Gestionnaire Administratif H/F

REGION GRAND EST; Châlons-en-Champagne; Hybride; EUR 22 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT et télétravail après 3 mois

Complémentaire santé et prévoyance

Frais de transport et de restauration

Véhicule de service intégré

CNAS et Amicale du personnel

Résumé du poste

La Région Grand Est recrute un Gestionnaire Administratif H/F au sein de la Direction Energie Climat et Economie Circulaire. Vous assurez le soutien administratif des instructeurs, suivez les subventions et préparez les rapports et les dossiers pour les commissions.

Vous accompagnerez les porteurs de projets, veillerez à la qualité des données et contribuerez à l’amélioration des outils d’instruction. Vous collaborerez avec les services supports et exercerez vos missions sur le territoire de la

Qualifications

• Connaissances des procédures et actes administratifs.
• Bénéfice d’expérience en gestion administrative souhaité.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures internes.
• Capacité à organiser, suivre et rendre compte des dossiers.

Responsabilités

• Assurer le soutien administratif des instructeurs et le suivi des subventions.
• Accompagner les porteurs de projet sur les dépôts en ligne.
• Suivre les subventions selon les délibérations.
• Gérer les dossiers dans Arpege et produire des tableaux de suivi.
• Participer à l’amélioration des outils d’instruction.
• Préparer les rapports et convocations pour les commissions.
• Soutenir les autres gestionnaires en cas de besoin.

Connaissances

Rigueur et précision

Organisation méthodique

Capacité à travailler en équipe

Discrétion

Autonomie

Sens de l’initiative

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région ▼ Veuillez sélectionner une ou des valeurs

Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS ▼ Veuillez sélectionner une ou des valeurs

Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)

Intitulé du poste

Gestionnaire Administratif H/F

Missions de la Direction / du service / du pôle

La Direction Energie Climat et Economie Circulaire est garant de la déclinaison de la politique régionale en matière de transition énergétique et met en œuvre les actions du programme Climaxion de l’ADEME et de la Région destinées aux porteurs de projets tels que les collectivités, associations, entreprises, bailleurs sociaux et propriétaires de bâtiments collectifs.

Le pôle d'appui apporte son concours aux autres membres de la direction et aux CM en MR sur toutes les tâches ayant trait à l'organisation ou à la gestion administrative des documents.

Missions du poste

Dans le cadre du programme CLIMAXION, la DECEC gère un budget annuel de l’ordre de 35 M€ au profit de plus de 1000 bénéficiaires (Collectivités,associations et entreprises) dans l’économie circulaire, la rénovation énergétique et les énergies renouvelables.

La personne recrutée assure un soutien aux instructeurs d’aides régionales sur le volet administratif de la chaine d’instruction et d’exécution des décisions d’attribution d’aideen appliquant les procédures, règles administratives et législatives définies.

Elle contribue à la mise en œuvre et à la valorisation de l’action régionale en faveur de la transition énergétique en relation avec les chargés de mission.

Activités

• Assister les instructeurs d’aides régionales sur la gestion des demandes de subvention: constitution de la demande, pré-instruction de la demande, insertion dans le circuit de décision, constitution de la demande de paiement, vérification de la complétude de la demande de paiement
• Accompagner les porteurs de projet dans la constitution et le suivi de leur demande d’aide et notamment dans la prise en main de la plateforme de dépôt de demandes en ligne
• Assister les instructeurs d’aides régionales dans le suivi des subventions en application des délibérations
• Effectuer les actions et assurer le processus de gestion courante dans les outils métiers:
  • vérifier et, le cas échéant, corriger les dossiers enregistrés dans Arpege;
  • mettre à disposition des données qualité (fiabilisation et contrôle de cohérence) à travers la constitution de tableaux de bilan ou de suivi d’activité et de graphiques issus de l’outil d’instruction
  • gérer des incidents de 1er niveau, le cas échéant relayer à l’administration fonctionnelle et au directeur
• Participer à l’amélioration des outils numériques d’instruction, en collaboration avec les services support: organisation de l’outil, tests/recettes des nouvelles versions, mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités et détection des besoins d’évolution
• En lien avec les chargés de mission, inscrire les dossiers de demande de subvention à l’ordre du jour des commissions permanentes, préparer et inscrire les rapports en commissions permanentes, préparer et envoyer les accusés de réception, conventions et notifications;
• Appuyer les autres gestionnaires de la DECEC en fonction de l’activité et en cas d’absence ou de congés.
• Participer à l’élaboration des dispositifs sur les volets relation usager, processus d’instruction et définition des indicateurs
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs, repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
• Renseigner dans son champ d’attribution au gré des commissions permanentes et séances plénières les données de consommation budgétaire
• Contribuer à la diffusion des bonnes pratiques de gestion entre chargés de mission Climaxion en Maison de Région

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Relations hiérarchiques : Relation fonctionnelle avec la gestionnaire référente qui anime le dialogue entre pairs et s'assure de la bonne application des procédures.

Conditions particulières : Déplacement sur le territoire de la région Grand Est

Avantages

• Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
• Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
• Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
• Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
• Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Savoir

• Connaissances des procédures et actes administratifs
• Connaissances des problématiques et fonctionnement du programme Climaxion et de l'organisation intégrée avec les Maisons de Région
• Connaissances sur les domaines d'intervention : économie circulaire, rénovation du bâti et énergies renouvelables
• Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
• Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) et des applications
• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme

Savoir-faire

• Organisation méthodique du travail et gestion du temps
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Réactivité
• Rigueur et précision
• Sens pratique
• Discrétion
• Disponibilité

Savoir-être

• Capacité à travailler en équipe
• Soucieux de la satisfaction des usagers
• Autonomie et sens de l’initiative
• Maîtrise de soi

Classification du poste

Grades autorisés de recrutement

• Adjoint administratif
• Adjoint administratif principal de 2ème classe
• Adjoint administratif principal de 1ère classe
• Rédacteur
• Rédacteur principal de 2ème classe
• Rédacteur principal de 1ère classe

Informations complémentaires

Pourquoi intégrer la Région Grand Est ?

Intégrer la Région Grand Est, c'est participer à une aventure humaine et professionnelle stimulante !

C'est rejoindre une collectivité jeune, audacieuse, qui ose expérimenter et se transformer.

C'est choisir un employeur qui accompagne et innove pour permettre à chacun de grandir, de s'épanouir tout au long de son parcours professionnel.

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• Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
• Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
• Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement)