Adjoint en scolarité

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybrid; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon‑Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne recrute un chargé d’organisation pédagogique pour les Masters 1. Vous gérerez l’organisation et la programmation de la scolarité, les inscriptions et l’accueil des étudiants et des enseignants.

Vous planifierez les examens, assurerez l’organisation matérielle, la saisie des notes et l’édition des relevés. Vous coordonnerez aussi la campagne de candidature et les commissions, avec un suivi administratif rigoureux.

Qualifications

• Connaissance de la carte des formations du Département, de la réglementation et des procédures.
• Maîtrise des maquettes et règlements d’études des formations gérées.
• Connaître son environnement universitaire et les services transversaux.
• Maîtriser les procédures internes et les outils de gestion.
• Maîtriser les logiciels APOGEE/PEGASE, eCANDIDAT, HYPERPLANNING, Limesurvey.
• Maîtriser Word et Excel et l'usage des outils de messagerie et navigation Internet.

Responsibilities

• Organiser et programmer la scolarité des Masters 1 et planifier les emplois du temps en collaboration avec les enseignants et le service du planning.
• Planifier les inscriptions pédagogiques et paramétrer IPweb.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique et diffuser les informations.
• Fixer les plannings d’examen et coordonner les surveillants et les épreuves.
• Gestion et saisie des notes, organisation des copies et délivrance des relevés.
• Organiser la campagne de candidature des Masters 1 et les commissions associées.
• Suivre les inscriptions administratives et gérer la messagerie candidats.

Skills

Organisation

Communication écrite

Rédaction

APOGEE/PEGASE/HYPERPLANNING

Word/Excel

Gestion dossiers étudiants

Tools

APOGEE

PEGASE

eCANDIDAT

HYPERPLANNING

Limesurvey

Word

Excel

Job description

Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon‑Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d’entreprises ou au sein du secteur public… Au-delà, il s’agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s’adapter à ses mutations. D’ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l’économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l’offre de formation.

Descriptif du poste

Organiser et programmer la scolarité des Masters 1 :

Déterminer les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning, prévoir et gérer les rattrapages de cours

Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment)

Assurer l’accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations auprès des étudiants et des enseignants

Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves :

Fixer les plannings d’examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning

Préparer et assurer l’organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs

Superviser le déroulement des épreuves

Gestion des notes et résultats :

Vérification et saisie des notes

Organisation et suivi des séances de consultation des copies

Edition et délivrance des relevés de notes et des diplômes

Organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidature des Masters 1 :

Organiser les commissions en collaboration avec les Directeurs de formation

Élaboration des listes des étudiants

Suivi des inscriptions administratives

Gestion et suivi de la messagerie destinée aux candidats

Profil recherché

Les « savoirs » :

Parfaite connaissance de la carte des formations du Département, de la réglementation et des procédures

Connaitre les maquettes et règlements d’études des formations gérées

Connaître son environnement professionnel

Connaitre son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

Savoir appliquer les procédures internes

Maitriser les techniques de rédaction et de communication orale et écrite

Maitriser les logiciels de gestion APOGEE / PEGASE, eCANDIDAT, HYPERPLANNING, Limesurvey ;

Maitriser les logiciels WORD et EXCEL, logiciel de messagerie électronique et navigateur internet

Les « savoir-faire » comportementaux :

Savoir être organisé, méthodique

Savoir anticiper et être réactif

Savoir gérer les situations de stress et de conflit

Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université) et être à l’écoute