Chargé(e) d'administration des ventes

Hupso; Lyon; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

hupso, organisme de formation basé à Lyon, recherche un(e) chargé(e) d’administration des ventes pour piloter le cycle complet des ventes et garantir l’encaissement des financements.

Vous gèrerez les contrôles, les dossiers de financement et la facturation, tout en améliorant les processus avec l’IA et en collaborant avec le RAF et l’équipe Finance. Expérience en administration des ventes ou comptabilité requise et maîtrise avancée d’Excel.

Qualifications

• Première expérience en administration des ventes ou comptabilité.
• Très bon niveau sur Excel (TCD, recherches V/X, formules conditionnelles).
• Appétence et volonté d’intégrer les outils d’IA dans le quotidien.
• Rigueur et organisation; tout doit être carré et documenté.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à travailler en équipe.

Responsibilities

• Contrôle mensuel des ventes et vérification des conditions de financement.
• Gestion des dossiers de financement (OPCO et autres financeurs).
• Saisie et transmission des factures financeurs (CPF, Opco, Tpro, France travail).
• Relances impayés selon les échéanciers et suivi des paiements.
• Gestion de la relation avec les financeurs et point de contact administratif/financier.
• Accompagnement du RAF dans l’optimisation et le développement de la BU Finance.

Skills

Rigueur et organisation

Esprit d'équipe

Gestion multitâche

Résilience

Aptitude à l'analyse et fiabilisation

Tools

Excel

Pennylane

Job description

Qui on est ?

Bienvenue chezhupso, un organisme de formation qui accompagne chaque année plus de3 000 apprenantset plus de300 entreprises.

Nous sommes 70 collaborateurs, une équipe passionnée et en pleine croissance, avec un objectif clair : former aux métiers de demain grâce à des parcours innovants et un accompagnement au top.

Pour soutenir cette ambition, nous cherchons notre futur(e)chargé(e) d’administration des ventes.

Ton rôle : tu seras le ou la garant(e) de l’ensemble du cycle de vie d’une transaction, depuis la signature des contrats apprenants jusqu’à l’encaissement des financements. Ton rôle est clé : assurer le bon encaissement de nos ventes, en maîtrisant chaque étape – vérification des ventes, facturation, suivi des paiements, relances impayés, etc.

Ton manageur direct est Dan Jeannin (RAF). Tu travailleras en binôme avec une autre chargée d’administration des ventes (Anabelle).

Missions

• Contrôle mensuel des ventes valides (vérifier les critères des ventes valides & conditions de financement)

• Contrôle des dossiers de financement (OPCO et autres financeurs)

• Automatiser et intégrer l’IA dans le maximum de processus métiers.

• Saisie et transmission des factures financeurs (CPF, Opco, Tpro, France travail)

• Relances impayés financeurs en fonction des échéanciers

• Gestion de la relation hupso/financeurs et être le point de contact principal pour toutes les demandes administratives ou financières des financeurs.

• Accompagner le RAF dans l’optimisation et le développement de la BU Finance

Tu es rigoureux(se), méthodique, et tu aimes quand les choses sont bien faites. Les chiffres ne te font pas peur, mais ce qui t’anime, c’est d’organiser, fiabiliser, et fluidifier. Pour ça, on attend de toi :Une première expérience réussie en administration des ventes ou comptabilité : tu sais gérer des volumes importants d’infos, suivre des process précis, et tenir les délais.Un très bon niveau sur Excel : TCD, recherches V/X, formules conditionnelles… Tu travailles facilement avec des bases de données, tu sais les structurer pour faciliter ton travail.Une réelle appétence et volontée d’intégrer les outils d’IA dans ton quotidien. C’est un pré-requis chez hupso.Un sens aigu de la rigueur et de l’organisation : tu ne laisses rien passer, et tu aimes quand tout est carré.Une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle : tu es à l’aise dans un environnement où les demandes peuvent venir de l’interne comme de l’externe.De la résilience : face aux imprévus ou aux contraintes administratives, tu sais rester calme, chercher des solutions, et avancer.Un esprit d’équipe : tu joues collectif, tu fais circuler l’info, et tu es toujours partant(e) pour améliorer nos méthodes.Ce serait un plus si :Tu connais Pennylane, ou tu aimes tester de nouveaux outils SaaS.Tu as déjà évolué dans une startup ou PME en croissance rapide.Tu as une sensibilité pour les sujets macro-éco, la formation pro, ou les financements publics (OPCO, CPF…).Et surtout, tu te reconnais dans nos valeurs :Acceptation : tu respectes chacun, tel qu’il est.Apprentissage : tu avances en te formant et en écoutant les feedbacks.Ambition long-terme : tu vises loin et tu sais prioriser pour construire durablement.Excellence : tu aimes te dépasser et améliorer ce qui peut l’être.Cohésion : tu joues collectif et tu fais circuler l’info pour avancer ensemble.