Chargé(e) de Mission Direction Générale

ESDES Lyon Business School; Lyon; Hybride; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

Esdes Lyon Business School recherche un/une assistant(e) de direction pour appuyer le directeur général et le doyen de la faculté d’économie et de gestion. Vous structurer et fluidifieront les relations internes et externes, piloterez les réunions et l’agenda, et préparerez des documents clés en FR et EN.

Ce poste basé à Lyon exige une gestion proactive d’un agenda complexe, des déplacements internationaux et une rigueur irréprochable.

Qualifications

• Minimum 5 ans d’expérience sur une fonction similaire (enseignements supérieurs privés idéalement).
• Anglais courant (C1 minimum) indispensable, à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise parfaite du Pack Office et outils de planification. Excellente orthographe et rédaction.

Responsabilités

• Planifier, organiser et piloter les réunions des instances décisionnelles en français ou en anglais.
• Rédiger convocations, ordres du jour et comptes rendus de décision.
• Gérer l’agenda du DG et doyen, arbitrer les demandes et organiser les déplacements.
• Assurer l’accueil et l’interface avec les parties prenantes internes/externes.
• Préparer et mettre en forme documents clés (courriers, notes, présentations) en FR et EN.
• Veiller à la conformité et au classement des actes réglementaires.
• Gérer les notes de frais et le suivi budgétaire de la direction générale.
• Réaliser les tâches administratives courantes et suivre les congés.

Connaissances

Anglais courant

Maîtrise IA

Rigueur

Gestion du stress

Formation

BTS SAM

Licence pro ou équivalent

Bac+2 à Bac+5

Outils

Pack Office

Outils IA

Description du poste

Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur général de l’Esdes Business School et doyen de la faculté d’économie et de gestion de l’UCly, vous assistez ce dernier dans la gestion de ses activités quotidiennes et le pilotage stratégique de l’Esdes et de la faculté. Véritable pivot opérationnel, vous structurez et fluidifiez les relations internes avec l’ensemble des directions propres à la faculté /l’Esdes (académique, recherche, entreprises, développement), les directions centrales de l’UCLy et externes avec les partenaires institutionnels et internationaux.

Assistanat de direction et gestion opérationnelle de l’écosystème de la direction générale

• Planifier, organiser et piloter les réunions des instances majeures décisionnelles de l’Esdes (Comités exécutifs, comités managériaux, IAB … ) se déroulant en français ou en anglais.
• Rédactions, convocations, ordres du jour, et formalisation des comptes-rendus / synthèses de décision.
• Piloter l’agenda et les priorités du directeur Général et doyen : Gestion proactive d’un agenda complexe et mouvant, arbitrage des demandes de rendez-vous en fonction des urgences et des priorités de l’Esdes et de la faculté d’économie et de gestion et gestion de la boite mail du directeur général.
• Le/ La chargé(e) de mission générale assistera le directeur adjoint de l’Esdes Business School dans la gestion de son agenda.
• Être l’interface de haut niveau entre le directeur général de l’Esdes / doyen et les différentes parties prenantes : Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (membres du Conseil d’Administration, présidents d’entreprises partenaires, directeurs de campus, diplomates, institutionnels),
• Organiser les déplacements du directeur général de l’Esdes / doyen : planification complète des voyages en France et à l’international (réservations de vols, hôtels, visas, transferts) et élaboration de feuilles de route détaillées,
• Préparer, rédiger et mettre en forme des documents clés du directeur général / doyen : rédaction de courriers officiels, comptes rendus de réunions confidentielles, notes de cadrage / préparation des rendez-vous importants et création de supports de présentation PowerPoint / Word d’une qualité visuelle irréprochable (en français et en anglais),
• Garantir la conformité et le classement des actes réglementaires et juridiques de l’établissement.

Suivi budgétaire, comptable et administratif

• Gérer les notes de frais du directeur général / doyen : Collecte, vérification, codification et saisie des notes de frais du Directeur Général et directeur adjoint de l’Esdes ; suivi de leur remboursement auprès du service comptable; valider les notes de frais des principaux collaborateurs du Directeur Général, dans le respect des règles édictées,
• Piloter le suivi des budgets de la Direction Générale : Traitement, suivi et relance des factures fournisseurs, gestion des bons de commande et participation au suivi du budget annuel de la Direction Générale,
• Réaliser les tâches d’administration courante : Gestion des abonnements, des fournitures spécifiques de la Direction et archivage numérique et physique des documents légaux ou stratégiques, Renseignement des tableaux de bord (de suivi), indicateurs des activités du service à partir des données collectées,
• Contribuer activement au pilotage et à la validation des congés.
• Assurer le suivi des dossiers transverses et stratégiques : Centralisation des informations provenant des différentes directions de l’Esdes / de la faculté ainsi que des directions centrales, relance des équipes pour garantir le respect des échéances fixées par le Directeur Général / Doyen, et préparation de notes pour la prise de décision,
• Organiser et coordonner les événements internes initiés par la Direction Générale (Point Info, Meet the Dean, séminaires stratégiques, petits-déjeuners et déjeuners mensuels avec les équipes, moments de convivialité Esdes …),
• Piloter et réaliser des projets pour le compte de la direction générale (illustration: pilotage des activités de la traductrice de l’école, newsletter,).

Le poste est basé à Lyon avec des déplacements très ponctuels. Fortes amplitudes horaires à certains moments de l’année (remise de dossiers d’accréditations, concours)

• Minimum 5 ans d’expérience sur une fonction similaire, idéalement au sein d’un établissement d’enseignement supérieur privé,
• Langues : Anglais courant (C1 minimum) indispensable, à l’écrit comme à l’oral, pour interagir avec nos partenaires internationaux,
• Compétences techniques : Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams) et des outils de planification partagés. Capacité à utiliser les principaux outils IA. Excellente qualité rédactionnelle et orthographe irréprochable,

Qualités professionnelles : Discrétion absolue et sens de la confidentialité, rigueur, excellente gestion du stress et des priorités, posture professionnelle et sens du service, esprit entrepreneurial, Engagement et assiduité, et être à l’aise avec les environnements matricielles et complexes.

Formation : Bac+2 à Bac+5 (type BTS SAM, Licence Pro, ou parcours universitaire équivalent).