Chargé des Ressources Documentaires (F/H) – CDD

Abeille Assurances (Aéma Groupe); Bois-Colombes; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Abeille Assurances (Aéma Groupe) recherche un Chargé des Ressources Documentaires pour assurer la gestion du référentiel et la diffusion des documents sur les plateformes associées. Le poste s’inscrit au sein du Département Document Management, pôle Production Documentaire, avec une équipe de 3 personnes.

Vous piloterez le cycle de vie documentaire via la plateforme IBM FileNet P8, veillerez à la qualité des métadonnées et suivrez les prestations des imprimeurs et fournisseurs, tout en

Qualifications

• Formation Master 2 en gestion de l’information ou domaine proche.
• Première expérience d’au moins 2 ans en gouvernance documentaire ou gestion de l’information.
• Connaissance du secteur des assurances souhaitée.

Responsibilities

• Gérer le référentiel documentaire et publier les documents via JIRA.
• Contrôler la conformité et assurer l’accessibilité des documents.
• Suivre la fabrication des imprimés et la relation avec les prestataires.
• Contribuer aux projets transverses et améliorer les processus documentaires.

Skills

Gestion documentaire

Suite Office

Outils de ticketing

Analyse et organisation

Autonomie

Education

Master 2 Gestion de l’Information

Tools

IBM FileNet P8

JIRA

Job description

Votre environnement de travail

Au sein du Département Document Management, vous rejoignez le pôle Production Documentaire, composé de 3 personnes, dont la manager de proximité.

Véritable référent de la diffusion documentaire, le pôle garantit la mise à disposition des documents de référence d'Abeille Assurances (documents contractuels, supports marketing, communications, etc.) auprès de l'ensemble des parties prenantes internes et externes.

À travers la plateforme documentaire IBM FileNet P8, il pilote l'ensemble du cycle de vie documentaire : référencement, publication, diffusion digitale et, lorsque nécessaire, sous-traitance de l’impression des versions papier.

Cette plateforme alimente directement les systèmes d'information et les sites internet de l'entreprise.

Dans ce contexte, vous contribuerez à la fiabilité, à l'accessibilité et à la qualité des ressources documentaires utilisées au quotidien par nos équipes et nos clients.

Vos Missions

En qualité de Chargé des Ressources Documentaires, vos missions seront les suivantes:

Gestion du Référentiel Documentaire

• Analyser et traiter les demandes de publication via l’outil JIRA ;
• Contrôler la conformité et publier les documents dans le Référentiel documentaire ;
• Accompagner et conseiller les équipes métiers dans l'utilisation de la plateforme ;
• Participer à l'administration fonctionnelle et à l'amélioration continue du Référentiel documentaire ;
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des métadonnées documentaires.

Gestion de la fabrication des imprimés

• Coordonner la fabrication des supports imprimés avec les prestataires ;
• Suivre les niveaux de stock et anticiper les besoins ;
• Assurer le suivi budgétaire et le contrôle des facturations ;
• Garantir le respect des délais et de la qualité des livrables.

Contribution aux projets transverses:

• Contribuer aux projets stratégiques impactant le Référentiel documentaire;
• Participer aux projets d'évolution de la plateforme documentaire ;
• Contribuer à l'amélioration des processus documentaires et à leur sécurisation ;

Gestion des prestataires et fournisseurs:

• Contribuer à la relation avec le logisticien PAXON et nos fournisseurs (assister aux Comités de Pilotage, paramétrer la plateforme de commande d’imprimés, remonter les dysfonctionnements, …)

Votre profil

Formation et expérience:

De formation Master 2 en Gestion de l’Information ou domaine proche, avec une première expérience de 2 ans minimum en gouvernance documentaire, records management ou gestion de l’information, acquise au sein d’un service de gestion documentaire.

Idéalement, vous connaissez le secteur des Assurances.

Compétences et qualités clés :

• Bonne maîtrise des outils de gestion documentaire (GED), de la suite Office et des outils de ticketing ;
• Capacité à appréhender des processus documentaires complexes ;
• Sens du service et goût pour l'accompagnement des utilisateurs ;
• Rigueur, organisation et fiabilité ;
• Esprit d'analyse et sens de l'amélioration continue ;
• Aisance relationnelle permettant d'interagir avec des interlocuteurs variés ;
• Autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Les modalités du poste

Lieu: Bois-Colombes (92

Type contrat: CDD à pourvoir dans le cadre d’un accroissement temporaire d’activité

Durée/date: 12 mois, dès que possible

Statut: Cadre