Chargé de planification H/F

SKOLAE; Arrondissement de Tours; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurants

Mutuelle

Chèques cadeaux

Remboursement des transports à 50%

Réductions tarifaires

Résumé du poste

Le campus Skolae à Tours recherche un Chargé de planification H/F afin d’assurer la planification des intervenants/professeurs sur le périmètre de Tours, avec possibilité d’intervenir ponctuellement au niveau national selon les besoins de l’activité.

Vous préparerez les documents de disponibilité, hiérarchiserez les demandes et optimiserez les emplois du temps en fonction des disponibilités des intervenants et des salles.

Qualifications

• Capacité à être de force de proposition, à prendre des initiatives et instaurer le dialogue.
• Disponibilité en périodes d’activités intenses et réactivité.
• Connaissance des logiciels de planification (Hyperplanning).
• Maîtrise d’Excel et des processus de paie.
• Connaissance de l’environnement école.

Responsabilités

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études.
• Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des salles.
• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs (anglais, informatique).
• Gérer les contraintes matérielles des salles et planifier les examens.
• Alerter et ajuster les plannings en cas d’absences ou d’engorgements.

Connaissances

Planification

Organisation

Proactivité

Gestion du temps

Relationnel

Formation

Bac+2/3 en gestion ou logistique

2 ans d’expérience dans un poste similaire

Outils

Hyperplanning

Excel

Description du poste

SKOLAE est un réseau d’établissements d’enseignement supérieur et de formation professionnelle des entreprises.

Le pôle éducation est composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France et qui regroupe près de 22 000 étudiants.

Le Pôle formation regroupe une trentaine de sites au niveau national et forme chaque année environ 150 000 apprenants (salariés, demandeurs d’emploi).

Rejoindre SKOLAE, c’est faire le choix d’intégrer un réseau dynamique et ambitieux en constante croissance et donner du sens à sa carrière en travaillant dans une entreprise qui accompagne des étudiants, des demandeurs d’emploi et des salariés dans leur réussite professionnelle.

Ce poste est ouvert à toutes les personnes, sans distinction d’âge, de genre, d’origine, de situation de handicap, d’orientation sexuelle, de religion ou de situation familiale.
Nous valorisons les parcours divers et les compétences, quel que soit votre profil.

SKOLAE s’engage pour une politique de recrutement inclusive et non discriminatoire. Chaque candidature est étudiée avec attention, dans le respect de l’égalité des chances.

Le campus Skolae à Tours recherche un Chargé de planification H/F afin d' assurer la planification des intervenants/professeurs sur le périmètre de Tours, tout en pouvant être amenée à intervenir ponctuellement sur la planification au niveau national, en fonction des besoins de l’activité.

• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Chèques cadeaux
• Remboursement des transports à 50%
• Réductions tarifaires

Préparation de l’année scolaire

Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études

Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte

Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique…)

Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : cours d’anglais, d’informatique, électifs.

Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs

Alerter en amont des goulots étranglement sur un site

Veiller avant chaque rentrée à l’adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes

Vérifier avant chaque rentrée à l’adéquation entre le nombre de salles d’un site et le nombre de groupes prévus

Planifier les examens

Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning

Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes

Gestion quotidienne

Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes

Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés

Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l’état d’occupation quotidien des salles

Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants

Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous »

Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants

Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning

Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser

Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques

Compétences Recherchées

Capacité à être de force de proposition, à prendre des initiatives et instituer le dialogue

Capacité à se rendre disponible dans les moments d'intenses activités

Connaissance des logiciels de planification (hyperplanning)

Connaissance d'Excel et des processus de paie

Connaissance de l'environnement école

Qualités Personnelles

Rigueur et Autonomie

Réactivité et Adaptabilité

Relationnel (Sens du contact et de l'écoute)

Résistance au stress

Critères de performance :

Respect des délais d’élaboration des emplois du temps

Emplois du temps équilibrés et satisfaisants pour les étudiants

Optimisation du taux d’occupation des salles

Bonne adéquation entre la taille des groupes et la taille des salles

Rapidité dans la transmission des modifications d’emplois du temps

Bon positionnement des cours communs et électifs

Respect des contraintes matérielles des intervenants chargés de planning des autres sites

Bac+2/3 en gestion ou logistique, ou 2 ans d’expérience dans un poste avec des missions similaires