Assistant/e de programme Bachelors Spécialisés F/H/X+

ESSEC Business School; Cergy; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

L’ESSEC Business School, campus de Cergy, recherche un(e) assistant(e) de programme pour soutenir la gestion des Bachelors spécialisés (AIDAMS, HEPTA et ACT). Vous serez rattaché(e) à la Directrice des Études et en lien avec les coordinatrices, pour assurer l’administration, la saisie dans Banner et le suivi des cours et jurys.

Profil: Bac+2/3, autonomie, organisation et rigueur, maîtrise du Pack Office et des outils internes (Gmail, Google Apps).

Qualifications

• Issue d’une formation type Bac+2/3.
• Idéalement expérience opérationnelle du processus académique et pédagogique.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office et outils internes).

Responsibilities

• Saisie de données et administration dans Banner; mise à jour des catalogues et codes cours; gestion des notes et bulletins.
• Gestion logistique des cours, examens et suivi des étudiants; organisation des jurys et responsabilités associées.
• Support organisationnel et amélioration des process; utilisation d’outils de gestion et automatisations.
• Collecte de données pour enquêtes officielles et dossiers d’accréditation.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Anglais (oral et écrit)

Maîtrise Pack Office

Education

Bac+2/3 ou équivalent

Tools

Banner ERP

Monday

Gemini

Google Apps

Job description

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Assistant/e de programme Bachelors Spécialisés F/H/X+.

Missions

Afin de soutenir la croissance des trois programmes post-bac spécialisés de l’ESSEC, nous recherchons un.e assistant.e de programme. Rattaché.e à la Directrice des Études et en étroite collaboration avec les coordinatrices de programmes des Bachelors AIDAMS, HEPTA et ACT, vous viendrez en soutien opérationnel sur la gestion administrative, la saisie/gestion de données dans nos systèmes d'information (Banner) et le suivi des cours, examens et jurys. Vous contribuerez à la mission de support à la pédagogie de la Direction des Etudes en vue d’offrir une expérience étudiante et enseignante de qualité.

• 1. Saisie de données et administration dans l'ERP (Banner) - Offres de cours et catalogues : Maintenance du catalogue de cours, mise à jour des codes cours et création/mise à jour des CRN - Gestion des notes et bulletins : Téléversement des notes dans Banner et édition des bulletins de notes - Gestion financière & Paie : Traitement des factures et suivi du paiement / de la paie des intervenants et professeurs
• 2. Logistique des cours, examens et suivi des étudiants - Suivi de la scolarité : Saisie et gestion des absences étudiants (sur Banner / Atman) - Support logistique : Traitement des demandes logistiques liées aux séances de cours et à la vie du programme (événements de rentrée, séminaires, ateliers etc) - Organisation des examens : Suivi logistique, lien avec les surveillants, transmission des consignes et demandes d'aménagements, préparation de la reprographie et découpage des listings
• 3. Préparation et suivi des jurys de fin d’année
• 4. Support organisationnel, outils & communication - Amélioration continue des process et supports de communication internes - Utilisation des outils de gestion (Monday, suite Gemini etc) : création d'automatisations - Contribution à la collecte de données pour les enquêtes officielles, dossiers d’accréditation et classements

Profil recherché

Issue d’une formation type Bac+2/3, vous possédez idéalement une expérience opérationnelle du processus académique et pédagogique. Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques comme le Pack Office et les outils internes (Gmail, Google Applications). Vous avez une bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit). L’entretien de recrutement des personnes sélectionnées sera conduit en français et en anglais. Organisé(e) et rigoureux(se), vous faîtes preuve d’une grande autonomie dans votre travail et savez gérer plusieurs dossiers et situations à la fois. Impliqué(e) et réactif(ve) face à l’urgence, vous avez d’excellentes qualités relationnelles, un réel sens de la diplomatie et des relations humaines notamment dans un contexte multiculturel.

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.

Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.