Secrétaire médical - Pool de suppléance

Hôpital Nord Franche-Comté; Trévenans; Sur place; EUR 25 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Crèche dédiée à l’établissement

CGOS + Amicale du personnel

Self d’entreprise

Association sportive

Évènements festifs

Ateliers bien-être

Résumé du poste

Hôpital Nord Franche-Comté recherche un/la secrétaire médical(e) pour assurer l’accueil et le secrétariat des services médicaux.

Vous assurez la saisie des documents, la gestion des dossiers et la coordination des rendez-vous et des sorties des patients. Expérience en secrétariat médical requise et maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Diplôme BTS Assistant de Direction ou équivalent, expérience en secrétariat médical.
• Connaissances opérationnelles: bureautique, codage des actes, droit des usagers.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Responsabilités

• ACCUEIL physique et téléphonique des patients, familles et professionnels.
• Gestion des dossiers Evoluance, Firstnet et facturation.
• Programmation des rendez-vous et hospitalisations.
• Saisie et mise en forme de documents et comptes rendus.
• Gestion des fournitures et tâches administratives courantes.

Connaissances

Accueil et orientation

Gestion documentaire

Planification et organisation

Rédiger notes et rapports

Relation patient/public

Travail en équipe

Savoir-faire bureautique

Formation

BTS Assistant de Direction

Secrétariat médico-social

Expérience secrétariat médical

Outils

Firstnet

Evoluance

Logiciels métiers

Description du poste

• 2800 naissances

À propos de nous

Qui sommes-nous ?

Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l’Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L’ensemble des sites est doté d’équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d’exceller dans votre spécialité.

Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l’Allemagne et est desservi par l’aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d’un patrimoine culturel et gastronomique riche.

Nos Avantages

• Crèche dédiée à l’établissement
• CGOS + Amicale du personnel
• Self d’entreprise
• Association sportive
• Évènements festifs
• Ateliers bien-être

En Chiffres

• 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
• 1200 lits et 600 places en EHPAD
• 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
• 95 000 passages aux urgences
• 125 000 admissions en hospitalisation
• 2800 naissances

Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Poste éligible au dispositif ADN Talent.

Mission

Conditions de travail

• Horaires : temps de travail journalier 7h30 - amplitude horaire 7h30-18h30 - Horaires coupés ou continus selon plannings prévus et en fonction des postes tenus
• Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l’ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur, exigence d’un accueil de qualité des patients
• Rattachement hiérarchique :

Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur

Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur

Niveau 3 : la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique et de l’innovation

• Relations professionnelles :

Dans les services : l’ensemble des collègues, le personnel médical et soignant.

Dans l’établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs.

En dehors de l’établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville.

Vos activités

Hors Remplacements

• Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés.

Remplacements

Accueil physique

• Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
• Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation

Accueil téléphonique

• Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l’HNFC.
• Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées.

Gestion des sorties

• Gestion du suivi des patients à l’issue de l’hospitalisation ou de la consultation.
• Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies…

Programmations opératoires

• Programmation des interventions et hospitalisations

Frappe

• Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.
• Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus.

Tâches administratives

• Préparation et participation éventuelles à des réunions.
• Tableaux de garde.
• Gestion des fournitures de bureau.
• Gestion des fax, du courrier (tri et distribution).
• Commandes de fournitures, imprimés.

Profil

Diplôme

• BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux

Savoir-faire

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Connaissances Requises

Connaissances opérationnelles : bureautique, codage des actes, communication, droit des usagers du système de sante, organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Connaissances générales : réglementation des archives

Connaissances approfondies : Secrétariat, vocabulaire médical

Référence de l'offre : 9cal47ws01