Gestionnaire de scolarité (H/F)

Jobaffinity; Orléans; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel possible

57 jours de congés annuels

Mobilité durable

Aides sociales

Remboursement partiel des transports

Résumé du poste

Université d'Orléans recherche un chargé du suivi pédagogique des étudiants inscrits en cursus Licence à l’UFR LLSH. Vous accueillez et informez les étudiants tout au long de leur parcours universitaire, assurez la saisie dans Apogée et le bon déroulement des examens.

Le poste implique une gestion précise des notes et des convocations, et une harmonisation des pratiques entre les gestionnaires du bureau pour les remplacements ponctuels, avec télétravail possible selon l’organisation du service.

Qualifications

• Connaître le cadre institutionnel du système éducatif et de l’enseignement supérieur
• Connaître la réglementation générale des études et des examens
• Maîtriser le logiciel Apogée (résultats, inscriptions pédagogiques)
• Maîtriser les outils métiers (ADE, APOGEE) et les logiciels bureautiques

Responsabilités

• Saisir les fiches pédagogiques dans Apogée et détecter les anomalies
• Suivre les dossiers des étudiants de licence en régime normal et spécial d’études
• Accueillir et conseiller les étudiants sur les procédures pédagogiques et les modalités de contrôle des connaissances et compétences
• Assurer le bon déroulement des examens et la gestion des listes et des copies
• Éditer et vérifier les procès-verbaux et relevés de notes, et les transmettre aux responsables

Description du poste

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice: UFR LLSH

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et aux contractuels, temps plein

Prise de poste: Poste à pourvoir à partir septembre 2026

Au sein de l'UFR LLSH, votre mission consiste à assurer le suivi pédagogique des étudiants inscrits en cursus Licence, ainsi qu'à les accueillir et les informer tout au long de leur parcours universitaire.

Activités principales

Assurer le bon déroulement de la campagne des inscriptions pédagogiques :

• Saisir les fiches pédagogiques dans le logiciel Apogée et détecter les éventuelles anomalies
• Suivre les dossiers des étudiants de licence en régime normal et spécial d'études
• Accueillir et conseiller les étudiants sur les procédures pédagogiques, sur l'offre de formation et sur les -modalités de contrôle des connaissances et compétences (M3C)

Assurer le bon déroulement des examens :

• Recueillir les sujets d'examens et s'assurer de leur disponibilité avant les épreuves
• Organiser matériellement les sessions d’examens (éditer les listes d’émargement, gérer les copies anonymées et les sujets d’examens, …)
• Assurer la relecture des convocations d’examens. Convoquer les étudiants de la Passerelle Handicap

Garantir l’exactitude des résultats aux examens :

• Saisir les notes et résultats dans la base de données Apogée, établir le maquettage et générer les fichiers d’import-export des notes et en assurer la diffusion auprès des enseignants responsables
• S'assurer que la totalité des notes soit enregistrée et déceler les anomalies
• Etablir le maquettage des procès-verbaux et des relevés de notes
• Editer et vérifier les procès-verbaux en vue des délibérations de jury
• Editer les relevés de notes et attestations de réussite et les transmettre aux étudiants
• Editer, vérifier et transmettre les procès verbaux originaux en vue de l'édition des diplômes
• Maîtrise des IP manuelles ainsi que les affectations des étudiants dans les groupes en période d’inscription administrative.

Harmoniser les pratiques entre gestionnaires du bureau pour permettre les remplacements ponctuels.

Affecter les étudiants dans les groupes en période d’inscription tardive

Appui aux IP Web pour les réinscriptions en période des Inscriptions administratives

Archivage des documents du service

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Connaître le cadre institutionnel, du système éducatif et de l’enseignement supérieur

Connaître la réglementation générale des études, réglementation des examens

Connaître des maquettes de formation

Maîtrise du logiciel Apogée (domaines résultats, inscriptions pédagogiques)

Maîtriser des outils métiers (logiciels ADE, APOGEE) et des logiciels bureautiques

Compétences et qualités requises

• Maîtrise de soi
• Sens relationnel
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Fiabilité
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

• Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
• Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
• Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
• 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

Et des avantages …

• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Prise en charge partielle des transports
• Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
• Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap