Gestionnaire de scolarité (F/H) - UFR SJEPG

Université Marie et Louis Pasteur; Bourgogne-Franche-Comté; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Université Marie et Louis Pasteur recherche un adjoint en gestion de la formation et de la scolarité pour assurer la gestion administrative et logistique des parcours de formation internes et externes, en présentiel ou distanciel.

Vous accueillerez et guiderez les apprenants, gérerez les inscriptions et le suivi administratif tout au long de l’année, et collaborerez étroitement avec les équipes pédagogiques. Le poste peut être pour titulares ou contractuels, avec prise de poste le 1er mars 2027.

Qualifications

• Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité
• Assurer des actes administratifs courants et des opérations de gestion du parcours de l’apprenant
• Respect des procédures et de la réglementation en vigueur
• Interlocuteur privilégié des équipes pédagogiques

Responsibilities

• Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité
• Récolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolarité
• Réaliser le processus des inscriptions administratives, financières et pédagogiques
• Suivre et gérer les candidatures; diffuser les résultats d’admission
• Organiser les examens: convocations, listes d’émargement, salles, contrôle d’identité
• Assurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats)
• Suivre administrativement les étudiants (absences, handicap, aménagements)
• Vérifier et délivrer les attestations/réussite et diplômes; envoi des relevés de notes
• Appliquer les procédures et consignes transmises

Job description

Définition de la fonction

L’adjoint en gestion de la formation et de la scolarité a pour mission la gestion administrative et logistique d’un ou plusieurs parcours de formations (initiales ou continues, en présentiel ou en distanciel) de la préparation du recrutement à la diffusion des résultats d’admission.Il assure des actes administratifs courants et des opérations de gestion relatifs au parcours de l’étudiant, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.Garant du bon déroulement administratif du parcours de formation de l’apprenant, il sera l’interlocuteur de proximité et travaillera en collaboration étroite avec les équipes pédagogiques.

Actifité 1 : Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité

Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolaritéRécolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolaritéRéaliser le processus des inscriptions administratives, financières et pédagogiquesSuivre et gérer les candidatures; diffuser les résultats d’admissionOrganiser sur les plans administratifs et logistiques les examens liés au parcours de formation: préparer matériellement les sessions d’examens (convocations, listes d’émargement, salles, contrôle d’identité à l’entrée des salles d’examens, ...), traitement des QCMAssurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats)Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année (absences, publics spécifiques, en situation de handicap, aménagements)Vérifier et délivrer les attestations de réussite et diplômes (en lien avec le BES)Envoi des relevés de notes

Actifité 2 : Appui au fonctionnement du service

Participer à la continuité de service en période de forte activitéMettre en forme des documents administratifs (courriers, attestations, certificats); les classer et archiver conformément à la réglementationAppliquer les procédures et consignes transmises

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.La date de contrat est fixée du 01/03/2027 au 31/08/2027 uniquement pour les contractuels.Pour les titulaires, la prise de poste est fixée au 1er mars 2027.