Executive Assistant/Office Manager bilingue anglais (F/H)

Michael Page (France); Paris; Sur place; EUR 45 000 - 50 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Contrat temporaire basé à Paris

Résumé du poste

Michael Page (France) recherche un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour son bureau Français, au sein d'une structure internationale évoluant dans le secteur financier.

Poste en remplacement temporaire de 6 à 8 semaines à Paris, avec support de haut niveau auprès de dirigeants, gestion d'agendas, organisation de réunions et coordination des déplacements.

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 5 ans en assistanat de direction et office management dans un cadre international.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, et excellente connaissance des outils bureautiques.
• Capacité à gérer des agendas complexes et à coordonner des échanges avec partenaires internationaux.

Responsabilités

• Assurer l'assistanat de direction pour plusieurs responsables et la gestion proactive d'agendas complexes.
• Organiser et suivre les réunions internes et externes; suivi des actions et échéances.
• Planifier les déplacements (vols, hôtels, transports) et préparer les notes de frais mensuelles.
• Gérer les emails et assurer la circulation de l'information entre équipes locales et à l'étranger.
• Superviser les fournitures, les espaces de travail et les outils CRM/Excel; coordonner les services supports (IT, RH, Finance).
• Réaliser le reporting et mettre à jour les bases de données et les procédures administratives RH.

Connaissances

Assistante de direction

Office management

Gestion d'agendas

Organisation de réunions

Planification déplacements

Gestion d'emails

CRM

Excel

Autonomie

Discrétion

Outils

CRM

Excel

Suite bureautique

Description du poste

• Société internationale à taille humaine
• Poste bilingue anglais

Notre client

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour rejoindre le bureau Français (1 MD + 6 banquiers) d'une structure internationale évoluant dans un environnement financier dynamique et exigeant. Dans le cadre d'un remplacement temporaire de 6 à 8 semaines, vous occuperez un rôle clé en assurant un support de haut niveau auprès de dirigeants tout en garantissant le bon fonctionnement du bureau au quotidien.

Poste et missions

Vos responsabilités consisteront à :

• Assurer l'assistanat de direction auprès de plusieurs responsables, avec une gestion proactive d'agendas complexes et mouvants
• Organiser et coordonner les réunions internes et externes, en veillant au suivi des actions et des échéances importantes.
• Planifier les déplacements professionnels : réservations de vols, hôtels, transports et gestion des itinéraires.
• Préparer, contrôler et transmettre les notes de frais mensuelles.
• Assurer le suivi des emails, relancer les interlocuteurs concernés et faciliter la circulation de l'information.
• Être l'interlocuteur(rice) privilégié(e) des prestataires et partenaires liés à la gestion quotidienne des bureaux.
• Superviser les fournitures, équipements, consommables et espaces de réunion afin de garantir un environnement de travail optimal.
• Assurer le suivi administratif RH : congés, absences, intégration des stagiaires et mise à jour des outils de suivi.
• Collecter les factures et coordonner leur transmission aux équipes financières.
• Mettre à jour les reportings, tableaux Excel, bases de données et outils CRM pour soutenir l'activité commerciale.
• Coordonner les échanges avec les équipes support, notamment IT, RH et Finance basées à l'étranger.

Profil recherché

Vous justifiez d'une expérience significative de 5 ans minimum en assistanat de direction et office management au sein d'un environnement international à taille humaine.

Organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve), vous excellez dans la gestion simultanée de plusieurs priorités et savez anticiper les besoins de vos interlocuteurs.

Vous possédez une excellente maîtrise du français et de l'anglais, ainsi qu'une très bonne connaissance des outils bureautiques.

Reconnu(e) pour votre sens du service, votre discrétion et votre capacité d'adaptation, vous appréciez les environnements rapides nécessitant réactivité, autonomie et esprit de coordination.

Conditions et Avantages

La rémunération et les avantages sur ce poste sont :

• Un salaire annuel compris entre 45 000 € et 50 000 € ;
• Un contrat temporaire basé à Paris ;
• Une opportunité de travailler dans le secteur des services financiers.

Si ce poste d'Assistant(e) de Direction/Office Manager vous intéresse, nous vous invitons à transmettre votre candidature.