Assistant(e) formation H/F CDI

CCI France; Levallois-Perret; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur clé de l'économie française recherche un Assistant Office Manager pour gérer les stages de formation, la facturation et les relations clients. Le candidat idéal dispose d'un Bac+2/3 en assistanat, d'une expérience similaire de 2 à 3 ans, et est organisé, autonome et rigoureux. Ce poste est basé à Levallois-Perret et accessible aux personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Bonne expression orale et écrite.
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques.
• Connaissances de base en matière comptable.

Responsabilités

• Organiser les stages et réservations.
• Gérer les relations clients et la facturation.
• Assurer le suivi budgétaire des dépenses.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Communication

Polyvalence

Rigueur

Formation

Bac+2/3 en assistanat

Outils

Suite Office

Description du poste

Attaché aux valeurs de l’entreprise, au progrès économique et à la proximité, le réseau des Chambres de Commerce et d’Industrie est le 1er réseau public à l’entreprise en France, reposant sur l’engagement de 9 000 élus bénévoles et près de 14 000 collaborateurs !

Chaque année, grâce au réseau des CCI :

• Une entreprise est accompagnée toutes les 5 secondes, pour un projet de création / transmission / développement
• 450 000 jeunes et adultes sont formés, nous positionnant comme le premier formateur (initiale et continue) en France après l’Etat.
• 500 infrastructures sont gérées au quotidien : ports, aéroports, lieux d’hébergement des entreprises, centres des congrès et parcs d’exposition, etc.

CCI France est la tête de réseau des CCI :

• Elle élabore la stratégie nationale du réseau des chambres de commerce et d'industrie
• Elle pilote des projets d’ampleur nationale au bénéfice du réseau
• Elle anime les communautés métier : appui aux entreprises, compétences, développement des territoires, etc.
• Elle définit et suit la mise en œuvre de la politique générale du réseau en matière de gestion des personnels des chambres

Au sein de la Direction de la Performance, le Pôle « CFDE » :

• Organise des sessions de formation sur les différentes thématiques de la transition écologique (installations classées pour la protection de l’environnement, eau, déchets, sites et sols pollués, énergie, …), à destinations des responsables « transition écologique » des entreprises privées et des administrations de contrôle des ICPE.
• Anime une plate-forme Internet de veille juridique en environnement industriel dénommée Enviroveille qui recense les textes, projets de textes et jurisprudences au niveau national et européen en environnement industriel.

VOS MISSIONS SONT VARIÉES ET STRUCTURANTES

CCI France héberge le CFDE - Centre de Formation du Développement durable et de l’Environnement - qui forme les ingénieurs et techniciens de l’environnement travaillant au sein d’entreprises privées et les administrations de contrôle des ICPE.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur de projets CFDE, et en lien permanent avec vos collègues de CCI France, vous serez amené à:

Logistique

• En lien avec les chefs de projets Formation, organiser les stages durant les phases amont et aval : réservation des déjeuners (relations avec le self et/ou plateaux repas…), réserver et préparer les salles de formation.

Gestion administrative et déploiement des formations

• Editer et diffuser les recueils des supports et documents pédagogiques dans le strict nécessaire (feuille de présence, questionnaire de satisfaction…) en privilégiant la dématérialisation,
• Envoyer les convocations aux stagiaires et aux intervenants,
• Suivre les demandes de formations, informer en temps réel les stagiaires en cas de changements de date ou de lieu de sessions de formation,
• Assurer la gestion administrative, financière et logistique d’un portefeuille de formations, en lien avec les Chef(fe)s de projet Formation du CFDE,
• Etablir les contrats à durée déterminée d’usage pour les intervenants,
• Etablir les conventions de formations (relations avec les OPCO).
• Gérer les relations clients (stagiaires, services comptables etc…),
• Assurer la relation clientèle : gestion des relations téléphoniques, courriels…
• Gérer les demandes de devis clients et des bons de commande clients et fournisseurs.

Gestion de la facturation

• Assurer le suivi budgétaire des engagements de dépenses, la facturation des clients stagiaires et le suivi de cette facturation en liaison avec le service comptabilité de CCI France,
• Traiter les notes de frais des intervenants et des prestataires,
• Rédiger les engagements de dépenses et leur suivi.

Cette description présente les principales responsabilités du poste ; elle n’est pas limitative.

Nous recherchons une personne motivée, disposant d’un Bac+2/3 en assistanat avec les qualités et compétences suivantes :

• Attrait pour le domaine de la formation, avec 2 à 3 années d'expérience à un poste similaire.
• Bonne expression orale et écrite, aisance dans l’utilisation des outils informatiques (logiciels divers et suite Office).
• Organisé(e), efficace, polyvalent(e), méthodique et autonome, vous êtes reconnu(e) pour votre sérieux, votre rigueur et votre sens de l'écoute et votre esprit d'équipe.
• Connaissances de base en matière comptable.

Poste accessible aux personnes en situation de handicap.

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