Coordinateur pédagogique F/H

Sorbonne Université; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Sorbonne Université recherche un coordonnateur pédagogique et administratif pour ses formations dans le cadre d’un CDD d’un an. Vous piloterez l’organisation opérationnelle: plannings, salles, plateformes pédagogiques, inscriptions et examens, et assurerez le suivi des étudiants.

Vous assurez le pilotage administratif et financier, les admissions et l’organisation des jurys, tout en développant les partenariats et la visibilité de l’offre auprès des acteurs internes et externes.

Qualifications

• Connaissances de l'enseignement supérieur et de la recherche en France
• Réglementation de la gestion des formations : scolarité et délibérations
• Maîtrise de la suite bureautique et des outils numériques collaboratifs
• Pratique des logiciels et applications pédagogiques

Responsabilités

• Coordonner l'organisation opérationnelle des formations : plannings, réservations de salles, administration des plateformes pédagogiques
• Assurer la mise en oeuvre administrative des programmes pédagogiques et le suivi pédagogique des étudiants
• Organiser et garantir le bon déroulement du recrutement et de l'intégration des intervenants
• Établir le suivi budgétaire et administratif des formations et des examens, organiser les jurys et les délibérations
• Conduire les relations partenariales et rayonner l'offre de formation auprès des partenaires et extérieurs
• Produire et suivre les indicateurs et tableaux de bord de pilotage et assurer l'amélioration continue

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

CDD de 1 an.

Activités principales :

1. Coordination pédagogique et logistique des formations

• Piloter l'organisation opérationnelle des 2 formations : plannings, réservations de salles, administration des plateformes pédagogiques
• Assurer la mise en oeuvre administrative des programmes pédagogiques
• Organiser et garantir le bon déroulement du suivi pédagogique des étudiants
• Assister administrativement au recrutement de nouveaux intervenants et assurer leur intégration dans le dispositif

2. Gestion administrative, financière et scolarité

• Assurer le suivi des aspects administratifs et financiers des formations : gestion des dossiers étudiants, et intervenants, suivi budgétaire
• Prendre en charge la procédure d'admission des candidats : réaliser les inscriptions administratives et en assurer le suivi - pour le DU4EU+ : préparer les commissions et jurys d'admission.
• Organiser les examens et les jurys dans leur intégralité
• Établir le suivi d'assiduité; assurer l'évaluation des enseignements
• Produire les procès-verbaux de délibération ; participer aux commissions de délibération
• Prendre en charge la préparation et à l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes

3. Relations partenariales et rayonnement de l'offre

• Assurer le suivi relationnel avec l'ensemble des partenaires
• Coordonner les événements et les calendriers
• Représenter les formations lors des événements de promotion
• Participer aux instances de suivi des formations
• Contribuer activement au rayonnement et à la visibilité des formations au sein de Sorbonne Université et auprès des partenaires extérieurs

4. Pilotage, qualité et amélioration continue des formations

• Produire, analyser et présenter les indicateurs et tableaux de bord de pilotage
• Déployer et faire évoluer les outils de suivi, d'évaluation et d'amélioration de la qualité pédagogique
• Préparer les éléments de reporting nécessaires aux obligations du PEPITE
• Concevoir et mettre en oeuvre des actions de communication et de promotion de l'offre de formation
• Contribuer à la réflexion prospective sur l'évolution de l'offre et l'ouverture des formations à de nouveaux publics

Connaissances:

Indispensables

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche en France
• Réglementation applicable à la gestion des formations : scolarité, organisation des examens, délibérations, financement de la formation professionnelle
• Maîtrise de la suite bureautique et des outils numériques collaboratifs
• Pratique des logiciels et applications spécifiques au domaine : plateformes pédagogiques

Souhaitées

• Connaissance du dispositif national d'entrepreneuriat étudiant : fonctionnement du PEPITE, Statut National Étudiant-Entrepreneur, référentiel de compétences entrepreneuriales
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de Sorbonne Université et de ses services transversaux
• Notions de réglementation des marchés publics
• Connaissance du réseau 4EU+ ou d'un réseau d'universités européennes partenaires
• Expérience préalable dans un établissement d'enseignement supérieur

Savoir-faire:

Indispensables

• Planifier, organiser et coordonner des activités multiples en tenant compte des priorités et des échéances
• Hiérarchiser les tâches et gérer simultanément plusieurs dossiers dans des délais contraints
• Assurer un suivi rigoureux des données administratives, pédagogiques et financières
• Travailler en mode multi-interlocuteurs : articuler les demandes de plusieurs responsables sans confusion des niveaux d'autorité
• Accompagner les étudiants dans leur parcours de formation, identifier leurs besoins et apporter des réponses adaptées
• Travailler en équipe et en mode transversal : écouter, analyser les demandes, réguler les dysfonctionnements
• Informer, rendre compte à sa hiérarchie et aux responsables pédagogiques de manière régulière et structurée
• Rechercher, vérifier et classer l'information de manière fiable
• Maîtriser l'anglais à un niveau B2 minimum

Appréciés

• Proposer des axes d'amélioration et des solutions innovantes en réponse aux besoins identifiés
• Concevoir des outils de pilotage et en assurer l'analyse
• Développer des actions de communication ciblées pour promouvoir l'offre de formation
• Produire des éléments de reporting institutionnel

Savoir-être:

• Rigueur et sens de l'organisation, souci du détail
• Autonomie et capacité à travailler avec efficacité
• Curiosité intellectuelle et sens de l'initiative
• Sens du service public
• Polyvalence et adaptabilité
• Excellent relationnel