Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative

UNIVERSITE DE TOULON; La Garde; Sur place; EUR 16 000 - 19 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de Toulon recrute un gestionnaire administratif au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI). Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou en CDD. Missions: secrétariat des conseils, appui au vice-président, préparation et suivi des séances, gestion documentaire et archivage.

Le poste implique l’organisation des réunions, la rédaction de documents, et la veille juridique. Salaire indiqué: 1580 NET par mois.

Qualifications

• Expérience exigée: 2 ans minimum.
• Formation Bac+ en secrétariat souhaitée ou équivalent.
• Connaissances administratives et juridiques de base recommandées.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière.
• Apporter un appui administratif et technique au vice‑président.
• Gérer la préparation et le suivi des séances et leur logistique.

Connaissances

Classement de documents

Gestion des agendas

Mise à jour des dossiers

Formation

Bac Secrétariat/assistanat

Description du poste

Offre n° 214BXQK
Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative

L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.Activités principales :Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénièreAssurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l'instanceGérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procéduresPréparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l'état des documents et les diffuserAssurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendusAssurer l'archivage des pièces afférentes aux séancesAssurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académiqueAssurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinairesGestion des actes réglementaires et individuelsAppliquer la procédure d'édiction des actes individuels et réglementairesInstruire les projets d'actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJIAssurer les mises en signature des actes et leurs mesures d'entrée en vigueurGestion administrativeInstruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJIParticiper à la rédaction d'actes juridiques et de courriersOrganiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractionsProposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structureDiffuser l'information et participer à sa productionAssurer l'accueil et répondre aux demandes d'information en interne et en externeParticiper à la veille juridiqueAppui aux électionsParticiper à l'organisation des élections et au déroulement des électionsParticiper au suivi des mandats des membres des conseils

Type de contrat CDD - 9 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• 1580 NET

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Niveau Bac Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur