Gestionnaire administratif et financier H/F

Universite de Lorraine; Nancy; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Université de Lorraine recrute un Gestionnaire administratif et financier pour assurer le bon fonctionnement administratif, financier et pédagogique de l'UFR Arts, Lettres et Langues.

Vous piloterez la gestion financière (bons de commande, livraisons, notes de frais Notilus), le secrétariat, les emplois du temps et le recrutement des vacataires; vous veillerez à la continuité de service et à l'organisation d'événements.

Qualifications

• Connaissances techniques de gestion administrative et de secrétariat, notions de comptabilité publique.
• Savoir-faire: gestion des priorités, planification et reporting, travail en équipe.
• Maîtrise des outils ADE, ALISSE, ARENA et SIFAC; bonne maîtrise du pack Office.

Responsibilities

• Gérer les achats et commandes : bons de commande, livraisons, notes de frais dans Notilus.
• Assurer le secrétariat et le suivi des dossiers du personnel BIATSS et des réunions UFR.
• Élaborer et mettre à jour les emplois du temps; suivre les recrutements de vacataires.
• Gérer les emplois étudiants et les bases de données associées.
• Assurer l’accueil et l’orientation des personnels et usagers et archiver les documents.

Skills

Gestion administrative

Secrétariat

Comptabilité publique

Gestion du courrier

Planification

Travail en équipe

Education

Bac/Bac+3 en gestion administrative

Tools

ADE

ALISSE

ARENA

SIFAC

Pack Office

Job description

À propos de nous

L'Université de Lorraine est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche, implanté sur plusieurs campus en Lorraine. L'UFR Arts, Lettres et Langues de Nancy, située sur le Campus Lettres et Sciences Humaines et membre du Collégium ALL, compte plus de 4000 étudiants, environ 150 enseignants et enseignants-chercheurs et 42 personnels BIATSS dont 17 dédiés aux missions transversales du CLSH.

À propos de nous

L'Université de Lorraine est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche, implanté sur plusieurs campus en Lorraine. L'UFR Arts, Lettres et Langues de Nancy, située sur le Campus Lettres et Sciences Humaines et membre du Collégium ALL, compte plus de 4000 étudiants, environ 150 enseignants et enseignants-chercheurs et 42 personnels BIATSS dont 17 dédiés aux missions transversales du CLSH.

Mission

En tant que Gestionnaire administratif et financier, vous contribuez au bon fonctionnement administratif, financier et pédagogique de l'UFR Arts, Lettres et Langues.

Vos Missions Principales

• Gestion financière : établir les bons de commande, suivre les livraisons et les services faits, alimenter les tableaux de bord, saisir les ordres de mission et notes de frais dans Notilus, réserver les prestations de voyage et en suivre les modifications.
• Secrétariat de l'UFR : préparer les conseils d'UFR, gérer le courrier et les parapheurs, suivre les dossiers des personnels BIATSS (carrières, absences), organiser les entretiens individuels et la logistique des manifestations (COS, JPO, Oriaction, etc.), réserver les salles sur ADE pour les besoins non pédagogiques.
• Gestion des emplois du temps : élaborer et mettre à jour les emplois du temps, alimenter la base de données dédiée et assurer le recrutement des vacataires d'enseignement.
• Gestion des emplois étudiants : diffuser les offres, organiser le recrutement des emplois étudiants et tenir à jour les bases de données associées.
• Activités associées : accueillir, informer et orienter les personnels et usagers, collecter, vérifier, classer et archiver les pièces justificatives et documents, assurer la continuité de service et les permanences notamment en période d'examens et de rentrée.

Profil

Vous assurez la gestion administrative, financière et de la scolarité au sein de l'UFR Arts, Lettres et Langues.

Profil Recherché

• Connaissances : techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils informatiques de gestion et de traitement de texte, notions de comptabilité publique.
• Savoir-faire : gestion des priorités, planification des activités et des échéances, capacité à rendre compte, travail en équipe.
• Maîtrise des outils : très bonne connaissance de ADE, ALISSE, ARENA, SIFAC et bonne maîtrise du pack Office.
• Qualités relationnelles : sens du service public, conscience professionnelle, sens de l'organisation et aisance relationnelle.
• Formation : bac à bac+3 en gestion administrative, comptabilité, gestion ou domaine équivalent, idéalement dans le secteur public.
• Expérience : expérience dans une fonction administrative et/ou financière en environnement universitaire ou public appréciée.

Contrat : CDD temps plein à pourvoir dans les meilleurs délais. Contrat jusqu'au 31/08/2027 (renouvellement possible par année universitaire)

Rémunération : 2129 € brut mensuel.

Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature avant le 31 Octobre.

Référence de l'offre : otmo8rfxjc