CHARGÉ(E) DE PROJET LEARNING EXPEDITIONS

Hub Institute; Paris; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Hub Institute recherche un chargé de projet Learning Expeditions pour préparer, organiser et assurer le bon déroulement opérationnel des déplacements comme CES Las Vegas, NRF New York, ChangeNOW Paris, Hannover Messe et VivaTech.

Vous piloterez le cycle de vie du projet, du cadrage client au bilan, en lien avec l'équipe commerciale; vous assurez la coordination logistique, le suivi budgétaire et le relationnel client, avec mobilité internationale fréquente.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en école de commerce, ingénieurs, IEP ou université, spécialisation gestion de projet.
• 2 à 5 ans d'expérience en gestion de projet, idéal en agence événementielle ou cabinet de conseil.
• Anglais courant indispensable et une troisième langue appréciée.
• Disponibilité pour déplacements internationaux réguliers.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office, Google Workspace, Notion).
• Goût pour l'innovation et contact client.

Responsibilities

• Concevoir et produire les programmes des expéditions et rédiger les supports.
• Sourcing et analyse des startups et innovations pertinentes pour nos clients.
• Coordonner la logistique et le bon déroulement sur place.
• Réaliser le bilan et capitaliser sur les livrables réutilisables.
• Contribuer aux propositions commerciales et au dimensionnement financier.
• Veiller au respect des budgets et des délais.

Skills

Gestion de projet

Événementiel

Innovation

Anglais courant

Communication

Education

Bac +4/5

Tools

Pack Office

Google Workspace

Notion

CRM

Asana

Job description

Au sein de la société HUB INSTITUTE, le/la chargé(e) de projet Learning Expeditions prend en charge la préparation, l’organisation et le bon déroulement opérationnel des Learning Expeditions : CES Las Vegas, NRF New York, InCyber Lille, ChangeNOW Paris, Hannover Messe, VivaTech, NRF Singapour, Gitex Dubaï et autres salons pertinents.

Il/elle intervient sur l’ensemble du cycle de vie des projets - cadrage du besoin client, construction du programme, coordination logistique, animation sur place et bilan - en appui de sa responsable hiérarchique, qui conserve la responsabilité commerciale et budgétaire de l’activité.

Conception et production des programmes

• Réaliser le sourcing et l’analyse des startups et innovations présentes sur les événements ou dans les villes concernées, afin de sélectionner les plus pertinentes pour nos clients.
• Recueillir et formaliser les briefs et problématiques clients en amont des Learning Expeditions, en lien avec les équipes commerciales, pour garantir une compréhension claire des besoins de chaque client.
• Construire le programme détaillé de chaque expédition (agenda, visites, intervenants, temps de restitution) et rédiger les supports associés.
• Présenter les innovations sélectionnées aux clients et contribuer à l’animation des groupes sur place, en mettant en évidence leur pertinence pour leur secteur.
• Contribuer à l’animation du réseau d’experts mobilisables pour accompagner nos clients, ainsi que des partenaires locaux nécessaires aux destinations spécifiques ou complexes (Corée du Sud, Amsterdam, Singapour…).
• Participer à la conception et à l’organisation de formats complémentaires : concours de startups, bootcamps d’accélération.

Coordination logistique et opérationnelle

• Assurer la coordination logistique complète avant, pendant et après les événements (accréditations, transports, hébergements, rendez-vous, prestataires) pour garantir une expérience sans faille.
• Piloter le rétroplanning de chaque expédition, suivre les jalons et alerter en cas de risque sur les délais, la qualité ou les coûts.
• Assurer le suivi administratif des projets : commandes, contrats prestataires, suivi des dépenses et respect du budget alloué.
• Coordonner les intervenants ponctuels mobilisés sur les expéditions (freelances, guides, experts, prestataires locaux).
• Réaliser le bilan de chaque expédition (satisfaction client, retours d’expérience, axes d’amélioration) et capitaliser sur les livrables réutilisables.

Appui à la commercialisation

• Contribuer à la construction des propositions commerciales et des chiffrages, sous la supervision de sa responsable hiérarchique.
• Collaborer étroitement avec les équipes internes (marketing, communication, commerce) pour préparer les campagnes de communication et mobiliser les ressources nécessaires.
• Contribuer à l’atteinte des objectifs commerciaux et de marge de l’activité Learning Expeditions, par la qualité et la maîtrise des coûts des programmes livrés.
• Participer à la veille et aux études d’opportunité sur de nouveaux salons et de nouvelles destinations.

• Formation : Formation supérieure (Bac +4/5) : école de commerce, école d’ingénieurs, IEP ou université, avec une spécialisation en gestion de projet, événementiel, innovation ou marketing.
• Expérience : 2 à 5 ans d’expérience en gestion de projet, idéalement acquise en agence événementielle, en cabinet de conseil, dans un écosystème d’innovation (accélérateur, incubateur, startup) ou au sein d’une direction innovation. Une première expérience de projets à dimension internationale est un vrai plus.
• Langues : Anglais courant indispensable (écrit et oral) : les expéditions se déroulent majoritairement à l’international. Une troisième langue est appréciée.
• Mobilité : Disponibilité pour des déplacements internationaux fréquents (États-Unis, Asie, Moyen-Orient, Europe), y compris sur des périodes denses de plusieurs jours ; passeport en cours de validité.
• Outils : Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Google Workspace, Notion ou équivalent) ; l’usage d’un CRM et d’outils de gestion de projet (Asana ou équivalent) est un plus.
• État d’esprit : Intérêt sincère pour l’innovation, les technologies émergentes et la transformation des organisations ; goût pour le contact client et le travail en équipe.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

• Solides compétences en gestion de projet : planification, coordination d’acteurs multiples, respect des délais et des budgets.
• Bonne compréhension de l’écosystème digital et de la transformation numérique, ainsi qu’un intérêt marqué pour l’innovation.
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs projets en parallèle, y compris en période de forte activité.
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives, tout en maintenant un haut niveau de précision et d’efficacité.
• Excellentes compétences en communication, écrites et orales, et aisance à l’oral devant un groupe de dirigeants.
• Sens du service client, diplomatie et capacité à gérer les imprévus avec sang-froid.
• Curiosité intellectuelle et capacité à rester constamment informé(e) des dernières tendances et innovations dans divers secteurs.