Chargé de scolarité

Institut Catholique de Lille; Lille; Hybride; EUR 23 000 - 31 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT 27 jours

30 jours de congés payés

Tickets restaurant EdenRed

Forfait mobilité durable

Télétravail 1 jour/semaine

Événements du personnel

Résumé du poste

Piktura recherche un chargé de scolarité (H/F) en CDI pour un remplacement. Vous serez l’interlocuteur principal des étudiants et enseignants, et vous gérerez les aspects administratifs des études au quotidien.

Vous assurerez le suivi pédagogique et l’organisation des emplois du temps, des notes et des bulletins via Agora, tout en veillant au bon déroulement des examens et des rattrapages. Une attitude proactive et un bon sens de l’équipe sont indispensables.

Qualifications

• Compétences relationnelles fortes et capacité à orienter les personnes (étudiants, enseignants).
• Sens de l’organisation et gestion du planning et des ressources pédagogiques.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les étudiants et enseignants.
• Assurer le lien entre étudiants et enseignants avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
• Encoder et diffuser les bulletins et les emplois du temps sur Agora.
• Gérer les inscriptions, absences, notes et dossiers des étudiants et préparer les supports nécessaires.

Connaissances

Patience

Réactivité

Esprit d'équipe

Bon contact avec interlocuteurs

Outils

Excel

Agora

Description du poste

Un poste de chargé de scolarité (H/F) est ouvert en CDI au sein de Piktura dans le cadre d’un remplacement.

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.).
• Favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
• Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (absences, choix d’option, groupes de TD, problème particulier, emploi du temps, annulation de cours, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes.

Lien et suivi des étudiants

• Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
• Assurer le suivi des étudiants et alerter la responsable de scolarité et la direction pédagogique en cas de difficulté (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la Scolarité

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et/ou archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, tableaux, planning étudiant et enseignant, etc.); notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site Agora ou mail.
• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer les copies à corriger; suivre, réceptionner, saisir, publier les notes.
• Gérer la production de polycopiés des guides d’étude, en lien avec le service reprographie via le logiciel adéquat.
• Encoder les maquettes pédagogiques ainsi que les modalités d’évaluation de chaque matière sur Agora. Diffuser.
• Préparer, mettre en forme et suivre les changements des emplois du temps, avec saisie dans l’outil dédié pour la réservation des salles.
• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
• Contrôler et saisir les absences conformément au règlement des études d’ESPOL. Alerter la responsable de scolarité ou la direction pédagogique si absences répétées. Contacter les étudiants ayant des absences répétées pour justification.
• Créer les groupes de TD/TP/cours optionnels, et les diffuser.
• Gérer et paramétrer l’ouverture de choix des électifs sur Agora.
• Paramétrer, éditer et diffuser les bulletins (provisoires et définitifs).
• Préparer les dossiers des cas particuliers pour délibération/étude lors des jurys (relevés des notes, évaluations, etc.), ainsi que les PV collectifs des trois promotions.
• Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
• De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement de l’année universitaire.

Organisation logistique

• Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
• Collaborer avec la responsable de scolarité lors de l’organisation des examens, jurys et le contrôle continu: planification, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.
• Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels des séances non-enseignées et veiller à la réalisation des heures totales par cours. Informer la responsable de scolarité en cas de difficulté.
• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Mettre en place les salles pour les cours / examens et vérifier la disponibilité des matériels.
• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion de consultation de copies, évaluation des enseignements, etc.)
• Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, portes ouvertes, etc.).

Profil recherché :

Profil recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Pour réussir ce job, il faut :
Aimer avoir un quotidien très rythmé.
Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.
Savoir travailler en équipe.
Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)
Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.
Avoir un niveau B1 en anglais

Ce que nous proposons :
Salaire de 2092 euros bruts mensuels sur 13 mois
Sur la base d'une année complète : 27 jours de RTT et 30 jours de CP
Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport à hauteur de 75%
Télétravail donnant droit à une journée de télétravail par semaine sous réserve de l'activité du service et des périodes fortes dans l'année.
Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel
Divers bons cadeaux offerts par le CSE (bons cadeaux, chèque culture, chèque vacances...).