Gestionnaire administratif Pôle doctoral (F/H)

Univ Lemans; Le Mans; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Univ Lemans recherche un gestionnaire administratif pour le Pôle Doctoral, chargé de la gestion administrative des doctorants inscrits à l’ED 3MG et à l’Université du Mans.

Vous participez à l’organisation des réunions, des jurys et au suivi budgétaire, tout en assurant le lien avec les partenaires et les formations.

Qualifications

• Très bonne pratique de l’anglais à l’oral.
• Connaissance de l’écosystème de l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications spécifiques APOGEE AMETHIS STEP STAR.
• Réaliser des synthèses et rédiger des rapports.

Responsibilities

• Gestion de la direction de l’Ecole doctorale 3MG : diffusion d’informations et procédures, organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.
• Organisation des jurys pour les contrats doctoraux et gestion courante du budget et des appels à projets.
• Organisation d’événements, suivi des formations et mise à jour du site web.
• Gestion des inscriptions et des formalités préalables des Ecoles Doctorales de site.

Education

Niveau 4 - Baccalauréat

Tools

APOGEE

AMETHIS

STEP

STAR

Job description

La DRIS recrute un gestionnaire administratif (F/H). Au sein du Pôle Doctoral de la direction, l’agent est chargé de la gestion administrative et du suivi des doctorant.e.s inscrit.e.s à l’ED 3MG et à l’Université du Mans.

Conduite de projet:

Missions et activités principales

Gestion de direction de l’Ecole doctorale 3MG

• Diffusion des informations et des procédures aux doctorant.e.s , aux enseignants-chercheurs et aux partenaires institutionnels, garantie de l’application des procédures
• Organisation des réunions relevant de l’ED 3MG et rédaction des comptes rendus
• Organisation des jurys pour les contrats doctoraux
• Gestion courante du budget et des appels à projet
• Organisation de manifestations : soutien logistique et gestion des dépenses
• Suivi des formations : inscription, suivi et validation des participations
• Mise à jour du site web

Gestion des Ecoles Doctorales de site en Sciences & Techniques

• Gestion des opérations d’inscription et des formalités préalables, suivi de la campagne des contrats doctoraux
• Organisation administrative des soutenances de thèse et délivrance des diplômes
• Suivi de l’insertion professionnelle des docteur.e.s

Missions et activités associées

Missions transversales du Pôle doctoral

• Accueil, information et orientation des doctorant.e.s et des enseignants- chercheurs
• Appui à l’organisation des réunions du Pôle Doctoral
• Participation à l’organisation d’évènements
• Soutien administratif et financier
• Gestion de l’inscription à l’HDR

Pré-requis indispensable à la prise de poste

Très bonne pratique de l’anglais à l'oral

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

• Connaissance de l’écosystème de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de la règlementation applicable à l’enseignement supérieur et au domaine des études doctorales
• Connaissance et utilisation de l’expression orale et des techniques d’accueil
• Langue anglaise : bon niveau

Savoir-faire opérationnels

• Maîtrise des outils bureautiques et outils de communication (internet- intranet)
• Capacité à maîtriser des applications spécifiques : APOGEE (Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants) AMETHIS (suivi et gestion des doctorants et des docteurs), STEP (déclaration des sujets de thèse), STAR (signalement pour le dépôt électronique des thèses)…
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord

Compétences relationnelles

• Capacité à organiser son travail, à anticiper les échéances et à hiérarchiser les besoins et les priorités
• Capacité à prendre en compte les demandes et à y répondre de manière appropriée
• Rigueur
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitudes relationnelles avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité d’écoute et de dialogue
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Aptitude à communiquer, à assurer la diffusion de l’information aux services de l’université et aux partenaires extérieurs, et à rendre compte à la hiérarchie
• Sens relationnel
• Réactivité

Poste ouvert aux

contractuels et fonctionnaires

Catégorie / corps

B - Technicien

Type de contrat

CDD 10 mois avec perspective de renouvellement

Quotité de travail

100 %

Poste à pourvoir

dès que possible

Rémunération

à partir de 2 107,02 € brut/mois

Expérience professionnelle exigée

Débutant accepté

Diplôme/ niveau d’étude exigé

Niveau 4 - Baccalauréat

Domaine

Secrétariat, gestion administrative

Date de parution

23/10/2026

Date limite de candidature

06/11/2026