Gestionnaire - Equipe Inscription doctorant

Université Paris Cité; Paris; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris Cité recherche un Gestionnaire de l'équipe Inscription doctorants pour assurer les inscriptions administratives et le suivi des dossiers en collaboration avec les écoles doctorales et le SRI.

Vous instruirez les dossiers de dérogation, participerez aux réinscriptions de 2e et 3e année et veillerez à la fiabilisation des données (APOGEE).

Qualifications

• Bonne maîtrise de l’oral et de l’écrit.
• Maîtrise de la messagerie et du web.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word et Excel).
• Pratique de l’anglais.

Responsabilités

• Gérer les inscriptions administratives des doctorants en lien avec les écoles doctorales.
• Instruire les dossiers de dérogation et suivre les réinscriptions.
• Participer à la réinscription des doctorants en 2e et 3e année (Laissez-passer).
• Assurer le suivi des doctorants en cotutelle et collaborer avec le Service des Relations Internationales.
• Participer à la régularisation des inscriptions et saisir les inscriptions exonérées.
• Mettre à jour et fiabiliser les bases de données (APOGEE).
• Assurer la circulation de l’information et l’accueil des doctorants et encadrants.

Connaissances

Aisance orale et écrite

Web et messagerie

Bureautique Word/Excel

Anglais

Outils

APOGEE

AMETHIS

Laissez-passer

E-candidat

Outlook

Excel

Word

Description du poste

Gestionnaire - Equipe Inscription doctorant

Réf. Référence : 2026-2396449

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université Paris Cité
• Localisation : 75013 PARIS

Domaine : Enseignement et formation

Date limite de candidature : 30/09/2026

Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)

Management Non renseigné

Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

• En Lien Avec Les Écoles Doctorales Et Certains Services De L’université, Participer à La Gestion Des Inscriptions Administratives Des Doctorants, Notamment
• Instruire les dossiers de dérogation (vérification de la conformité et étude des dossiers, rédaction de courriers, suivi de la réinscription)
• Participer à la procédure de réinscription des doctorants de 2ème et 3ème année de thèse (application Laissez-Passer)
• Assurer le suivi des doctorants en cotutelle et collaborer avec le Service des Relations Internationales (SRI)
• Participer à la régularisation des inscriptions, effectuer la saisie des inscriptions exonérées
• Alimenter, fiabiliser, et mettre à jour les bases de données (notamment APOGEE)

Activités associées

• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les écoles doctorales, les services de l’université et les partenaires extérieurs
• Accueillir, informer et orienter les doctorants et futurs doctorants, ainsi que leurs encadrants (réception téléphonique et individuelle des étudiants, gestion du courrier électronique et postal)

Profil recherché

Connaissances

• Aisance à l’oral et à l’écrit
• Web et messagerie (navigation internet, utilisation d’Outlook)
• Logiciels bureautiques (utilisation de Word et Excel)
• Pratique de l’anglais

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Savoir identifier les priorités, planifier, et respecter des délais
• Appliquer les procédures
• Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter au besoin
• Travailler en équipe

Outils spécifiques à l’activité (des formations seront proposées dès l’arrivée sur le poste)

• APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants
• AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et docteurs
• Application Laissez-passer
• E-candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat et des dérogations
• Messagerie Outlook
• Tableur Excel
• Traitement de texte Word

Savoir-être – Compétences comportementales

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du service public
• Confidentialité

Qui sommes-nous ?

Ancrée au cœur de la capitale, l’université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, l’université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre l’université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

Descriptif du service

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
Au sein de la Direction Générale Déléguée de la Recherche, International, Valorisation et Etudes doctorales (DRIVE), le pôle « Collège des Ecoles Doctorales et HDR » regroupe tous les services en lien avec la formation doctorale, elle est composée de 35 agents, comprend 3 départements « gestion administrative des doctorants », « gestion et animation des Ecoles Doctorales », «formation des doctorants » et une équipe dédiée à l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR)

À propos de l'offre

• Débutants acceptés (formation prévue à l’arrivée de l’agent)
• Accueil physique du public (horaires dédiés)
• télétravail possible à certaines périodes
• Vacant à partir du 01/11/2026
• Gestionnaire de scolarité