Assistant de scolarité F/H

IONIS Education Group; Ivry-sur-Seine; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant 11€

Mutuelle d’entreprise

Abonnement transport 60%

Forfait Mobilité Durable

Prime de participation

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

IPSA recrute un(e) assistant(e) de scolarité pour renforcer l’équipe et assurer la planification fiable des enseignements à Ivry-sur-Seine. Le poste est en CDD et la mission couvre le suivi administratif des étudiants et la gestion des plannings.

Vous travaillerez avec les équipes pédagogiques et administratives, utiliserez un ERP et contribuerez à la qualité du service rendu aux étudiants ainsi qu’à la fiabilité des données académiques.

Qualifications

• Formation Bac +2 / Bac +3 minimum en gestion, administration ou scolarité
• Expérience souhaitée dans un environnement de formation ou d’enseignement supérieur
• Expérience de déploiement ou d’utilisation d’un ERP est un atout fort
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs variés

Responsabilités

• Planification des enseignements et construction des emplois du temps
• Coordonner les contraintes pédagogiques (enseignants, salles, groupes)
• Garantir la cohérence des plannings sur les périodes académiques
• Anticiper et gérer les ajustements (absences, reports)
• Gestion de la scolarité administrative et suivi des étudiants
• Produire et fiabiliser les documents officiels (certificats, relevés)

Connaissances

Organisation

Rigueur administrative

Maîtrise des outils numériques

Capacité d’analyse

Formation

Bac +2/3 en gestion/administration

Outils

ERP Auriga

Excel

Description du poste

L'entreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS, l’IPSA est une école d’ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris, Toulouse et Lyon, l’IPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme d’ingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission, l’école s’engage à former des ingénieurs audacieux, créatifs et innovants, qui ont une responsabilité humaine, éthique et sociétale

Description du poste

Dans le cadre d'un surcroit temporaire d'activité, nous recrutons un CDD pour renforcer l'équipe afin d’assurer une planification fiable des enseignements et une gestion rigoureuse des parcours étudiants, basé(e) à Ivry-sur-Seine.

L'assistant de scolarité est au sein de l'équipe de scolarité, un acteur clé de la continuité pédagogique, de la qualité du service rendu aux étudiants et de la fiabilité des données académiques.

Vos missions principales seront les suivantes :

• Planification des enseignements
• Construire et mettre à jour les emplois du temps (cours, examens, soutenances) en lien avec les directions des études
• Coordonner les contraintes pédagogiques, humaines et logistiques (enseignants, salles, groupes)
• Garantir la cohérence des plannings sur l’ensemble des périodes académiques
• Anticiper et gérer les ajustements (absences, reports, changements de dernière minute)
• Gestion de la scolarité administrative
• Assurer le suivi administratif des étudiants : inscriptions pédagogiques, parcours, statuts
• Gérer les éléments de scolarité : notes, résultats, jurys, décisions académiques
• Produire et fiabiliser les documents officiels (certificats, attestations, relevés)
• Veiller au respect des calendriers académiques et des procédures internes
• Se former au nouvel ERP scolarité et l’utiliser comme outil central de gestion
• Interface et coordination
• Être un point de contact pour les étudiants sur les questions de planning et de scolarité
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives et les enseignants
• Contribuer à une communication claire et structurée auprès des parties prenantes

Profil recherché

• Formation Bac +2 / Bac +3 minimum (gestion, administration, scolarité, organisation)
• Expérience souhaitée dans un environnement de formation, d’enseignement supérieur ou de gestion complexe, d’enseignement secondaire ou d'enseignement supérieur
• Une expérience de déploiement ou d’utilisation d’un ERP est un atout fort

Compétences

• Très bonne capacité d’organisation et de priorisation
• Une bonne maîtrise d'Excel
• Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des données
• Aisance avec les outils numériques et les systèmes d’information
• Capacité à gérer des situations évolutives, parfois sous contrainte de délais

Qualités personnelles

• Sens du service et posture professionnelle
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs variés
• Adaptabilité, réactivité et calme face aux imprévus
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations
• Curiosité
• Volonté d'apprentissage, notamment pour s’approprier rapidement de nouveaux outils et comprendre les évolutions des processus pédagogiques
• Bon sens logique et esprit d’analyse, permettant de résoudre efficacement les incohérences de planning et les problématiques de données ou d’organisation

Conditions d’exercice

• Poste à temps plein
• Basé sur campus
• Périodes d’activité soutenue liées aux rentrées, examens et jurys
• Accompagnement à la prise en main du nouvel ERP prévu
  • La connaissance d'Auriga est un atout.

Avantages

• Tickets restaurant à 11 € (pris en charge à 60 % par l’employeur)
• Mutuelle d’entreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusqu’à 240 € / an)
• Prime de participation, selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible, sous conditions

Réf: b9ead5a1-817b-4a57-9dbf-7859c365fcee