Gestionnaire Administratif et Facturation H/F

NBS Metz; Metz; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Temps partiel

Résumé du poste

NBS Metz recherche un(e) chargé(e) de facturation et gestion administrative pour sécuriser les dossiers clients et apprentissage. Vous collectez les informations contractuelles, établissez les documents et assurez le suivi financier et administratif.

Vous soutenez l’accueil des étudiants, entreprises et visiteurs, et transmettez les demandes aux bons interlocuteurs. Compétences bureautiques et sens du service requis.

Qualifications

• Expérience en facturation et gestion administrative souhaitée.
• Connaissance des contrats d'apprentissage et des dossiers OPCO.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire.

Responsabilités

• Préparer, vérifier et transmettre les factures aux OPCO et entreprises.
• Collecter et vérifier les informations nécessaires pour les contrats d'apprentissage et les documents associés.
• Créer et mettre à jour les dossiers dans les outils de suivi et déposer les dossiers auprès des OPCO.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication

Relation client

Formation

Aucune expérience spécifique requise

Outils

ScForm

Outils de suivi

Description du poste

Votre mission

Vous sécurisez chaque dossier depuis la collecte des informations contractuelles jusqu'à la transmission aux OPCO, puis vous assurez une facturation exacte, traçable et suivie. Vous êtes un point de contact fiable pour les entreprises, les apprentis, les OPCO, la comptabilité et les équipes du campus.

Facturation clients

• Préparer, contrôler, émettre et transmettre les factures aux OPCO et aux entreprises.
• Vérifier la cohérence entre contrats, conventions, prises en charge, échéanciers et factures.
• Tenir à jour le suivi de facturation, des règlements, des écarts et des relances.
• Identifier les factures en retard, traiter les demandes de correction et alerter en cas de risque de non-recouvrement.
• Transmettre à la comptabilité des dossiers fiables, complets et correctement classés.

Contrats d'apprentissage

• Collecter et contrôler les informations nécessaires auprès des entreprises, des apprentis et des équipes internes.
• Établir les contrats, conventions de formation et documents associés, puis gérer les corrections ou modifications.
• Créer et mettre à jour les dossiers dans ScForm et les outils de suivi.
• Déposer les dossiers auprès des OPCO, suivre leur instruction et répondre aux demandes complémentaires.
• Relancer les interlocuteurs lorsque des informations, pièces ou signatures sont manquantes.

Appui limité à la vie scolaire et à l'accueil

• Participer à l'accueil physique et téléphonique des étudiants, formateurs, entreprises et visiteurs.
• Apporter une première réponse aux demandes simples et orienter vers le bon interlocuteur.
• Traiter ponctuellement les absences, retards et justificatifs dans les outils de suivi, selon les consignes de l'équipe pédagogique.
• Transmettre aux responsables pédagogiques les situations nécessitant un suivi ou une décision.