Chargé(e) de Mission Direction Générale

Université Catholique de Lyon; Lyon; Hybride; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université Catholique de Lyon, Esdes Business School, recherche un(e) assistant(e) de direction pour épauler le directeur général et le doyen de la faculté d’économie et de gestion. Vous structurez les relations internes et externes et assurez le pilotage opérationnel de l’écosystème Esdes et de la faculté.

Basé à Lyon, ce poste exige une gestion proactive d’un agenda complexe, la rédaction de documents confidentiels et l’organisation de déplacements nationaux et internationaux, en

Qualifications

• Expérience d’au moins 5 ans dans une fonction similaire.
• Anglais courant (C1) indispensable.
• Maîtrise du Pack Office et des outils IA.
• Excellente qualité rédactionnelle et orthographe irréprochable.

Responsabilités

• Planifier, organiser et piloter les réunions des instances décisionnelles (français/anglais).
• Rédiger convocations, ordres du jour et comptes rendus/synthèses de décision.
• Gérer l’agenda du directeur général et doyen et arbitrer les demandes.
• Assurer l’accueil des interlocuteurs et coordonner les déplacements (France et international).
• Préparer, rédiger et mettre en forme les documents clés et supports (FR/EN).
• Garantir la conformité et le classement des documents administratifs et juridiques.
• Suivre le budget, les notes de frais et les tâches d’administration courante.
• Organiser et coordonner événements internes et piloter des projets du service.

Connaissances

Anglais courant

Maîtrise Pack Office

Outils IA

Rédaction irréprochable

Formation

Bac+2 à Bac+5 (SAM/Licence pro/équivalent)

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Description du poste

Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur général de l’Esdes Business School et doyen de la faculté d’économie et de gestion de l’UCly, vous assistez ce dernier dans la gestion de ses activités quotidiennes et le pilotage stratégique de l’Esdes et de la faculté. Véritable pivot opérationnel, vous structurez et fluidifiez les relations internes avec l’ensemble des directions propres à la faculté /l’Esdes (académique, recherche, entreprises, développement), les directions centrales de l’UCLy et externes avec les partenaires institutionnels et internationaux.

Assistanat de direction et gestion opérationnelle de l’écosystème de la direction générale

• Planifier, organiser et piloter les réunions des instances majeures décisionnelles de l’Esdes (Comités exécutifs, comités managériaux, IAB … ) se déroulant en français ou en anglais,
  • Rédactions, convocations, ordres du jour, et formalisation des comptes-rendus / synthèses de décision.
• Piloter l’agenda et les priorités du directeur Général et doyen : Gestion proactive d’un agenda complexe et mouvant, arbitrage des demandes de rendez‑vous en fonction des urgences et des priorités de l’Esdes et de la faculté d’économie et de gestion et gestion de la boite mail du directeur général,
  • Le/ La chargé(e) de mission générale assistera le directeur adjoint de l’Esdes Business School dans la gestion de son agenda.
• Être l’interface de haut niveau entre le directeur général de l’Esdes / doyen et les différentes parties prenantes : Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (membres du Conseil d’Administration, présidents d’entreprises partenaires, directeurs de campus, diplomates, institutionnels),
• Organiser les déplacements du directeur général de l’Esdes / doyen : planification complète des voyages en France et à l’international (réservations de vols, hôtels, visas, transferts) et élaboration de feuilles de route détaillées,
• Préparer, rédiger et mettre en forme des documents clés du directeur général / doyen : rédaction de courriers officiels, comptes rendus de réunions confidentielles, notes de cadrage / préparation des rendez‑vous importants et création de supports de présentation PowerPoint / Word d’une qualité visuelle irréprochable (en français et en anglais),
• Garantir la conformité et le classement des actes réglementaires et juridiques de l’établissement.

Suivi budgétaire, comptable et administratif

• Gérer les notes de frais du directeur général / doyen : Collecte, vérification, codification et saisie des notes de frais du Directeur Général et directeur adjoint de l’Esdes ; suivi de leur remboursement auprès du service comptable; valider les notes de frais des principaux collaborateurs du Directeur Général, dans le respect des règles édictées,
• Piloter le suivi des budgets de la Direction Générale : Traitement, suivi et relance des factures fournisseurs, gestion des bons de commande et participation au suivi du budget annuel de la Direction Générale,
• Réaliser les tâches d’administration courante : Gestion des abonnements, des fournitures spécifiques de la Direction et archivage numérique et physique des documents légaux ou stratégiques, Renseignement des tableaux de bord (de suivi), indicateurs des activités du service à partir des données collectées,
• Contribuer activement au pilotage et à la validation des congés.
• Assurer le suivi des dossiers transverses et stratégiques : Centralisation des informations provenant des différentes directions de l’Esdes / de la faculté ainsi que des directions centrales, relance des équipes pour garantir le respect des échéances fixées par le Directeur Général / Doyen, et préparation de notes pour la prise de décision,
• Organiser et coordonner les événements internes initiés par la Direction Générale (Point Info, Meet the Dean, séminaires stratégiques, petits-déjeuners et déjeuners mensuels avec les équipes, moments de convivialité Esdes …),
• Piloter et réaliser des projets pour le compte de la direction générale (illustration: pilotage des activités de la traductrice de l’école, newsletter,).

Le poste est basé à Lyon avec des déplacements très ponctuels. Fortes amplitudes horaires à certains moments de l’année (remise de dossiers d’accréditations, concours)

• Minimum 5 ans d’expérience sur une fonction similaire, idéalement au sein d’un établissement d’enseignement supérieur privé,
• Langues : Anglais courant (C1 minimum) indispensable, à l’écrit comme à l’oral, pour interagir avec nos partenaires internationaux,
• Compétences techniques : Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams) et des outils de planification partagés. Capacité à utiliser les principaux outils IA. Excellente qualité rédactionnelle et orthographe irréprochable,

Qualités professionnelles : Discrétion absolue et sens de la confidentialité, rigueur, excellente gestion du stress et des priorités, posture professionnelle et sens du service, esprit entrepreneurial, Engagement et assiduité, et être à l’aise avec les environnements matricielles et complexes.

Formation : Bac+2 à Bac+5 (type BTS SAM, Licence Pro, ou parcours universitaire équivalent).