Gestionnaire administratif Pôle doctoral (F/H)

Le Mans Université; Le Mans; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Le Mans Université recrute un gestionnaire administratif au sein du Pôle Doctoral de la DRIS pour assurer la gestion administrative et le suivi des doctorant.e.s inscrits à l’ED 3MG et à l’Université du Mans.

Vous assurerez l’organisation administrative des soutenances, le suivi des inscriptions et des formations, et participerez à la gestion budgétaire et à l’actualisation du site web, avec une collaboration entre les services et les partenaires.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication
• Réaliser des synthèses et rédiger des rapports
• Concevoir des tableaux de bord
• Langue anglaise : bon niveau ou pratique suffisante

Responsibilities

• Gestion de direction de l’Ecole doctorale 3MG
• Organisation des réunions de l’ED 3MG et rédaction des comptes rendus
• Organisation des jurys pour les contrats doctoraux
• Gestion courante du budget et des appels à projet
• Organisation de manifestations : soutien logistique et gestion des dépenses
• Suivi des formations : inscription, suivi et validation des participations
• Mise à jour du site web

Skills

Bureautique

Rédaction de rapports

Tableaux de bord

Communication

Education

Niveau 4 - Baccalauréat

Tools

APOGEE

AMETHIS

STEP

STAR

Job description

À propos de nous

Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

À propos de nous

Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de 12 500 étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

Le Mans Université est membre de COLOURS, alliance d’universités européennes sélectionnée en 2023, coordonnée par l’université de Paderborn (Allemagne) et qui associe également des universités d’Espagne, d’Italie, de Pologne, de Croatie, de Suède, de Macédoine du Nord et de Lettonie, pour un total de 9 partenaires représentant 126 000 étudiants et près de 12 500 membres du personnel. Ensemble, ils souhaitent renforcer leur réseau européen, accroître leur visibilité internationale et promouvoir fortement la mobilité en Europe. Ils prévoient également de développer une approche thématique de la transition écologique, numérique et sociale afin de relever ensemble les défis sociétaux, dans les domaines de la formation, de la recherche, de la connaissance et du transfert de technologie.

La Direction de la Recherche de l’Innovation, Sciences et Société (DRIS) anime la politique scientifique des unités de recherche de Le Mans Université. Elle accompagne également les unités de recherche durant toute la vie de leurs projets, de la phase de conception à sa valorisation économique et/ou sociétale. La DRIS veille également à développer les relations entre les unités de recherche et les acteurs socio-économiques, qu’ils soient associatifs ou industriels.

Mission

La DRIS recrute un gestionnaire administratif (F/H). Au sein du Pôle Doctoral de la direction, l’agent est chargé de la gestion administrative et du suivi des doctorant.e.s inscrit.e.s à l’ED 3MG et à l’Université du Mans.

Conduite De Projet

Missions et activités principales

Gestion de direction de l’Ecole doctorale 3MG

• Diffusion des informations et des procédures aux doctorant.e.s , aux enseignants-chercheurs et aux partenaires institutionnels, garantie de l’application des procédures
• Organisation des réunions relevant de l’ED 3MG et rédaction des comptes rendus
• Organisation des jurys pour les contrats doctoraux
• Gestion courante du budget et des appels à projet
• Organisation de manifestations : soutien logistique et gestion des dépenses
• Suivi des formations : inscription, suivi et validation des participations
• Mise à jour du site web

Gestion des Ecoles Doctorales de site en Sciences & Techniques

• Gestion des opérations d’inscription et des formalités préalables, suivi de la campagne des contrats doctoraux
• Organisation administrative des soutenances de thèse et délivrance des diplômes
• Suivi de l’insertion professionnelle des docteur.e.s

Missions et activités associées

Missions Transversales Du Pôle Doctoral

• Accueil, information et orientation des doctorant.e.s et des enseignants- chercheurs
• Appui à l’organisation des réunions du Pôle Doctoral
• Participation à l’organisation d’évènements
• Soutien administratif et financier
• Gestion de l’inscription à l’HDR

Profil

Pré-requis indispensable à la prise de poste

Très bonne pratique de l’anglais à l'oral

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

• Connaissance de l’écosystème de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de la règlementation applicable à l’enseignement supérieur et au domaine des études doctorales
• Connaissance et utilisation de l’expression orale et des techniques d’accueil
• Langue anglaise : bon niveau

Savoir-faire opérationnels

• Maîtrise des outils bureautiques et outils de communication (internet- intranet)
• Capacité à maîtriser des applications spécifiques : APOGEE (Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants) AMETHIS (suivi et gestion des doctorants et des docteurs), STEP (déclaration des sujets de thèse), STAR (signalement pour le dépôt électronique des thèses)…
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord

Compétences relationnelles

• Capacité à organiser son travail, à anticiper les échéances et à hiérarchiser les besoins et les priorités
• Capacité à prendre en compte les demandes et à y répondre de manière appropriée
• Rigueur
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitudes relationnelles avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité d’écoute et de dialogue
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Aptitude à communiquer, à assurer la diffusion de l’information aux services de l’université et aux partenaires extérieurs, et à rendre compte à la hiérarchie
• Sens relationnel
• Réactivité

Poste ouvert aux : contractuels et fonctionnaires

Catégorie / corps : B - Technicien

Type de contrat : CDD 10 mois avec perspective de renouvellement

Quotité de travail : 100 %

Poste à pourvoir : dès que possible

Rémunération : à partir de 2 107,02 € brut/mois

Expérience professionnelle exigée : Débutant accepté

Diplôme/ niveau d’étude exigé : Niveau 4 - Baccalauréat

Domaine : Secrétariat, gestion administrative

Date de parution : 23/10/2026

Date limite de candidature : 06/11/2026

Référence de l'offre : fgzwqb2iy3