Gestionnaire administratif F/H

Université Paris 1 Panthéon Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 22 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon Sorbonne recherche un Gestionnaire administratif F/H. Vous assurez les activités liées aux stages et à l’apprentissage, du contrôle des conventions à l’archivage et au suivi des signatures. Vous collaborez avec les CFA, les structures d’accueil et les services pédagogiques.

Le poste implique la gestion des plannings, des avenants, des jurys et des documents administratifs tout en veillant à la cohérence des calendriers universitaires et à la qualité du service.

Qualifications

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des procédures administratives liées aux stages et à l’apprentissage.
• Utilisation des outils Pstage, Apogee et Réseau Pro pour la gestion.

Responsabilités

• Gérer les stages: réceptionner et contrôler les conventions et assurer le circuit des signatures.
• Suivre les avenants, assurer l’archivage et la transmission des documents au BAIP.
• Suivre les contrats et l’assiduité des apprentis, organiser les entretiens et les campagnes de recrutement.
• Coordonner l’accueil et l’information administrative des étudiants et veiller au respect des calendriers.
• Relation avec les CFA et employeurs et interface avec les services pédagogiques et financiers.

Connaissances

Organisation administrative

Gestion des stages

Suivi des conventions

Communication avec étudiants

Maîtrise outils universitaires

Outils

Pstage

Apogee

EPI

Réseau Pro

Description du poste

Gestionnaire administratif F/H 75 - Paris 6e Arrondissement

Offre n° 6747884
Gestionnaire administratif F/H

RESPONSABILITÉS :Activités principales :Gestion des stagesInformer et accompagner les étudiants dans leurs démarches ; réceptionner et contrôler les conventions ; assurer le circuit des signatures et le suivi des avenants ; maintenir le lien avec les structures d'accueil et suivre le déroulement administratif des stages. Collecter les attestations et évaluations, préparer les éléments nécessaires aux jurys, transmettre les déclarations de stages au BAIP et assurer l'archivage. Diffuser les offres sur Réseau Pro et constituer un carnet d'adresses des structures d'accueil.Gestion de l'apprentissageAccompagner les étudiants dans leur recherche de contrat et assurer l'interface avec les CFA et employeurs. Suivre les contrats, avenants et ruptures ainsi que la situation de chaque alternant au moyen d'un tableau de bord. Assurer le suivi de l'assiduité, des justificatifs d'absence, des livrets d'apprentissage et des évaluations. Organiser les entretiens et visites de suivi, contrôler les calendriers transmis par les CFA et préparer les campagnes de recrutement des apprentis.Suivi annuel des formationsTenir et anticiper le calendrier administratif de chaque formation. Préparer la rentrée et vérifier les situations individuelles des étudiants. Veiller à la cohérence des calendriers universitaires, CFA et emplois du temps. Assurer le suivi administratif des intervenants extérieurs et, en lien avec le gestionnaire financier, des vacations, missions et paiements. Organiser administrativement les soutenances, préparer les jurys et délivrer les documents administratifs. Participer à l'organisation des réunions, journées d'étude et remises de diplômes.Coordination et continuité administrativeAssurer l'accueil et l'information administrative des étudiants et orienter les demandes pédagogiques vers les responsables concernés. Anticiper les échéances et assurer l'interface avec la gestion financière de l'UFR en centralisant et transmettant les demandes nécessaires. Tenir à jour les procédures, modèles, calendriers, contacts, tableaux de suivi et archives afin de garantir la continuité du service. Coordonner son activité avec les équipes pédagogiques et rendre compte au responsable administratif de l'UFR.PROFIL RECHERCHÉ :Compétences requises :Connaissances- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur ; cycle annuel d'une formation de master.- Cadre général de l'apprentissage et du stage en milieu professionnel ; rôle et fonctionnement d'un CFA.- Procédures administratives de scolarité (inscriptions, conventions, jurys, délivrance de documents).- Outils de gestion universitaire ( Pstage, Apogee, EPI, Réseau Pro...) et de gestion de l'apprentissage ; une expérience préalable des outils du CFA constituerait un atout.Savoir-faire- Conduire simultanément plusieurs dossiers, calendriers et promotions, et hiérarchiser les urgences.- Anticiper les échéances et engager les opérations- Vérifier la conformité administrative de dossiers et identifier les pièces manquantes.- Concevoir et tenir des tableaux de bord et des outils de suivi.- Formaliser des procédures et rédiger des courriers et notes de qualité professionnelle.- Relancer avec fermeté et courtoisie des interlocuteurs variés, y compris extérieurs à l'université.Savoir-être- Autonomie et sens de l'initiative dans son champ de responsabilité.- Sens de l'accueil et de l'écoute, en particulier à l'égard des étudiants.- Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation.- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.- Aptitude au travail en relation avec plusieurs équipes et plusieurs services.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1977.0 Euros à 2322.0 Euros

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié

Employeur

Université Paris 1 Panthéon Sorbonne

L'UFR 03 Histoire de l'art et Archéologie de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd'hui l'un des plus importants départements dans le monde par le nombre de ses étudiants (près de 2500 de la licence au doctorat) et de ses enseignants (plus de 70 titulaires), la qualité reconnue de ses équipes de recherche, mais surtout par la variété des thématiques couvertes, de la préhistoire à l'époque contemporaine, dans presque toutes les zones du globe, sur les cinq continents.

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