Chargé.e de gestion administrative - CDI (H/F)

ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DES MINES ALB; Albi; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

ÉCOLE NATIONALE SUPÉRIEURE DES MINES ALBI recherche un Chargé.e de gestion administrative en CDI pour assurer les missions administratives du Pôle Formation en Entreprise.

Vous assurerez le suivi des stages, des masters et des alternants, gérerez les conventions et veillerez à la conformité administrative tout au long de l'année.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac+2 administratif minimum.
• 2 ans d'expérience dans une structure d'enseignement.
• Maîtrise des outils de gestion administrative et bureautique.

Responsabilités

• Gérer les activités administratives liées aux stages et Masters.
• Éditer les conventions de stage et vérifier la conformité des dossiers.
• Gérer les dossiers des alternants et la relation avec MidiSup.

Connaissances

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rdv

Mettre à jour un dossier, une base de

Formation

Bac+2 administratif

Description du poste

Chargé.e de gestion administrative - CDI (H/F)

Chargé.e de gestion administrative - CDI (H/F) 81 - ALBI

Offre n° 213MKCZ
Chargé.e de gestion administrative - CDI (H/F)

Au sein du Pôle Formation en Entreprise, composée d'une Responsable de Pôle et de 3 agents, vous assurerez les missions suivantes en binôme avec l'autre Chargé(e) de Gestion Administrative du Pôle :1. Gérer les activités administratives en lien avec les stages et les Masters (Novembre à Mai)a. Maintenir à jour les pages Campus liées aux formalités administratives pour les stagesb. Faire de la veille réglementaire liée aux stagesc. Informer sur et orienter les élèves dans leur recherche de staged. Mettre en place les outils de recherche de stagee. Editer les conventions de stage et veiller à ce que tout élève soit administrativement en règle avant de partir en stagef. Gérer le pic d'activités de Décembre à Avril avec de multiples interactions dans l'urgence avec les élèves et les entreprisesg. Recueillir les fiches « attestation d'arrivée en stage » et « fiche bilan »h. Centraliser les offres de stage et les mettre à disposition des élèvesi. Être le contact privilégié des entreprises pour l'aspect administratif des stages2. Gérer des dossiers administratifs des alternants en relation avec MidiSup pour l'élaboration des contrats d'alternance IFI E 3 (Avril et Septembre)a. Gérer le processus Iterop dédiéb. Assurer la relation avec MidiSupc. Faire valider les fiches missions des élèves en IFI E 3 par les Responsables d'Optiond. Renseigner les tuteurs pédagogiques sur les livrets LEAe. Être le contact privilégié des entreprises pour l'aspect administratif de l'alternancef. Suivi des livrables tout au long de l'année pour les alternants3. Organiser les visites médicales des élèves en situation de handicap et des étudiants internationaux4. Assurer le suivi des Quitus internationaux5. Assurer le suivi des Quitus entreprises pour les IFIE6. Gérer les suppléments au diplôme pour les IFI A7. Apporter un support logistique pour l'organisation du Forum des entreprises, de la journée partenaires et plus généralement des évènements liés au pôle formation entreprisePROFIL RECHERCHE :- Vous êtes titulaire d'un Bac+2 administratif minimum avec 2 ans d'expérience dans une structure d'enseignement.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 38H30/semaineTravail en journée
Salaire

• La rémunération est fixée selon le profil du candidat (métier, âge, filière d'emploi, durée de garantie salariale), en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l'Institut Mines Télécom

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur