Gestionnaire administratif H/F

Ville de Stains; Stains; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ville de Stains recrute un gestionnaire pour la gestion administrative et budgétaire du pôle, et l'accompagnement des responsables de service par la mise en place d’outils de gestion. Sous la responsabilité de la coordination de pôle, vous organisez l’agenda, préparez les dossiers des instances et assurez la communication du pôle.

Vous assurez aussi le suivi des conventions et des actes du CCAS, la gestion des achats et le suivi du temps de travail.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers AirDélib, Ciril Finances et Ixbus.
• Connaissance approfondie de l'organisation de la Collectivité.
• Maîtrise des règles et procédures administratives RH, finances, juridique et commande publique.

Responsibilities

• Gérer l’assistanat de la direction et l’agenda.
• Organiser l’ensemble des calendriers et suivre les instances et délibérations.
• Préparer et suivre les dossiers dans les instances, en lien avec les services.
• Suivre les conventions liées à l’activité du pôle.
• Rédiger les comptes rendus de réunion et organiser les réunions.
• Assurer et développer la communication du pôle et la gestion du courrier.
• Participer à la préparation et au suivi budgétaire (dépenses/recettes) et réaliser les bons de commande.
• Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET).
• Centraliser et transmettre les demandes de formation et de recrutement à la DRH.
• Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation.
• Préparer, participer et suivre les actes du CCAS.

Skills

AirDélib

Ciril Finances

Ixbus

Gestion administrative

RH et finances

Organisation collectivité

Commande publique

Transports publics

Comité d’activités sociales

Tools

AirDélib

Ciril Finances

Ixbus

Job description

Commune de 40 000 habitants, la ville de Stains emploie un peu plus de 1000 agents et s'engage comme un modèle de développement durable et social.

Missions principales

Placée sous la responsabilité hiérarchique de la coordination de pôle, le (la) gestionnaire assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagner les responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place d’outils de gestion.

Gestion administrative et communication du pôle

• Gérer l’assistanat de la direction
• Assurer l’organisation de l’agenda
• Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers dans les instances, en lien avec les services (décisions, délibération, BM / CM / CST, ...)
• Suivre les conventions liées à l’activité du pôle
• Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle
• Gérer l’organisation logistique des réunions
• Assurer et développer la communication du pôle
• Assurer la gestion et le suivi du courrier

Gestion budgétaire et RH

• Participer à la préparation et au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
• Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle
• Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,…)
• Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
• Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de la collectivité

Organisation et Gestion du Conseil d’Administration du CCAS

• Préparer, participer, exécuter et suivre les dossiers de séance
• Assurer la préparation, le suivi et l’exécution des actes du CCAS

Compétences requises :

• Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels métier (AirDélib, Ciril Finances, Ixbus)
• Bonnes connaissances de l'organisation de la Collectivité
• Maitriser les règles et procédures administratives (RH, finances, juridique et commande publique,..)
• Participation aux frais de transports public
• Offre de loisirs
• Compte Épargne Temps
• Participation mutuelle et prévoyance
• Comité d’activités sociales et culturelles