Chef de subdivision*SG/SIR/O/FIN/EF/N (H/F)

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac); Bouguenais; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac) recrute pour la division finances du SIR Ouest à Nantes un responsable achats et finances. Vous animerez une subdivision de 5 agents, suivrez les procédures d'achats et assurerez le pilotage des engagements comptables et juridiques.

Vous coordonnerez les relations avec les prescripteurs internes (SNA-O, DSAC/O, CRNA/O) et les partenaires externes, et vous assurerez le suivi budgétaire et les contrôles internes, tout en veillant à l'efficacité des

Qualifications

• Connaissances du SIF et des Formulaires.
• Connaissance de la comptabilité publique et analytique.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures d'achats.
• Capacité à travailler avec les directions métiers (SNA/DSAC/CRNA) et le SIR-O.

Responsibilities

• Animer la subdivision finances (5 agents) et coordonner les achats.
• Mettre en œuvre procédures locales et modes opératoires.
• Gérer les relations avec prescripteurs internes DSAC/Ouest, CRNA/Ouest et SNA/Ouest.
• Suivre les engagements comptables et juridiques des crédits de fonctionnement.
• Gérer les demandes d'achat via le portail finances/SIF Formulaires et prioriser.
• Établir et suivre les bons de commande dans le SIF.
• Suivre les conventions et les paiements avec l'agence comptable.
• Suivi des visas sur les engagements juridiques dans le SIF.
• Relancer les services prescripteurs et gérer la sous-traitance et révisions de prix.
• Travailler avec la subdivision suivi budgétaire et contrôle interne.
• Effectuer des restitutions et participer à la programmation budgétaire.
• Est responsable du programme carte achats suppléant et contrôle des relevés.
• Administration des outils financiers et tickets de dysfonctionnement.
• Représenter le chef de division en réunions si nécessaire.

Skills

Communication orale

Rédaction administrative

Organisation

Gestion du temps

Esprit d'équipe

Analyse synthèse

Education

SIF

SIF Formulaires

Tools

Outils bureautiques

Portails SIF

Job description

Le titulaire du poste a en charge les activités suivantes:

• Animation de la subdivision (5 agents) ,
• Participation à la mise en oeuvre ou l'élaboration de procédures locales ou modes opératoires à destination de l'équipe ou des services bénéficiaire en matière financière ,
• Gestion des relations avec les prescripteurs internes DSAC/Ouest, CRNA/Ouest et SNA/Ouest pour assurer le traitement fluide des demandes d'achats: l'agent assure une communication régulière pour informer des activités de la subdivision, et a un rôle d'accompagnement auprès des prescripteurs et de l'équipe sur les dossiers les plus complexes ,
• Suivi des engagements comptables et juridiques sur les crédits de fonctionnement ,
• Supervision du traitement des demandes d'achat via le portail finances/SIF Formulaires (priorisation des demandes, analyse des demandes d'achats complexes et attribution aux gestionnaires en veillant à répartir équitablement l'activité) ,
• Etablissement/suivi/vérification des bons de commande dans le SIF ,
• Assure le suivi des conventions (conventions exploitants) en vigueur dans les directions métiers ,
• Gestion des relations avec l'Agence comptable principale (suivi du cockpit, intérêts moratoires, réponses ou appui des gestionnaires sur le traitement des demandes de paiement …) ,
• Gestion des demandes de visas sur les engagements juridiques dans le SIF (en lien avec le contrôleur budgétaire) ,
• Suivi des constatations de service fait et relance des services prescripteurs en tant que de besoin en appui aux gestionnaires ,
• Relations avec les fournisseurs le cas échéant, gestion de la sous-traitance et révisions de prix en lien avec les gestionnaires et l'adjoint au chef de division spécialisé sur les achats, relance facturation vers les fournisseurs ,
• Travaille en lien étroit avec la subdivision suivi budgétaire et contrôle interne et l'encadrement de la division finances: effectue des restitutions régulières, assure un suivi permettant de garantir le suivi fin des consommations budgétaires (tableau H) et participe à la programmation budgétaire ,
• Est responsable de programme carte achats suppléant et s'assurer du traitement des relevés Carte achat (recueil justificatifs, vérification) ,
• Administration des outils financiers (suivi des mises à jour de droits, établissement de tickets en cas de dysfonctionnement) .

Le titulaire du poste Peut être amené à représenter le chef de la division finances en réunions ou à le remplacer ponctuellement.

Profil recherché

Savoir-faire:
Communication:

• Communiquer à l'oral.

Rédiger Organisation/ Gestion:

• Gérer de manière autonome les priorités et les délais ,
• Travailler en équipe ou en réseau ,
• Animer une équipe (dont pilotage de projet) .

Coordonner différentes entités

• Avoir une vision d'ensemble.

Assurer la veille Action:

• Exécuter des tâches ou procédures définies ,
• Être force de proposition ,

Déléguer (confier, accompagner, vérifier) Qualité/Prise de responsabilité:

• Maitriser les contextes et enjeux.

Savoir-être:

• Sens de l'analyse ,
• Esprit de synthèse ,
• Être rigoureux ,
• Capacité d'adaptation ,
• Être autonome ,
• Sens de l'initiative ,
• Sens des relations humaines ,
• Sens de l'organisation ,
• Sens des responsabilités ,
• Avoir l'esprit d'équipe ,
• Être à l'écoute ,
• Sens de la pédagogie ,
• Faire preuve de diplomatie ,
• Réactivité.

Connaissances:

• SIF ,
• SIF Formulaires ,
• Outils bureautiques ,
• Connaître l'organisation des directions métiers (SNA/DSAC/CRNA) ,
• Connaître la comptabilité publique ,
• Connaître la comptabilité analytique (ventilation dépenses/recettes par affectation) ,
• Connaitre la gestion budgétaire.

Relations fonctionnelles:

• Adjoints au chef de la division finances ,
• Subdivision CID (suivi budgétaire, contrôle interne et déplacements) ,
• Autres divisions du SIR ,
• Chefs de service et services prescripteurs des directions métiers (SNA-O, CRNA-O, DSAC/O) et du SIR-O ,
• Pôles achats ,
• Sous-direction des affaires financières du SG (SG/SDF) ,
• Agence comptable ,
• Fournisseurs.

Formation(s) à la prise de poste:

• SIF ,
• SIF Formulaires.

Présentation de Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac)

La division finances du SIR Ouest est localisée à Nantes. Elle est composée de deux subdivisions: une subdivision exécution financière et une subdivision suivi budgétaire, contrôle interne et déplacements professionnels.
La subdivision exécution financière est en charge du traitement des demandes d'achat, de l'émission des bons de commande et du traitement des factures concernant les dépenses de fonctionnement.
Le chef de la subdivision exécution financière assure l'animation et l'encadrement de la subdivision et suit particulièrement les dossiers en matière d'exécution financière des 3 directions métiers (SNA-O, CRNA-O, DSAC/O) ainsi que ceux du SIR-O.