Gestionnaire de scolarité

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Panthéon-Sorbonne, au cœur de l’Université Paris 1, recrute un(e) gestionnaire de scolarité pour le département de Droit privé. Vous serez l’interlocuteur des usagers des Master 1 et assurerez le suivi administratif des inscriptions, des activités pédagogiques et des examens.

Vous participerez à l’organisation des sessions d’examen, à la gestion des notes et délibérations, et à la préparation des dossiers de candidatures et des conventions de stage.

Qualifications

• Connaissance précise de la carte des formations et des procédures.
• Maîtrise des règlements de contrôle des connaissances et de l’environnement universitaire.
• Bonne connaissance des services transversaux et du cadre institutionnel.

Responsibilities

• Gérer le suivi de la scolarité des Master 1 du département de Droit privé et accueillir les usagers.
• Planifier et contrôler les inscriptions pédagogiques et actualiser les plannings.
• Contribuer à l’organisation des journées de rentrée et au montage des dossiers d’habilitation.
• Contribuer à la préparation et au bon déroulement des épreuves d’examen.
• Gérer les notes, délibérations et publications des résultats.
• Suivre les admissions, candidatures et conventions de stage; archivage.

Skills

Connaissance des formations

Règlementation

Environnement universitaire

Tools

APOGEE/PEGASE

Hyperplanning

PSTAGE

Word

Excel

SharePoint

Job description

Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d’entreprises ou au sein du secteur public… Au-delà, il s’agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s’adapter à ses mutations. D’ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l’économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l’offre de formation.

Descriptif du poste

Contribuer à la gestion de la scolarité de l’ensemble des Master 1 du département de Droit privé.

Être l’interlocuteur privilégiés des usagers de 7 parcours en lien avec l’autre gestionnaire de scolarité des M1 : Droit des affaires (parcours général, parcours mobilité, parcours HEC), Droit Bancaire et financier (parcours général, Double master Droit bancaire et financier _EDS/EMS), Droit du Notariat, Droit du Numérique.

Gérer le suivi de la scolarité :

• Assurer l’accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations auprès des usagers ;
• Gérer Inscriptions administratives des étudiants ;
• Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques ;
• Actualiser les plannings des enseignements ;
• Contribuer à l’organisation et participer aux journées de rentrée des masters ;
• Participer à la constitution des dossiers d’habilitation des diplômes et en assurer la vérification de la modélisation des maquettes et des modalités de contrôle de connaissances.

Participer à la préparation et au bon déroulement des épreuves d’examen :

• Contribuer à la planification des examens ;
• Préparer l’organisation matérielle des examens ;
• Assurer le bon déroulement des épreuves (ouverture / fermeture des épreuves voire assurer des surveillances si besoin).

Gestion des notes et résultats :

• Saisir et vérifier les résultats ;
• Préparer les délibérations et les Procès-Verbaux ;
• Éditer et publier les résultats ;
• Demander l’édition des diplômes.

Contribuer au bon déroulement des campagnes de candidatures :

• Répondre aux demandes d’informations ;
• Préparer les tableaux d’aide à la décision à destination des responsables pédagogiques ;
• Suivre et traiter les admissions, recours, etc.

Gérer les conventions de stage :

• Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature ;
• Gérer la convention de stage jusqu’à sa transmission à l’étudiant et son archivage.

Contribuer à la communication de l’offre de formation du département :

• Réaliser la mise à jour des supports de présentation des cursus ;
• Apporter un appui à la mise à jour des informations sur le site web ;
• Contribuer à l’organisation de la Journée des Masters.

Profil recherché

Les « savoirs » :

• Parfaite connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures
• Connaitre les règlements de contrôle des connaissances
• Connaitre son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

• Savoir appliquer les procédures internes
• Maitriser les techniques de rédaction d’un courrier administratif et d’une note d’information
• Maitriser les logiciels de gestion de scolarité : APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, PSTAGE,
• Maitriser les logiciels de bureautique : WORD, EXCEL, SHAREPOINT

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Savoir être organisé, méthodique
• Faire preuve de sens relationnel et d’écoute.

Plus d'information

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels