COORDINATRICE.TEUR DES SECRETARIATS MEDICAUX

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied; Clermont-Ferrand; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

CHRU Clermont-Ferrand Gabriel-Montpied recherche une coordinatrice des secrétés médicaux pour piloter une équipe et optimiser les activités du secrétariat sur le site Gabriel-Montpied et le pôle Psychiatrique.

Elle supervise l'organisation, le planning et les procédures, en lien avec le directeur de site et les AMA référents, afin de garantir efficacité et qualité des prestations.

Qualifications

• Maîtrise des techniques et des missions du secrétariat médical.
• Évaluation de la charge de travail.
• Management et capacités pédagogiques.
• Bonne connaissance de l'institution hospitalière et de son évolution.
• Stratégie et organisation.
• Conduite du changement.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsibilities

• Conseil auprès des directeurs sur les projets et l'anticipation des organisations.
• Analyse des charges de travail et suivi des processus du secrétariat médical.
• Coordination et pilotage des secrétariats médicaux.
• Encadrement et onboarding des nouveaux agents.
• Gestion des plannings et de l'absentéisme.
• Recrutement et organisation des apprentissages.
• Mise en place de procédures et de protocoles.
• Suivi de l'activité et facturation des bureaux des entrées.
• Formation et animation des réunions avec les secrétaires référentes.
• Participation à des groupes de travail institutionnels.

Skills

Maîtrise secrétariat médical

Gestion de charge de travail

Management pédagogique

Connaissance institution hospitalière

Stratégie et organisation

Conduite du changement

Maîtrise outils bureautiques

Job description

Publié le 06 oct. 2026

Date de limite de candidatures 05 nov. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé COORDINATRICE.TEUR DES SECRETARIATS MEDICAUX

Contrat CDD; CDI; Détachement; Mutation

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE

N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :

Catégorie : A

Quotité de travail : 100%

Horaires et jours travaillés : Du lundi au vendredi Forfait jour

Responsable(s) hiérarchique(s) : Directeur de Site

PRÉSENTATION DU SERVICE/POLE

Direction de site CHU Gabriel Montpied service du personnel.

DÉFINITION DU POSTE

Chargée de planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies sur le site Gabriel Montpied et le Pôle Psychiatrie en collaboration avec les 7 AMA référents de pôle (exerçant des missions d'encadrement de proximité).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Conseil aux directeurs dans le cadre de futurs projets, anticipation et bilan des organisations, analyse des charges de travail, suivi, descriptions de nouveaux processus spécifiques dans le domaine du secrétariat médical


• Contrôle et suivi de la qualité et de l'efficience des secrétariats médicaux.


• Coordination de l'activité des secrétariats médicaux et son pilotage.


• Accueil, encadrement des nouveaux agents en collaboration étroite avec les secrétaires référentes de pôle


• Gestion des équipes au sein des secrétariats médicaux : planning de roulement, absentéisme, remplacement, polyvalence dans les pôles,


• Analyse les besoins en recrutements sur les différents pôles.


• Sélection et recrutements des candidats.


• Coordonne l'apprentissage au sein des secrétariats.


• Gestion de la circulation des informations dans les secrétariats médicaux en lien avec les secrétaires référentes des pôles


• Élaboration et mise en place de procédures, protocoles,


• Suivi de l'activité et de la facturation des bureaux des entrées décentralisées en lien avec la responsable des bureaux des entées du site


• Recensement des besoins en formation


• Organisation et animation de réunions avec les secrétaires référentes de pôle


• Missions transversales :
  
  
  
  • - Membre de la commission du dossier patient
  
  
  • - Membre de l'AGI (Autorité de Gestion des Identités)
  
  
  • - Membre de la CDU
  
  
  • - Participation à divers groupes de travail institutionnels
  
  
  
  

CONNAISSANCES REQUISES

• Maîtrise des techniques et des missions du secrétariat médical


• Evaluation de la charge de travail


• Management et capacités pédagogiques


• Bonne connaissance de l'Institution Hospitalière et de son évolution


• Stratégie et organisation


• Conduite du changement


• Maîtrise des outils bureautiques

QUALITÉS REQUISES

• Dynamisme


• Rigueur


• Disponibilité


• Esprit de synthèse


• Discrétion, diplomatie, courtoisie dans les relations professionnelles


• Gestion des conflits


• Ouverture aux changements, force de propositions et d'organisation


• Réactivité


• Aptitude à appréhender rapidement l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement


• Aptitude à communiquer

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES

• Directeur d'établissement


• Responsables informatiques


• Secrétaires référentes de pôles


• Chefs de Pôles, Chefs de service, Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de santé


• Chargée des ressources humaines du site et DRH (secteurs : paye, cellule reclassement, recrutement,)


• Différentes directions fonctionnelles


• Responsable du Bureaux des Entrées et la Direction de la Facturation Personne à contacter Mr PICCINALI-ABRIC Mr PICCINALI-ABRIC


• Directeur du site GABRIEL MONTPIED

Etablissement

CHRU Clermont-Ferrand Gabriel-Montpied

58, Bd Montalembert

63003 Clermont-Ferrand

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