Adjoint en scolarité F/H

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybrid; EUR 27,000 - 37,000; Full time

Job summary

Panthéon-Sorbonne propose un poste au Département de science politique pour assurer la gestion administrative de la Master 1 (180 étudiants). Vous organiserez la pré-rentrée, les inscriptions, le déroulement des enseignements et les examens, et vous superviserez les jurys de délibération et la délivrance des diplômes.

Vous conseillez les étudiants en stage et en césure, gérez les candidatures MonMaster et les séjours d’études ERASMUS, et vous assurez l’accueil du public ainsi que le suivi des

Qualifications

• Maîtrise des outils APOGEE, MonMaster, IPWEB et PSTAGE.
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel et Thunderbird.
• Capacité rédactionnelle et qualité de communication.
• Accueil du public et écoute attentive.
• Connaissance de l’organisation de la composante et de l’université.
• Connaissance des dispositifs et règlements liés diplômes, stages, échanges.

Responsibilities

• Gérer la scolarité du Master 1er année Science politique (180 étudiants) et organiser la pré-rentrée et les inscriptions pédagogiques.
• Assurer le bon déroulement des enseignements des 9 parcours et le planning des examens.
• Organiser les sessions d’examens et les jurys de délibération et délivrer les diplômes.
• Conseiller les étudiants sur les stages et la césure et accompagner les candidatures MonMaster.
• Gérer les séjours d’études ERASMUS et les transcripts de notes.
• Maquettage et modélisation des diplômes en relation avec APOGEE.

Skills

Rédiger

Accueil public

Écoute active

Organisation

Travail en équipe

Ponctualité

Tools

APOGEE

MonMaster

IPWEB

PSTAGE

Word

Excel

Thunderbird

Job description

Le Département de science politique de la Sorbonne, fondé il y a 50 ans, regroupe environ 1500 étudiants, plus de 50 enseignants-chercheurs et 80 professionnels, et inclut la seule École doctorale de science politique en France. Associé aux laboratoires CESSP et IMAF (CNRS), il propose une licence, plusieurs doubles licences, trois Masters et divers parcours en formation initiale et continue en France et à l’étranger, ainsi que de nombreux accords de mobilité internationale.

Descriptif du poste

Gérer la scolarité du Master 1ère année Science politique (180 étudiants) :

• Organiser et préparer la séance de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB)
• Assurer le bon déroulement des enseignements des 9 parcours: suivi des semestres d’enseignement, planning, reprographie de documents, information des étudiants
• Organiser les 2 sessions d’examens et la session de rattrapage : collecte et reprographie des sujets d’examen, organisation des sessions d’examen
• Organiser les soutenances des dossiers de recherche devant des jurys composés de 2 enseignants
• Contrôler la délivrance des diplômes: assurer l’organisation des jurys de délibération après chaque semestre, reports des notes, et délivrance des diplômes (Logiciel APOGEE).

Stage et Césure

• Conseiller les étudiants qui souhaitent partir en stage ou en césure
• Vérifier et valider les conditions de stage ou suivre les étudiants en césure

Gérer la campagne de candidatures MonMaster

• Accueillir et informer les candidats, répondre par téléphone et messagerie électronique
• Traiter les réponses et les admissions sur la plateforme, et accompagnement des étudiants jusqu’à leur inscription pédagogique

Gérer les séjours d’études des étudiants sortants

• Organiser, en relation avec l’enseignant délégué aux Relations internationales et la direction des Relations Internationales, les campagnes de sélection des étudiants sortants dans le cadre des programmes ERASMUS, et des programmes internationaux
• Vérifier et préparer les transcript des relevés de notes et crédits au retour des étudiants, en relation avec l’enseignant délégué aux Relations internationales

Maquettage et modélisation des diplômes

Modélisation des programmes, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Profil recherché

Relations fonctionnelles :

• Elle/Il travaille avec le coordonnateur du Master qui assure l’encadrement de proximité
• Il/Elle fait partie d’une équipe de 10 personnes
• Une certaine complémentarité existera entre les agents. À ce titre, en cas d’absence de son/sa collègue, il/elle doit être en mesure de renseigner les étudiants et enseignants de ces formations.

Compétences requises ou souhaitées

• savoir utiliser les logiciels APOGEE, MonMaster, IPWEB et PSTAGE
• savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
• savoir rédiger
• accueillir le public et être à son écoute
• connaître l’organisation de la composante et ses activités, ainsi que l’organisation de l’université
• connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, césures et programmes d’échanges
• savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
• savoir s’impliquer dans un travail de groupe
• savoir être organisé, et méthodique
• ponctualité, disponibilité

Plus d'information

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels