Gestionnaire des marchés et assistant de direction (f/h)

Pégase - Pôle pilote de formation des enseignants et de recherche pour l'éducation; Grenoble; Sur place; EUR 19 000 - 22 000; Plein temps

Résumé du poste

Pégase - Pôle pilote de formation des enseignants et de recherche pour l'éducation recherche un Gestionnaire des marchés et assistant de direction (f/h) pour soutenir la Direction des Achats de l'Université Grenoble Alpes.

Le poste implique le suivi et l'exécution des marchés publics, la gestion des reconductions et des révisions de prix, et des missions d’assistante de direction. Maîtrise de SAP-SIFAC et d'outils bureautiques requise.

Qualifications

• Connaître les bases de la réglementation de la commande publique et les règles d'exécution des marchés
• Comprendre le fonctionnement et les services d'une administration publique telle que l'UGA
• Maîtriser SAP-SIFAC, la bureautique et les outils de communication
• Garantir le formalisme orthographique et graphique des documents (charte de l'UGA)
• Travailler en équipe et faire preuve de qualités relationnelles
• Communiquer facilement et rendre compte à sa hiérarchie
• Organiser son temps et prioriser ses tâches
• Synthétiser l'information et rendre compte à sa hiérarchie

Responsabilités

• Suivi et exécution des marchés publics (reconductions, renouvellements, révisions de prix)
• Créer les contrats, débloquer les commandes dans le workflow SIFAC
• Mettre à jour et transmettre les informations aux gestionnaires et à l'Agence comptable
• Assurer les missions d’assistante de direction pour la direction des achats
• Assurer l'accueil, la gestion de l'agenda et l'archivage des documents

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Formation

Bac

BTS

BUT

Outils

SAP-SIFAC

Bureautique

ALFRESCO

Description du poste

Gestionnaire des marchés et assistant de direction (f/h)

Date limite de réponse: 22 septembre 2026

Type de recrutement: Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD Quotité de travail: 100% Niveau d'emploi: B - Tous B Durée du contrat: Du 01 octobre 2026 au 30 septembre 2027 Localisation: Direction des Achats - Université Grenoble Alpes
1180, Avenue Centrale
38400 Saint-Martin-d'Hères

Présentation de la structure

Au sein de la DGD Finances-Achats, la Direction des Achats dispose de 2 services ; un service achats (4 personnes) et un service de la commande publique (12personnes). Le service de la commande publique instruit les procédures de marchés publics de l'UGA, il est garant des règles de la commande publique en accompagnant les porteurs de projet dans la passation des marchés publics (de la définition du besoin à la signature du contrat), il assure l'enregistrement des marchés publics de l'UGA dans le logiciel financier SIFAC et met à disposition de l'ensemble des gestionnaires les éléments nécessaire à la passation des commandes (et en assure la bonne application). Le service de la commande publique est composé de chargés de contrat et d'un pôle Suivi et Exécution des Marchés (SEM). C'est au sein du pôle SEM qu'un poste de gestionnaire administrative se libère.

Description de l'équipe :

L'équipe du pôle SEM est composée de 3 personnes qui assurent le suivi et l'exécution de 450 contrats de la commande publique auprès de 680 utilisateurs SIFAC. Ce pôle garantit la qualité de la dépense et la continuité de service en proposant une assistance aux gestionnaires administratifs et financiers de l'UGA par courriel ou téléphone. En parallèle, ces personnes exercent des missions d'assistante de direction en accompagnant les agents de la direction des achats sur la gestion des plannings, les questions RH, les missions et le traitement des documents sous I-parapheur. Enfin, ce pôle prend en charge la mise en ligne de la documentation des achats publics sur l'Intranet.

Missions principales

Sous la responsabilité du chef du service de la commande publique, vous assurez le suivi et l’exécution des marchés publics (notamment les reconduction/ renouvellement des marchés publics ainsi que des révisions de prix), le cas échéant en lien avec les chargés de contrats. En tant que correspondant SIFAC, vous créez les contrats, débloquez les commandes dans le workflow, gérez les augmentations, effectuez les mises à jour et informez les utilisateurs et fournisseurs. Enfin, vous assurez les missions d’assistante de direction pour la direction des achats.

Activités principales

Suivi des marchés publics :

• Préparer et saisir les marchés sur SIFAC (marché initial + avenants + sous-traitants + reconductions)
• Transmettre les informations sur les marchés aux gestionnaires et à l'Agence comptable
• Mettre en ligne et actualiser les documents de marché sur l'intranet (marchés transversaux notamment) et sur ALFRESCO
• Assister les gestionnaires (réponse aux questions diverses, validation des commandes dans le workflow SIFAC)
• Assurer la reconduction des marchés (demandes auprès des services concernés)
• Assurer le suivi des propositions de révision de prix de la part des entreprises
• Rédiger les certificats administratifs ou les avenants de transfert
• Publication des données essentielles des marchés publics

Assistant de direction :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction
• Gérer l'agenda de la directrice, plannings, réservations de salles, réunions de direction, de réseau et instances
• Gérer les fournitures, les parapheurs (physiques/électroniques) et l'archivage
• Assurer le suivi des horaires, absences et congés des agents en lien avec les chefs de service et la gestionnaire RH
• Participer à l'activité de communication sur l'intranet

Spécificités liées au poste :

• Garantir la continuité de service (avec les deux autres agents affectés au pôle SEM) pour répondre aux usagers internes sur SIFAC avec un sens aigu du service public
• Respecter strictement le devoir de réserve et l'obligation de confidentialité

Compétences attendues

• Connaître les bases de la réglementation de la commande publique et les règles d'exécution des marchés
• Comprendre le fonctionnement et les services d'une administration publique telle que de l'Université Grenoble Alpes
• Maîtriser SAP-SIFAC, la bureautique et les outils de communication
• Garantir le formalisme orthographique et graphique des documents (selon la charte de l'UGA)
• Travailler en équipe
• Communiquer facilement et faire preuve de qualités relationnelles
• Organiser son temps et prioriser ses tâches
• Synthétiser l'information et rendre compte à sa hiérarchie

Formation, diplôme, expérience souhaitée :

Bac, BTS, BUT et expérience de 2 à 5 ans

Conditions de diplômes

Rémunération

A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.

Pour toutes informations complémentaires

• Bénéficier de l'attractivité du territoire.
• Bénéficier d'avantages sociaux.
• Concilier vie professionnelle et personnelle.

71 unités de recherches, 13 labex et 7 equipex

L'Université Grenoble Alpes a obtenu en avril 2021
le label "HR Excellence in research" attribué par la
Commission européenne.
En savoir plus

Publié le 8 septembre 2026
Mis à jour le 8 septembre 2026