Chargé(e) de coordination du Site du Logis et Formation

Adsea77; Saint-Germain-Laxis; On-site; EUR 25,000 - 40,000; Full time

Job summary

ADSEA 77 recrute un(e) professionnel(le) polyvalent(e) pour assurer la coordination administrative du Site du Logis, gestion des locations et des partenariats, et soutenir le développement du Pôle Formation interne.

Sous la responsabilité de la Directrice du pôle Formation interne et du Site du Logis, vous aurez une mission polyvalente, axée sur l’appui administratif, le suivi des procédures et la relation avec les partenaires et prestataires.

Qualifications

• Rigueur et sens de l’organisation pour suivre plusieurs dossiers et échéances
• Aisance relationnelle et travail en transversalité avec partenaires et équipes
• Autonomie et réactivité dans un contexte de coordination administrative
• Connaissance des outils bureautiques et du suivi administratif des formations

Responsibilities

• Contribuer au fonctionnement et à la coordination du Site du Logis, en lien avec la direction et les services.
• Gérer les locations, les partenariats et la facturation associée.
• Assurer le suivi administratif des actions de formation et les dossiers OPCO/Qualiopi.
• Appuyer la direction du pôle formation interne et assurer le reporting/indicateurs.
• Préparer les éléments de synthèse et tableaux de bord pour le pilotage du site.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Réactivité

Anticipation

Relationnel

Bureautique

Tools

OPCO

Qualiopi

Job description

L’Association Départementale de Sauvegarde de l’Enfance et de l’Adolescence, ADSEA 77, est un acteur majeur et leader sur le département de la Seine-et-Marne. Cette association loi 1901, née en 1944, reconnue d’utilité publique depuis 1971, est composée de 21 établissements et services, elle emploie 850 salariés qui interviennent sur l’ensemble du département. Elle œuvre dans les champs de la protection de l’enfance (hébergement, milieu ouvert, protection judiciaire de la jeunesse), l’éducation, la formation, l’insertion, le handicap et accompagne plus de 6.000 bénéficiaires chaque année.

L’ADSEA 77 recherche un(e) professionnel(le) polyvalent(e) pour contribuer en priorité au fonctionnement administratif et à la coordination du Site du Logis, site associatif multi activités, et accompagner le développement du Pôle Formation interne. Sous la responsabilité de la Directrice du pôle Formation interne et du Site du Logis, la fonction associe coordination administrative du site, gestion des locations et partenariats, suivi des activités et gestion administrative de la formation.

Missions Principales

Fonctionnement et coordination du Site du Logis

• Contribuer au fonctionnement quotidien du Site du Logis en assurant le lien entre la direction, les services présents sur site, les services généraux, les fonctions support, les prestataires et les partenaires.
• Centraliser et suivre les demandes liées aux locaux, aux espaces communs et aux activités du site, en veillant à leur transmission, leur traçabilité et leur suivi.
• Tenir à jour les outils de suivi des activités, échéances et dossiers nécessaires au pilotage administratif du site.
• Assurer le lien administratif et organisationnel avec les agents des services généraux pour préparer les activités, réunions, formations et événements accueillis sur le site.
• Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers transversaux du site, en lien avec la Directrice de pôle et les interlocuteurs concernés.

Locations, partenariats et valorisation des espaces du Site du Logis

• Gérer les demandes de réservation et le planning des salles et espaces du site.
• Préparer et suivre les devis, conventions et éléments nécessaires à la facturation des mises à disposition.
• Assurer le lien avec les partenaires, utilisateurs et clients du site et leur transmettre les informations pratiques nécessaires.
• Coordonner les besoins logistiques avec les équipes d’entretien, technique et restauration, selon les prestations prévues.
• Suivre les données d’occupation et d’activité des locations et contribuer à la valorisation des espaces ainsi qu’à l’organisation des manifestations et événements accueillis sur le site.

Formation interne

• Assurer le suivi administratif des actions de formation : inscriptions, conventions, convocations, émargements, attestations et évaluations.
• Constituer, saisir et suivre les dossiers de prise en charge auprès de l’OPCO, jusqu’à leur clôture en lien avec la direction.
• Assurer le suivi administratif et documentaire lié à la certification Qualiopi et contribuer à la préparation des audits.
• Organiser les sessions en lien avec les formateurs, les salariés et les établissements et suivre les reports, annulations et échéances.
• Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation et au suivi financier des actions de formation.
• Participer aux commissions Formation aux côtés de la Directrice de Pôle et contribuer à leur préparation.
• Contribuer à la consolidation et au suivi des Plans de développement des compétences, en lien avec le service RH et les établissements.
• Produire et mettre à jour les tableaux de bord nécessaires au suivi des actions de formation.
• Participer à l’élaboration du bilan annuel de la formation et à la préparation des éléments de synthèse transmis au service RH pour présentation au CSE.

Appui transversal à la direction de pôle

• Assurer le suivi administratif des dossiers, échéances et tableaux de bord.
• Centraliser et transmettre les informations nécessaires aux différents interlocuteurs.
• Contribuer à la fluidité du fonctionnement du Site du Logis et du Pôle Formation interne.
• Assurer, en l’absence de la Directrice, le suivi des activités courantes déjà engagées, dans le respect des procédures et délégations définies.
• Préparer les éléments de synthèse, indicateurs et tableaux de bord nécessaires au pilotage du Site du Logis et du Pôle Formation interne.

Profil recherché

Vous disposez d’une expérience administrative polyvalente et êtes à l’aise dans la gestion simultanée de plusieurs dossiers, échéances et interlocuteurs.

• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité.
• Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation.
• Aisance relationnelle, sens du service et capacité à travailler en transversalité. Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de suivi.
• Une expérience en coordination administrative d’un site ou d’un service, gestion de conventions et de facturation, relation partenaires et/ou formation professionnelle (OPCO, Qualiopi) serait particulièrement appréciée.

Conditions

• Rémunération annuelle entre 25k€ et 40k€ selon profil
• Congés trimestriels : 9 jours répartis sur trois trimestres
• Mutuelle : prise en charge à 50% par l’employeur
• Avantages CSE (loisirs, vacances, culture…)
• Prise de fonction : idéalement le 16/11/26