Chargé de planification H/F

SKOLAE; Grenoble; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurants

Mutuelle

Chèques cadeaux

Remboursement transport à 50%

Résumé du poste

SKOLAE recherche un(e) chargé(e) de planning pour son campus EDUCTIVE à Grenoble. Vous assurerez la préparation et la gestion des emplois du temps des intervenants et suivrez les plannings en lien avec la direction des études.

Vos missions incluent la préparation des documents, l’optimisation des planning, la gestion des absences et des disponibilités, ainsi que le maintien du logiciel Gesplanning et le respect des volumes horaires.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de planification et d’organisation.
• Capacité à coordonner plusieurs intervenants et ressources.
• Réactivité et rigueur dans le suivi des plannings.

Responsabilités

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants et planifier les cours en fonction des disponibilités.
• Gérer les absences et repositionner les heures manquantes; alerter le directeur sur les engorgements.
• Assurer le suivi du planning dans Gesplanning et veiller au respect des volumes horaires.

Connaissances

Planification

Organisation

Réactivité

Relationnel

Gestion du temps

Formation

Bac+2/3 en gestion ou logistique

2 ans d’expérience similaire

Outils

Gesplanning

Description du poste

SKOLAE est un réseau d’établissements d’enseignement supérieur et de formation professionnelle des entreprises.

Le pôle éducation est composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France et qui regroupe près de 22 000 étudiants.

Le Pôle formation regroupe une trentaine de sites au niveau national et forme chaque année environ 150 000 apprenants (salariés, demandeurs d’emploi).

Rejoindre SKOLAE, c’est faire le choix d’intégrer un réseau dynamique et ambitieux en constante croissance et donner du sens à sa carrière en travaillant dans une entreprise qui accompagne des étudiants, des demandeurs d’emploi et des salariés dans leur réussite professionnelle.

Notre campus EDUCTIVE situé à Grenoble recherche un(e) chargé(e) de planning en CDD pour intégrer son équipe administrative.

Vous travaillerez en lien direct avec le directeur du campus et ferez le lien avec les enseignants pour l'organisation des cours des étudiants. Vos missions détaillées seront les suivantes:

• -Tickets restaurants
• -Mutuelle
• -Chèques cadeaux
• -Remboursement des transport à 50%

Préparation de l’année scolaire

Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études

Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte

Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique…)

Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : cours d’anglais, d’informatique, électifs. ·

Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs

Alerter en amont des goulots étranglement sur un site

Veiller avant chaque rentrée à l’adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes

Vérifier avant chaque rentrée à l’adéquation entre le nombre de salles d’un site et le nombre de groupes prévus

Planifier les examens

Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning

Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes

Gestion quotidienne

Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes

Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés

Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l’état d’occupation quotidien des salles

Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants

Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous »

Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants

Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning

Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser

Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques

Critères de performance :

Respect des délais d’élaboration des emplois du temps

Emplois du temps équilibrés et satisfaisants pour les étudiants

Optimisation du taux d’occupation des salles

Bonne adéquation entre la taille des groupes et la taille des salles

Rapidité dans la transmission des modifications d’emplois du temps

Bon positionnement des cours communs et électifs

Respect des contraintes matérielles des intervenants chargés de planning des autres sites

Sens aigu de l’organisation

Rigueur

Réactivité

Qualités relationnelles

Savoir hiérarchiser les intervenants à contacter en fonction de leurs volumes horaires, de leurs contraintes

Excellent relationnel

Bac+2/3 en gestion ou logistique, ou 2 ans d’expérience dans un poste avec des missions similaires