Chargé·e d'Accueil et des Hébergements H/F

Aurillac-Emplois; Aurillac; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

ÉCLAT recrute un(e) employé(e) polyvalent(e) pour assurer l'accueil, la logistique et l'hébergement des équipes durant les résidences et le Festival d'Aurillac.

Vous coordonnerez l'hébergement, les repas, les transports, les réceptions et veillerez au bon déroulement des accueils artistiques et techniques, avec 1 an d'expérience souhaité.

Qualifications

• Expérience d'au moins 1 an sur un poste similaire.
• Accueil, orientation et renseignement du public.
• Souhait d'un métier dans les arts du spectacle vivant.
• Anglais souhaité.
• Permis B exigé.
• Qualités professionnelles: esprit d'équipe, curiosité et rigueur.

Responsabilités

• Suivi des hébergements et de la logistique des équipes artistiques et techniques.
• Gestion des hébergements et états des lieux des logements.
• Organisation des réceptions et des conférences de presse.
• Planification et coordination des besoins logistiques pendant les résidences et le festival.
• Relation avec les partenaires et établissements locaux.
• Recrutement et encadrement du personnel dédié à l'accueil des équipes.
• Organisation et suivi des hébergements et du linge pour le séjour.

Connaissances

Accueillir

Orienter

Renseigner le public

Identifier et traiter les demandes

Esprit d'équipe

Curiosité et ouverture d'esprit

Rigueur et précision

Anglais souhaité

Formation

Employéqualifié

Description du poste

Le poste est en lien direct avec l'ensemble de l'équipe d'ÉCLAT (10 permanent-es et une vingtaine de chargé-es de mission au cours d'une saison) et sous la responsabilité de la directrice adjointe.

MISSIONS CONCIERGERIE

• suivi de la maintenance courante des bâtiments et locaux
• en lien avec les services de la Ville
• Gestion des plannings d'entretien des différents sites et suivi du personnel chargé du ménage
• Gestion du calendrier annuel des hébergements au Domaine de Tronquières (lieu d'hébergement dont ÉCLAT assure la gestion) et suivi des demandes extérieures
• Préparation des locaux
• commande du linge
• suivi des refacturations

ACCUEILS EN RÉSIDENCE ET PROJETS SPÉCIFIQUES

• Organisation logistique de l'accueil des équipes artistiques : hébergements, restauration, repas, petits-déjeuners, véhicules, linge, etc
• Rédaction et envoi des feuilles de route
• Installation des équipes et suivi de leurs besoins pendant leur séjour

HÉBERGEMENTS DES COLLABORATEUR-RICES

• Gestion des hébergements des régisseur-euses, personnels administratifs et autres collaborateur-rices accueilli-es par ÉCLAT au cours de l'année
• Organisation et suivi des réservations, préparation des logements, états des lieux, linge et besoins liés au séjour

FESTIVAL D'AURILLAC

• Organisation des hébergements des équipes techniques et administratives temporaires d'ÉCLAT : logements, états des lieux, préparation et accueil
• Organisation des hébergements des équipes artistiques et techniques accueillies pendant le Festival
• Relations avec les établissements mettant leurs locaux à disposition
• Recrutement et encadrement du personnel dédié à l'accueil des équipes
• Organisation et suivi de la préparation, du fonctionnement et de la restitution des hébergements
• Gestion des locations de matériel, achats et réassorts nécessaires aux hébergements
• Planification du ménage des locaux et espaces occupés pour les besoins du Festival

RÉCEPTIONS

• Gestion et organisation des réceptions diverses : conférences de presse, pots officiels, temps conviviaux, etc.
• Suivi des invitations, commandes et mise en place

VIE GÉNÉRALE DE LA STRUCTURE

• Participation à la vie générale et au fonctionnement quotidien de l'association

Qualifications

• Experience: 1 An(s) - Sur même type de poste
• Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public, Identifier, traiter une demande client, Intérêt pour le spectacle vivant et la création
• Langues: Anglais souhaité
• Permis: B - Véhicule léger exigé
• Qualification: Employé qualifié
• Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant
• Liste des qualités professionnelles: Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
• Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.