Chargé(e) d'évènements et associations "Student Life"

HEC Paris; Jouy-en-Josas; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

HEC Paris recherche un(e) Chargé(e) de suivi évènementiel et associatif pour améliorer l'expérience étudiante. Vous serez en charge de l'accompagnement des clubs étudiants, de la gestion des évènements et du suivi administratif des projets.

Une formation Bac +3/5 et une bonne maîtrise du français et de l'anglais sont nécessaires. Vous travaillerez en étroite collaboration avec différents départements pour garantir le bon déroulement des évènements et l'encadrement des étudiants.

Un sens de l'organisation, de la réactivité et d'excellentes compétences relationnelles sont requis.

Qualifications

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Première expérience significative en gestion de projets ou évènementiel.
• Expérience dans l'enseignement supérieur ou la vie associative appréciée.

Responsabilités

• Accompagner les associations étudiantes dans leurs projets.
• Assurer le suivi des évènements étudiants.
• Gérer le budget et les subventions associatives.

Connaissances

Relationnel

Gestion de projet

Autonomie

Rigueur

Adaptabilité

Formation

Formation Bac +3/5 en gestion de projet, évènementiel, communication, administration ou équivalent

Outils

Pack Office

Airtable

Description du poste

La direction de la Vie Etudiante (Student Life) est au cœur de la mission éducative d'HEC et incarne la volonté de l'institution de proposer un parcours d'apprentissage global, alliant excellence académique, préparation professionnelle et développement personnel.

Vous travaillez sous la direction de la Responsable du Pôle Associatif et Evènementiel du « Clubs Life Office » et en étroite collaboration avec les différentes divisions du département.

Au sein du Clubs Life Office, le/la Chargé(e) de suivi évènementiel et associatif contribue à la qualité de l'expérience étudiante à travers l'accompagnement des associations étudiantes, le suivi des projets associatifs et l'encadrement des évènements organisés sur le campus.

Accompagnement et suivi des clubs étudiants

• Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des étudiants tout au long de leur vie associative dans le cadre de leurs projets et évènements.
• Accompagner les clubs étudiants tout au long de leur cycle de vie (création, renouvellement, dissolution) en lien avec HPSU, en veillant au respect des valeurs et règlement intérieur d'HEC Paris.
• Assurer le suivi administratif des clubs : création et mise à jour des dossiers, mise à jour du guide des clubs, outils, procédures et reporting d'activité.
• Organiser et planifier les pitchs des clubs (présentation des projets et bilans d'activité).
• Encadrer les campagnes étudiantes : Bureau des Élèves (BDE) et Junior Entreprise (JE).
• Contribuer, avec le responsable du pôle, à l'amélioration de l'expérience étudiante au travers de la vie associative.

Encadrement des évènements étudiants et gestion opérationnelle

• Assurer le suivi et la validation des évènements étudiants via les outils dédiés (notamment Airtable).
• Construire avec le responsable de pôle le planning évènementiel associatif et assurer son suivi.
• Veiller au respect du cadre réglementaire légal et des règles internes HEC Paris relatives aux évènements étudiants, notamment sur les sujets liés à l'alcool, aux drogues et autres substances illicites.
• Coordonner les échanges avec les différentes équipes parties prenantes pour garantir la bonne organisation des évènements (sécurité, communication, logistique…)
• Assurer une présence terrain et veiller au bon déroulement opérationnel des principaux évènements étudiants. Certains évènements peuvent nécessiter une présence en soirée. Les horaires de travail sont adaptés en fonction.
• Gérer les priorités opérationnelles quotidiennes liées à la vie des clubs.
• Participer à l'amélioration continue des process liés à la gestion des évènements, à l'encadrement des clubs et au suivi des projets associatifs.

Budget, prévention et coordination transversale

• Assurer le suivi des subventions associatives ainsi que du budget Croix Blanche en lien avec la Responsable du pôle.
• Arbitrer et suivre les demandes de subventions des associations étudiantes et contribuer à la définition des critères d'attribution.
• Être le relai des actions de prévention et contribuer à la diffusion des informations et dispositifs auprès des associations étudiantes.
• Coordonner et suivre certains évènements institutionnels et étudiants (Welcome Day, Journées Portes Ouvertes, forums, etc.).
• Être le point de contact du pôle associatif pour certains sujets de communication : intranet, emailing, site internet, réseaux sociaux et projets transverses.
• Travailler en transversalité avec les différents départements d'HEC Paris afin d'assurer un accompagnement adapté des projets étudiants.
• Contribuer à l'organisation et l'encadrement du Week-end d'Intégration (WEI).

Profil recherché

• Formation Bac +3/5 en gestion de projet, évènementiel, communication, administration ou équivalent.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Première expérience significative en gestion de projets, évènementiel ou accompagnement de publics jeunes/étudiants.
• Une expérience dans l’enseignement supérieur, la vie associative ou l’accompagnement étudiant serait appréciée.
• Une expérience dans un environnement international ou multiculturel constitue un plus.

Compétences et qualités personnelles

• Excellentes qualités relationnelles, sens de l’écoute et goût du travail en équipe.
• Réactivité, autonomie et sens du service.
• Sense de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Capacité à accompagner et encadrer des étudiants dans un environnement dynamique, capacité à gérer le stress, les situations sensibles et les conflits avec diplomatie.
• Aisance dans les environnements multiculturels et capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés.
• Bonne capacité de prise de parole en public et bonne expression écrite et orale.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Airtable ou équivalent).

HEC Paris promeut la diversité sous toutes ses formes. En tant qu'employeur inclusif, nous accueillons et considérons les candidatures exclusivement sur la base des compétences professionnelles.