l’Université.

La formation tout au long de la vie est une mission à part entière des universités, au même titre que la recherche. (https://www.univ-angers.fr/fr/formations/se-former-a-titre-professionnel.html)

La direction est pilotée par une directrice secondée par deux directrices adjointes dont une dédiée à la formation professionnelle. La sous-direction formation professionnelle est composée de 23 personnes dont:

• 4 pôles d’expertise (Marketing commercial, Conseil ingénierie de parcours et validation d’acquis, Alternance et Formations professionnelles: développement, gestion, conseils)
• Un «pôle» chargé de la promotion de l’Offre formation professionnelle de l’Université
• Une chargée de qualité́
• Un chargé de déploiement FCA Manager
• Une gestionnaire comptable
• Une chargée d’accueil
• Trois enseignants