Chargé(e) administratif(ve) – Organisme de formation sécurité (H/F)

BATIBIG; Villebon-sur-Yvette; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

RCB Formation recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour prendre en charge le volet administratif des formations. Vous travaillerez en autonomie et en lien direct avec le directeur de l’organisme, en assurant le suivi des demandes clients jusqu’à la clôture des dossiers.

Vous préparerez les documents, saisir les certificats SST et les habilitations, et assurerez le suivi avec les financeurs et les stagiaires.

Qualifications

• Première expérience en gestion administratif, idéalement dans un organisme de formation.
• Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• A l'aise avec les outils bureautiques; connaissance des plateformes OPCO ou de l’univers de la formation sécurité est un vrai plus.
• Bon relationnel et expression écrite soignée.

Responsibilities

• Préparer et saisir les documents de formation : conventions, programmes, convocations, feuilles d’émargement, attestations et certificats de réalisation.
• Saisir les certificats SST sur la plateforme de l’INRS et préparer les documents liés aux habilitations électriques, CACES et autres formations réglementaires.
• Transmettre les documents aux entreprises clientes, aux stagiaires et aux financeurs (OPCO notamment), puis assurer leur suivi.
• Organiser la logistique des sessions avec les formateurs : dates, lieux d’intervention, matériel.
• Suivre les échéances de recyclage des clients (MAC SST, habilitations…).
• Assurer la facturation et le suivi des règlements.
• Tenir à jour les dossiers et indicateurs nécessaires à la certification Qualiopi.
• Gérer l’accueil téléphonique, les e-mails et le classement.

Skills

Gestion administrative

Autonomie

Organisation

Relationnel client

Tools

Bureautique

OPCO platform

Job description

Qui sommes-nous ?

Depuis 2005, RCB Formation forme les salariés des entreprises à la sécurité des biens et des personnes : secourisme (SST), incendie et évacuation, habilitations électriques, CACES, AIPR, prévention des risques… Nos formateurs interviennent directement chez nos clients, en Île-de-France et partout en France. Organisme certifié Qualiopi et habilité par l’INRS pour le SST, nous avons formé près de 3 000 stagiaires en 2025.

RCB Formation valorise la diversité sous toutes ses formes et s’engage à traiter chaque candidature équitablement.

Vos missions

Vous serez la personne de référence pour l’ensemble de l’administratif de l’organisme. Vous travaillerez en autonomie et en lien direct avec le directeur de RCB. Vous gérerez le suivi administratif des formations, de la demande du client jusqu’à la clôture du dossier.

• Préparer et saisir les documents de formation : conventions, programmes, convocations, feuilles d’émargement, attestations et certificats de réalisation.




• Saisir les certificats SST sur la plateforme de l’INRS et préparer les documents liés aux habilitations électriques, CACES et autres formations réglementaires.




• Transmettre les documents aux entreprises clientes, aux stagiaires et aux financeurs (OPCO notamment), puis assurer leur suivi.




• Organiser la logistique des sessions avec les formateurs : dates, lieux d’intervention, matériel.




• Suivre les échéances de recyclage des clients (MAC SST, habilitations…).




• Assurer la facturation et le suivi des règlements.




• Tenir à jour les dossiers et indicateurs nécessaires à la certification Qualiopi.




• Gérer l’accueil téléphonique, les e-mails et le classement.

Votre profil

• Vous avez une première expérience en gestion administratif, idéalement dans un organisme de formation.




• Vous êtes autonome, rigoureux(se) et organisé(e), et vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle sans rien laisser passer.




• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques. La connaissance des plateformes OPCO ou de l’univers de la formation sécurité est un vrai plus.




• Vous avez un bon relationnel et une expression écrite soignée.

Rejoignez RCB Formation et participez activement à la sécurité et à la satisfaction de nos clients.