Chef de Projet Déménagement et Regroupement de Sites

Ufcv; Paris; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

UFCV recherche un chef de projet chargé du regroupement et de la réorganisation des locaux, afin de mutualiser les espaces et d’améliorer les conditions de travail. Vous supervisez le planning, le budget et les transferts, tout en coordonnant les prestataires et les services supports.

Vous assurez l’accompagnement des équipes, le changement et la mise en service des nouveaux locaux avec une forte attention à la sécurité et à la conformité.

Qualifications

• Formation supérieure en gestion de projet ou équivalent dans l'immobilier/logistique/organisation.
• Expérience confirmée dans la conduite de projets de déménagement, de transfert ou de réorganisation de sites.
• Capacité à piloter un projet dans toutes ses dimensions et à coordonner de multiples interlocuteur·trices.

Responsibilities

• Elaborer le planning global du projet et assurer le suivi budgétaire.
• Mettre en place les outils de pilotage et de reporting et animer le comité de suivi.
• Coordonner les intervenants (direction nationale, délégation régionale, services supports, prestataires).
• Superviser le déménagement, les travaux, l'informatique et le mobilier.
• Organiser les transferts des équipements/archives et veiller à la conformité des installations.

Skills

Gestion de projet

Coordination d'équipes

Planification

Communication

Rédactionnel

Education

Formation supérieure en gestion de projet

Job description

Dans le cadre d’une acquisition immobilière de l’UFCV, l’association engage une opération de regroupement de son siège et d’une délégation régionale sur un même site.

Actuellement implantés sur trois sites distincts en location, les 2 entités seront transférées dans de nouveaux locaux afin de :

· Mutualiser les espaces et les moyens

· Améliorer les conditions de travail

· Optimiser les coûts de fonctionnement

· Renforcer les synergies entre les équipes

· Développer la convivialité sur le site entre les équipes et « l’extérieur »

· Renforcer la « visibilité » de l’UFCV.

Le chef de projet aura pour mission de piloter et coordonner l’ensemble des opérations nécessaires à la préparation, à l’organisation et à la réalisation du déménagement jusqu’à pleine mise en service du nouveau site, en partenariat avec la société d’aménagement du site.

Vos principales missions sont les suivantes :

1. Pilotage du projet de regroupement

· Elaborer le planning global du projet

· Identifier les contraintes techniques, organisationnelles et humaines

· Assurer le suivi budgétaire de l’opération

· Mettre en place les outils de pilotage et de reporting

· Préparer et animer le comité de suivi du projet

2. Coordination des intervenants

• Assurer la coordination entre :

La direction nationale

La délégation régionale

Les services supports

Les prestataires externes

· Superviser les interventions des différents prestataires

Déménagement

Travaux et aménagement

Informatique et téléphonie

ü Mobilier

ü Sécurité et maintenance

3. Préparation et organisation du déménagement

· Recenser les besoins des différents services

· Organiser les plans d’implantation des équipes et des espaces communs

· Superviser l’aménagement des nouveaux locaux

· Veiller à la conformité des installations :

Réseaux informatiques

Equipements techniques

Accessibilité

Sécurité

Signalétique

· Organiser les transferts des équipements, archives et matériels

· Organiser le réemploi du matériel et l’évacuation du mobilier obsolète

4.Accompagnement des équipes et conduite du changement

· Informer régulièrement sur l’avancement du projet

· Accompagner les équipes dans la préparation du transfert

· Identifier et traiter les besoins spécifiques des utilisateurs

· Faciliter l’appropriation du nouveau site et des nouveaux modes de fonctionnement liés au regroupement.

5. Mise en service et clôture du projet

· Superviser l’installation opérationnelle des services

· Garantir la continuité d’activité pendant la phase de transition

· Assurer le traitement des réserves après installation

· Réaliser un bilan de mission.

Livrables attendus

Planning détaillé du projet

Budget et tableaux de suivi

Cartographie des implantations et des plans d’occupation

Compte-rendu des comités

Plan de transfert logistique

Tableau de gestion des risques et actions correctives

Rapport final de clôture

Titulaire d’une formation supérieure en gestion de projet, en immobilier, en logistique ou en organisation, vous justifiez d’une expérience confirmée dans la conduite de projets de déménagement, de transfert ou de réorganisation de sites.

Vous savez piloter un projet dans toutes ses dimensions et coordonner efficacement de multiples interlocuteurs, internes comme externes. Vous maîtrisez les outils de planification et de suivi nécessaires au respect des différentes étapes, des délais et des objectifs fixés.

Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles, organisationnelles et rédactionnelles, vous faites preuve de rigueur, d’autonomie et d’un réel sens de l’anticipation. Votre capacité à hiérarchiser les priorités et à vous adapter aux imprévus constituera un atout essentiel pour réussir dans cette fonction.