Gestionnaire administratif H/F

Mairie de Stains; Stains; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Participation frais de transports

Offre de loisirs

Compte Épargne Temps

Participation mutuelle et prévoyance

Restauration collective

Comité d’activités sociales et culture

Formation professionnelle

Programme de mobilité interne

Parking gratuit

Mutuelle santé

Job summary

La Mairie de Stains recherche un gestionnaire pour assurer la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagner les responsables de service. Vous utiliserez les outils AirDélib, Ciril Finances et Ixbus pour optimiser les processus.

Vous gérerez l’assistanat de la direction, l’agenda, les dossiers des instances et le suivi des conventions, du courrier et des formations. Une connaissance de l’organisation de la collectivité et des règles RH, finances et commande publique est attendue.

Qualifications

• Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels métier AirDélib, Ciril Finances et Ixbus.
• Bonnes connaissances de l'organisation de la collectivité.
• Maîtriser les règles et procédures administratives RH, finances, droit et commande publique.

Responsibilities

• Gérer l’administration et le budget du pôle.
• Accompagner les responsables de service et d’équipement.
• Mettre en place des outils de gestion.
• Gérer l’assistanat de la direction et l’agenda.
• Planifier les réunions et rédiger les comptes rendus.
• Suivre les conventions et le courrier.
• Préparer et suivre les actes du CCAS.

Skills

Maîtrise bureautique

AirDélib

Ciril Finances

Ixbus

Connaissance Collectivité

Règles et procédures admin

Tools

AirDélib

Ciril Finances

Ixbus

Job description

La ville de Stains

Commune de 40 000 habitants, la ville de Stains emploie un peu plus de 1000 agents et s'engage comme un modèle de développement durable et social.

Missions principales

Placée sous la responsabilité hiérarchique de la coordination de pôle, le (la) gestionnaire assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagner les responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place d’outils de gestion.

Gestion administrative et communication du pôle

• Gérer l’assistanat de la direction

• Assurer l’organisation de l’agenda

• Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle

• Assurer la préparation et le suivi des dossiers dans les instances, en lien avec les services (décisions, délibération, BM / CM / CST, ...)

• Suivre les conventions liées à l’activité du pôle

• Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle

• Gérer l’organisation logistique des réunions

• Assurer et développer la communication du pôle

• Assurer la gestion et le suivi du courrier

Gestion budgétaire et RH

• Participer à la préparation et au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)

• Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle

• Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,…)

• Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...

• Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de la collectivité

Organisation et Gestion du Conseil d’Administration du CCAS

• Préparer, participer, exécuter et suivre les dossiers de séance

• Assurer la préparation, le suivi et l’exécution des actes du CCAS

Compétences requises :

• Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels métier (AirDélib, Ciril Finances, Ixbus)

• Bonnes connaissances de l'organisation de la Collectivité

• Maitriser les règles et procédures administratives (RH, finances, juridique et commande publique,..)

Avantages

• Participation aux frais de transports public

• Offre de loisirs

• Compte Épargne Temps

• Participation mutuelle et prévoyance

• Restauration collective

• Comité d’activités sociales et culturelles

• Formation professionnelle

• Programme de mobilité interne

• Parking gratuit

• Mutuelle santé