Executive Assistant

ARDIAN France; Paris; Sur place; EUR 50 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

ARDIAN France à Paris recherche un(e) Exécutive Assistant pour gérer des agendas complexes de trois Managing Directors. Vous travaillerez étroitement avec une équipe de deux autres assistantes pour assurer le bon fonctionnement du service.

Le candidat idéal a au moins 15 ans d'expérience dans un poste similaire, maîtrise l'anglais et est à l'aise dans un environnement dynamique et multicultural. Flexibilité, bonne organisation et compétences en communication sont essentielles.

Qualifications

• 15 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Sensation d'une grande confidentialité dans des dossiers stratégiques.

Responsabilités

• Gérer des agendas complexes de trois Managing Directors.
• Orchestrer rendez-vous et déplacements professionnels.
• Préparer logiquement les réunions.

Connaissances

Maîtrise de l'anglais

Organisation

Flexibilité

Communication

Esprit d'équipe

Outils

Outlook

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

Description du poste

Rôle

En tant qu’Exécutive Assistant, vous avez la charge de la gestion d’agendas complexes, de trois Managing Directors et leurs équipes. Vous travaillerez en binôme avec deux autres assistant(e)s et assurez le bon fonctionnement du service et les différentes tâches administratives liées aux équipes. Vous devez orchestrer leurs rendez‑vous et déplacements professionnels en prenant en compte les différents fuseaux horaires, où votre maîtrise de l’anglais sera un atout clé. Autonome dans l’organisation de voyages, vous supervisez chaque détail, de la réservation des billets d’avions et des hôtels, à l’organisation des transports. Vous êtes également responsable de la préparation logistique des réunions afin d’en garantir le bon déroulement, et gérez les notes de frais et la facturation.

Profil

Ayant témoigné d’au moins 15 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) de Direction, vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et proactif(ve). Vous vous épanouissez dans un environnement dynamique où tout évolue rapidement. Avec des collaborateurs influents, vous faites preuve d’une aisance relationnelle et d’un excellent niveau de discours, tout en montrant une grande flexibilité face aux changements de dernière minute. La nature stratégique des dossiers traités nécessite un sens aigu de la confidentialité, que vous maîtrisez avec professionnalisme. Travaillant avec des équipes internationales, vous êtes parfaitement bilingue en anglais et à l’aise dans des environnements multiculturels. En contact permanent avec les deux autres assistantes, vous appréciez le travail en équipe notamment pour la coordination des rendez‑vous et voyages en commun. Vous maîtrisez Outlook, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et vous avez une aptitude à apprendre de nouveaux outils et systèmes. Une bonne communication et un bon esprit d’équipe sont essentiels pour réussir à ce poste où vous devez constamment vous challenger avec des Dirigeants aux attentes et personnalités différentes. Vous êtes flexible au niveau des horaires.

EEO Statement

Ardian is committed to providing equal employment opportunities to our employees, applicants and candidates based on individual qualifications, without regard to race, color, religion, gender, gender identity and expression, age, national origin, mental or physical disabilities, sexual orientation, veteran or military status, genetic information, ancestry, marital status as a victim of domestic violence, pregnancy or child birth (including breastfeeding) or any other class protected by federal, state or local laws. It is our policy to comply with all applicable laws governing employment practices and not to discriminate on the basis of any unlawful criteria. This policy applies to all terms and conditions of your employment including, but not limited to, hiring, placement and promotion.