Coordinateur administration des ventes/Coordinatrice administration des ventes

Bigsuccess; France; Hybride; EUR 35 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Big Success recrute un Coordinateur/ Coordinatrice d’Administration Des Ventes (ADV) pour une agence media, CDI, basé à Paris. Vous gérez les flux administratifs liées aux campagnes et assurez le relais avec les acheteurs media et le service comptable.

Vous centralisez devis, bons de commande et factures, préparez les reportings budgétaires et suivez les échéanciers pour un portefeuille d’environ 50 clients et un budget media global d’environ 50 millions d’euros.

Qualifications

• Formation Bac+3 minimum.
• Expérience 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en agence media.
• Maîtrise des outils de gestion/ERP.
• Connaissance de l’écosystème d’une agence media et des plans media.
• Excellente communication et sens du service.

Responsabilités

• Assurer le relais unique des clients pour devis, bons de commande, factures et reporting budgétaire des campagnes media.
• Soulager les acheteurs media et les comptables des échanges quotidiens.
• Garantir la fiabilité et la lisibilité des informations sur l’exécution des budgets.
• Centraliser les demandes clients relatives aux devis, bons de commande, factures, échéanciers et relances simples.
• Préparer les supports de réunion client sur la partie financière/administrative.
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi client et partager en amont des réunions.

Connaissances

Service client

Communication écrite

Communication orale

Rigueur

Organisation

Travail en transversal

Proactivité

Formation

Bac+3 minimum

Outils

ERP

Gestion campagnes/achats d'espaces

Description du poste

• Recrutement
• /
• Coordinateur administration des ventes/Coordinatrice administration des ventes

Coordinateur administration des ventes/Coordinatrice administration des ventes

Paris

-

CDI

Big Success est une agence de communication intégrée et indépendante qui accompagne les marques dans leur développement en imaginant des stratégies et des campagnes qui transforment réellement leur business.

Nous collaborons avec des annonceurs variés allant de grandes marques grand public à des acteurs en pleine transformation.

Parmi nos références : Maître CoQ, Pasquier, Autodistribution, Arkopharma, Espace Aubade, Mint Energie, Têtes Brulées, Kühne, Tryba, Fédération Française d’Équitation…

Rattachée aux Directrices adjointes du Media, en interface forte avec les équipes d'achats media et le service comptable, nous recherchons :

Un(e) Coordinateur(trice) d'Administration Des Ventes (ADV) – Agence Media

Le poste couvre un portefeuille d'environ 50 clients pour un budget media global géré d'environ 50 millions d'euros.

• Type de poste : Poste support opérationnel clients, orienté gestion et relation client, dédié au suivi des flux financiers liés aux campagnes media
• Positionnement : Poste de coordination transversale, sans management d'équipe
• Relations Internes : Acheteurs media, direction de clientèle, service comptabilité
• Relations Externes : Clients, régies publicitaires

Finalité du poste

• Assurer le relais unique des clients pour toutes les demandes courantes liées aux devis, bons de commande, factures, règlements et reporting budgétaire des campagnes media
• Soulager les acheteurs media et les comptables des échanges quotidiens pour leur permettre de se concentrer sur la négociation d'espaces et la production comptable
• Garantir la fiabilité et la lisibilité des informations communiquées aux clients sur l'exécution des budgets, que la société soit mandat payeur ou non payeur Fiche.

Missions principales

• Centraliser et traiter les demandes clients relatives aux devis, bons de commande, factures, échéanciers et relances simples
• Préparer les reportings de suivi de facturation et de consommation budgétaire par client, campagne, support et type de mandat (payeur / non-payeur)
• Coordonner avec les acheteurs media pour s'assurer de la cohérence entre les plans media, les ordres d'insertion, les devis et la facturation
• Suivre les écarts (avoirs, refacturations, remises, litiges de factures) en lien avec la comptabilité et informer le client de l'avancement
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi client (budget engagé, facturé, réglé, reste à facturer / à consommer) et les partager en amont des réunions
• Préparer les supports de réunion client sur la partie financière/administrative : synthèse des factures émises, des règlements reçus, des relances en cours, points de vigilance

Le profil que nous recherchons :

• Formation : Bac+3 minimum
• Expérience requise : 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en agence media ou environnement publicitaire

Compétences techniques

• Idéalement, connaissance de l'écosystème d'une agence media : plans media, mandats payeurs / non-payeurs, ordres d'insertion, remises, commissions
• Aisance avec les outils de gestion/ERP et, si possible, avec un outil de gestion de campagnes ou d'achats d'espaces

Compétences comportementales

• Sens du service client et excellente communication écrite et orale
• Rigueur, fiabilité et forte capacité d'organisation face à des volumes de données importants
• Capacité à travailler en transversal avec plusieurs équipes (media, finance, commercial) et à prioriser les demandes urgentes
• Proactivité dans la détection des anomalies (écarts de facturation, incohérences de budget) et dans la proposition de solutions

Informations complémentaires

• Statut : Cadre
• Nature du poste : CDI
• Rémunération brute annuelle : 35 000€ à 40 000€ Selon profil et expérience
• Date de début du contrat : ASAP
• Lieu de travail : 5 rue Beffroy – 92200 NEUILLY SUR SEINE
• Durée de travail : 40h hebdomadaire
• Convention collective applicable : IDCC 86 – Convention collective de la publicité

Prêt(e) à rejoindre l’équipe BIG SUCCESS et à contribuer au succès de nos clients en pilotant l’administration des ventes au quotidien ?