Chargé.e de Scolarité H/F/X

galileo; Bordeaux; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

L'Institut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité en CDD pour son campus de Bordeaux. Vous serez le premier interlocuteur administratif des étudiants et assurerez le suivi des données de scolarité, l'assiduité et l'organisation des cours et examens.

Sous la supervision du Responsable pédagogique, vous contribuerez à la traçabilité Qualiopi et veillerez à l'accueil et au suivi des étudiants tout au long de leur parcours, en assurant le respect des procédures et délais.

Responsibilities

• Suivi administratif des étudiants tout au long du parcours.
• Préparer et délivrer les attestations et relevés.
• Gérer l'archivage et le classement des documents.
• Répondre aux demandes et orienter vers les interlocuteurs.
• Élaborer et mettre à jour les emplois du temps.
• Suivre l’assiduité et prévenir les décrochages.

Job description

Envie d'accompagner les futurs talents des arts culinaires et de la pâtisserie ? Vous aimez accompagner les étudiants, coordonner des sujets variés et garantir une organisation fluide tout au long de leur parcours ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, professionnalisant et tourné vers la transmission des savoir-faire ?

L'Institut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD pour son campus de Bordeaux.

Institut Culinaire de France accompagne ses étudiants de l'admission à la certification au sein de formations exigeantes en arts culinaires et en pâtisserie.

Rattaché(e) au Responsable pédagogique, vous êtes le premier interlocuteur administratif des étudiants. Vous garantissez la fiabilité des données de scolarité, le suivi de l'assiduité, l'organisation logistique des cours et des examens, ainsi que la traçabilité nécessaire à la démarche qualité Qualiopi.

Vos missions

1. Assurer le suivi administratif des étudiants

• Accompagner administrativement les étudiants tout au long de leur parcours
• Préparer et délivrer les attestations de fin de scolarité, attestations de réussite, relevés de notes et autres documents liés à leur formation
• Assurer le classement et l'archivage des documents, notamment en amont des rentrées
• Répondre aux demandes administratives des étudiants et, si nécessaire, de leurs représentants légaux
• Procéder à l'envoi des cartes étudiantes

2. Accompagner les étudiants au quotidien

• Être l'interlocuteur privilégié des étudiants pour toutes les questions relatives à leur scolarité
• Répondre à leurs demandes par courriel, téléphone ou en présentiel
• Informer les étudiants sur les règles et les procédures de l'établissement
• Assurer le suivi des situations individuelles
• Orienter les étudiants vers les interlocuteurs adaptés selon leurs besoins

3. Suivre l'assiduité et prévenir les situations de décrochage

• Assurer le suivi quotidien des absences et des retards
• Contrôler les justificatifs transmis par les étudiants
• Enregistrer et actualiser les absences dans les outils de gestion
• Effectuer les relances nécessaires
• Préparer les éléments de suivi de l'assiduité
• Alerter le Responsable pédagogique en cas d'absences répétées ou de situation préoccupante
• Conduire, si nécessaire, des entretiens avec les étudiants et en assurer la traçabilité

4. Gérer les emplois du temps et coordonner les cours

• Élaborer les emplois du temps de l'année en collaboration avec le Responsable pédagogique et la Cheffe exécutive
• Mettre à jour les informations relatives aux cours, aux groupes et aux salles
• Saisir et actualiser les données dans TimeEdit et les outils de gestion de l'établissement
• Communiquer les modifications aux étudiants et aux intervenants
• Replanifier les cours en cas d'absence ou de demande de modification
• Recueillir les informations nécessaires au bon déroulement des enseignements
• Signaler au Responsable pédagogique les éventuelles difficultés rencontrées avec un intervenant

5. Participer à l'organisation des examens et des évaluations

• Participer à la préparation des calendriers d'examens et à l'organisation des épreuves
• Contrôler les listes des étudiants concernés
• Préparer et diffuser les convocations
• Transmettre les informations pratiques aux étudiants, intervenants et surveillants
• Assurer le suivi administratif des absences pendant les épreuves
• Collecter les notes et les résultats, puis relancer les intervenants si nécessaire
• Saisir ou contrôler les résultats et identifier les éventuelles anomalies
• Vous assurez également le suivi administratif et organisationnel des aménagements d'épreuves validés, notamment les tiers-temps, dans le respect de la confidentialité des informations communiquées.

6. Assurer le suivi administratif des stages

• Suivre les périodes de stage en lien avec le service Admissions
• Veiller à la saisie des informations dans le CRM
• Contrôler la conformité des informations relatives aux périodes en entreprise
• Suivre les dates de début et de fin de stage
• Vérifier la durée effectuée à partir des attestations transmises??}