Executive Assistant - CEO (H/F)

Jeune Afrique; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Jeune Afrique Media Group recherche un(e) Executive Assistant pour épauler le CEO, assurer la fluidité du quotidien et piloter les Services Généraux au siège. Vous assurerez l’organisation personnelle et professionnelle, le suivi budgétaire et la coordination des prestataires.

Le candidat idéal possède une expérience confirmée en assistanat de dirigeant, des compétences rédactionnelles solides et une maîtrise des outils bureautiques, avec un anglais professionnel souhaité.

Qualifications

• Formation supérieure Bac+5 en gestion, office management ou équivalent.
• Minimum 5 ans d'expérience combinant assistanat de dirigeant et pilotage de services généraux, idéalement en PME.
• Expérience confirmée en gestion de prestataires multiples et en pilotage de travaux d'aménagement.
• Première pratique du recouvrement (relances, échéances, litiges) appréciée.

Responsabilités

• Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements professionnels.
• Coordination des voyages d'affaires : réservations (vols, hôtels), itinéraires et logistique.
• Filtrage et gestion des communications entrantes et sortantes.
• Rédaction de correspondances, rapports et présentations.
• Préparation des dossiers, briefings et synthèses en amont des réunions.
• Suivi des projets en cours en lien avec les équipes internes.
• Veille sur l'actualité et les sujets stratégiques pertinents pour le CEO.

Connaissances

Organisation et coordination

Rédaction professionnelle

Gestion des agendas

Anglais professionnel

Formation

Bac+5 en gestion/office management

Outils

Microsoft 365

Gestion budgétaire

Description du poste

Depuis plus de soixante ans, JAMG joue un rôle clé dans les relations économiques et politiques entre l'Afrique et le reste du monde. Si vous partagez notre engagement, notre quête d'excellence, notre esprit africain et notre goût du collectif, rejoignez Jeune Afrique Media Group !

À propos de nous

Fondé en 1960, Jeune Afrique Media Group (JAMG) est le premier groupe média consacré à l'Afrique et un acteur majeur de l'événementiel de haut niveau sur le continent.

Fort d'une expertise éditoriale internationalement reconnue et d'une présence locale solide, JAMG fournit aux décideurs les analyses approfondies, les informations fiables et les services essentiels à la compréhension des enjeux politiques, économiques et sociaux du continent.

Nos trois titres incarnent cette mission : Jeune Afrique, mensuel francophone de référence depuis plus de six décennies, The Africa Report, trimestriel anglophone qui porte la voix du continent à l'international, et Africa Business+, plateforme digitale dédiée à l'intelligence économique africaine. Le digital constitue aujourd'hui le premier levier de développement de nos titres, avec des audiences en forte croissance sur le web et les applications mobiles.

Parallèlement, JAMG s'est imposé comme un organisateur de conférences économiques internationales de premier plan. L'Africa CEO Forum, plus grand rassemblement du secteur privé africain, réunit chaque année plus de 3 000 dirigeants, chefs d'État et investisseurs autour des grandes transformations du continent. L'Africa Financial Summit, événement phare de l'industrie financière africaine, fédère quant à lui les acteurs clés de la banque, de l'assurance et des marchés de capitaux. Ces rendez-vous de haut niveau positionnent JAMG au cœur des décisions qui façonnent l'économie africaine.

Le groupe est également présent dans l'édition et la production audiovisuelle.

Depuis plus de soixante ans, JAMG joue un rôle clé dans les relations économiques et politiques entre l'Afrique et le reste du monde. Si vous partagez notre engagement, notre quête d'excellence, notre esprit africain et notre goût du collectif, rejoignez Jeune Afrique Media Group !

Mission

Rattaché(e) directement au CEO, l'Executive Assistant est son bras droit opérationnel et un relais clé auprès de la direction et des équipes. Il/Elle assure la fluidité du quotidien professionnel et personnel du CEO, tout en garantissant un environnement de travail optimal au siège à travers le pilotage des Services Généraux.

Missions principales

Assistanat professionnel du CEO

• Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements professionnels.
• Coordination des voyages d'affaires : réservations (vols, hôtels), itinéraires et logistique.
• Filtrage et gestion des communications entrantes et sortantes.
• Rédaction de correspondances, rapports et présentations.
• Préparation des dossiers, briefings et synthèses en amont des réunions.
• Suivi des projets en cours en lien avec les équipes internes.
• Veille sur l'actualité et les sujets stratégiques pertinents pour le CEO.

Gestion de la sphère personnelle du CEO

• Coordination des engagements personnels et de l'agenda privé.
• Suivi des dépenses personnelles et gestion des notes de frais.
• Préparation des documents nécessaires pour la comptabilité.
• Gestion des rendez-vous médicaux et autres demandes ponctuelles.
• Traitement confidentiel de l'ensemble des aspects personnels du quotidien.

Pilotage stratégique et budgétaire des Services Généraux

• Élaboration, suivi et optimisation du budget.
• Reporting d'activité régulier auprès de la direction.
• Gestion des devis, validation budgétaire et transmission des factures à la comptabilité.
• Mise en place d'indicateurs de performance et démarche d'amélioration continue.

Prestataires, contrats et environnement de travail

• Gestion et suivi des contrats de prestation (accueil, entretien, assurance, énergie, etc.).
• Sélection, négociation et évaluation des prestataires ; interface avec le syndic.
• Maintenance des installations, sécurité, conformité réglementaire et tenue du registre de sécurité.
• Rondes de contrôle, interventions techniques de niveau 1, mise à jour des procédures internes.
• Gestion des espaces (salles, mobilier, clés, parking), approvisionnements, courrier et logistique quotidienne.

Travaux et aménagement du siège

• Définition de la stratégie travaux avec la direction (besoins, priorités, calendrier).
• Sélection et contractualisation des entreprises.
• Supervision des chantiers : avancement, coordination des intervenants, contrôle qualité.
• Garant du respect du budget et des délais.

Profil

Formation et expérience

• Formation supérieure Bac+5 (gestion, office management, école de commerce ou équivalent).
• Minimum 5 ans d'expérience combinant assistanat de dirigeant et pilotage de services généraux, idéalement en PME ou environnement à taille humaine.
• Expérience confirmée en gestion de prestataires multiples et en pilotage de travaux d'aménagement.
• Première pratique du recouvrement (relances, échéances, litiges) appréciée.

Hard Skills

• Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Solides compétences en gestion budgétaire et négociation.
• Bon niveau d'anglais souhaité.

Soft Skills

• Discrétion et confidentialité absolues.
• Sens de l'anticipation, rigueur et gestion des priorités multiples.
• Polyvalence et adaptabilité : capacité à jongler entre assistanat du CEO, budget, travaux et logistique.
• Autonome, fédérateur(trice) et force de proposition.
• Excellent relationnel et posture professionnelle irréprochable.

Référence de l'offre : 6wm2nefeeh