Assistant de scolarité F/H

IPSA, école d'ingénieurs de l'air et de l'espace; Ivry-sur-Seine; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant 11 €

Mutuelle d’entreprise (60%)

Abonnement de transport remboursé 60%

Forfait Mobilité Durable (jusqu’à 240€

Prime de participation

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

L'IPSA recrute, dans le cadre d'un surcroît temporaire d'activité, un(e) agent de planning et scolarité en CDD basé(e) à Ivry-sur-Seine pour renforcer l'équipe et assurer une planification fiable des enseignements et une gestion rigoureuse des parcours étudiants.

Vous construirez et mettez à jour les emplois du temps (cours, examens, soutenances), coordonnerez les contraintes pédagogiques et logistiques, garantirez la cohérence des plannings sur l’ensemble des périodes académiques et assurerez

Qualifications

• Formation Bac +2 / Bac +3 minimum (gestion, administration, scolarité, organisation)
• Expérience souhaitée dans un environnement de formation, d’enseignement supérieur ou de gestion complexe
• Une expérience de déploiement ou d’utilisation d’un ERP est un atout fort
• Très bonne capacité d’organisation et de priorisation
• Maîtrise d'Excel
• Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des données
• Aisance avec les outils numériques et les systèmes d’information
• Capacité à gérer des situations évolutives, parfois sous contrainte de délais

Responsabilités

• Planification des enseignements
• Construire et mettre à jour les emplois du temps en lien avec les directions des études
• Coordonner les contraintes pédagogiques, humaines et logistiques
• Garantir la cohérence des plannings sur l’ensemble des périodes académiques
• Anticiper et gérer les ajustements (absences, reports, changements de dernière minute)
• Gestion de la scolarité administrative
• Assurer le suivi administratif des étudiants : inscriptions pédagogiques, parcours, statuts
• Gérer les éléments de scolarité : notes, résultats, jurys, décisions académiques
• Produire et fiabiliser les documents officiels
• Veiller au respect des calendriers académiques et des procédures internes
• Se former au nouvel ERP scolarité et l’utiliser comme outil central de gestion
• Interface et coordination avec les équipes pédagogiques et administratives

Description du poste

L'entreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS, l’IPSA est une école d’ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

L'entreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS, l’IPSA est une école d’ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris, Toulouse et Lyon, l’IPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme d’ingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission, l’école s’engage à former des ingénieurs audacieux, créatifs et innovants, qui ont une responsabilité humaine, éthique et sociétale

Description Du Poste

Dans le cadre d'un surcroit temporaire d'activité, nous recrutons un CDD p pour renforcer l'équipe afin d’assurer une planification fiable des enseignements et une gestion rigoureuse des parcours étudiants, basé(e) à Ivry-sur-Seine.

Vos Missions Principales Seront Les Suivantes

• Planification des enseignements
• Construire et mettre à jour les emplois du temps (cours, examens, soutenances) en lien avec les directions des études
• Coordonner les contraintes pédagogiques, humaines et logistiques (enseignants, salles, groupes)
• Garantir la cohérence des plannings sur l’ensemble des périodes académiques
• Anticiper et gérer les ajustements (absences, reports, changements de dernière minute)
• Gestion de la scolarité administrative
• Assurer le suivi administratif des étudiants : inscriptions pédagogiques, parcours, statuts
• Gérer les éléments de scolarité : notes, résultats, jurys, décisions académiques
• Produire et fiabiliser les documents officiels (certificats, attestations, relevés)
• Veiller au respect des calendriers académiques et des procédures internes
• Se former au nouvel ERP scolarité et l’utiliser comme outil central de gestion
• Interface et coordination
• Être un point de contact pour les étudiants sur les questions de planning et de scolarité
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives et les enseignants
• Contribuer à une communication claire et structurée auprès des parties prenantes

Profil recherché

• Formation Bac +2 / Bac +3 minimum (gestion, administration, scolarité, organisation)
• Expérience souhaitée dans un environnement de formation, d’enseignement supérieur ou de gestion complexe, d’enseignement secondaire ou d'enseignement supérieur
• Une expérience de déploiement ou d’utilisation d’un ERP est un atout fort

Compétences

• Très bonne capacité d’organisation et de priorisation
• Une bonne maîtrise d'Excel
• Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des données
• Aisance avec les outils numériques et les systèmes d’information
• Capacité à gérer des situations évolutives, parfois sous contrainte de délais

Qualités personnelles

• Sens du service et posture professionnelle
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs variés
• Adaptabilité, réactivité et calme face aux imprévus
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations
• Curiosité
• Volonté d'apprentissage, notamment pour s’approprier rapidement de nouveaux outils et comprendre les évolutions des processus pédagogiques
• Bon sens logique et esprit d’analyse, permettant de résoudre efficacement les incohérences de planning et les problématiques de données ou d’organisation

Conditions d’exercice

• Poste à temps plein
• Basé sur campus
• Périodes d’activité soutenue liées aux rentrées, examens et jurys
• Accompagnement à la prise en main du nouvel ERP prévu
  • La connaissance d'Auriga est un atout.

Avantages

• Tickets restaurant à 11 € (pris en charge à 60 % par l’employeur)
• Mutuelle d’entreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusqu’à 240 € / an)
• Prime de participation, selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible, sous conditions