Executive Secretary & Office Operations

ILDYS; Brest; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

ILDYS Brest recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer les tâches administratives courantes: tri, ouverture et diffusion du courrier; accueil physique et téléphonique; mise en forme de courriers et notes d’information; planification de rendez-vous et réunions.

Vous assurerez la centralisation des dossiers, la préparation de déplacements et l’organisation de manifestations, la gestion des fournitures et des inscriptions, afin d’assurer le bon fonctionnement du service.

Responsabilités

• Tri, ouverture et diffusion du courrier
• Accueil physique et téléphonique
• Mise en forme de courriers, de notes d’information et de documents longs
• Planification de rendez-vous et de réunions
• Lancement des invitations des instances internes
• Inscriptions à des réunions, colloques & autres
• Réservations matérielles
• Préparation de déplacements
• Organisation de manifestations
• Planification des astreintes administratives
• Centralisation des pièces nécessaires à l’instruction des dossiers de sinistre en matière d’assurance
• Gestion et commande de fournitures
• Classement

Description du poste

ILDYS Brest recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer les tâches administratives courantes: tri, ouverture et diffusion du courrier; accueil physique et téléphonique; mise en forme de courriers et notes d’information; planification de rendez-vous et réunions.

Vous assurerez la centralisation des dossiers, la préparation de déplacements et l’organisation de manifestations, la gestion des fournitures et des inscriptions, afin d’assurer le bon fonctionnement du service.