Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA - H/F

IFPRA Normandie; Mont-Saint-Aignan; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

IFPRA Normandie recherche un.e chargé.e de gestion administrative et financière pour organiser les jurys VAE et assurer le suivi des dossiers et des convocations.

Vous travaillerez sous l’autorité du Responsable DAVA, gèrerez les devis, conventions et paiements, et assurerez le classement et l’archivage des pièces comptables avec rigueur et discrétion.

Qualifications

• Connaissance de la VAE et des règles liées à la formation continue
• Notions sur la réglementation et la gestion financière
• Maîtrise des procédures administratives et du classement
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles

Responsibilities

• Établir devis et conventions pour frais d’inscription.
• Renseigner les indicateurs financiers sur tableaux de suivi.
• Mise à jour des dossiers candidats et organiser les épreuves.
• Suivre rémunération et frais de déplacement des intervenants.
• Enregistrer les résultats sur la base i-vae et finaliser les documents.
• Contribuer à la dématérialisation des documents qualité DAVA.

Skills

Rigueur et méthode

Discrétion professionnelle

Bonnes capacités rédactionnelles

Aptitudes à travailler en équipe

Maîtrise d'Excel

Maîtrise de Word

Communication écrite et orale

Connaissance VAE

Tools

Excel

Word

Comptables/Extranet

Messagerie Électronique

Job description

Finalité

• Assurer l’ensemble des opérations administratives et financières liées à l’organisation des jurys VAE (70%)
• Assurer les opérations administratives et financières de l’accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)

Catégorie / Statut :

Contractuel de catégorie B

Résidence administrative :

IFPRA, Mont-Saint-Aignan

Missions Principales

Gestion administrative de l’organisation des jurys VAE

• Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d’inscription, les préparation jury
• Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi
• Mise à jour des dossiers candidats
• Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d’inspection et DDFPT
• Élaborer les convocations et ordres de mission
• Établir les documents légaux d’examen selon les exigences de la DEC
• Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord
• Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae
• Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes
• Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l’archivage des pièces comptables
• Travailler sur l’amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA

Suivi financier de l’organisation des jurys VAE

• Devis Conventions de prestations
• Service fait et vérification des factures
• Saisie des factures
• Demande de paiement

Relations Hiérarchiques

Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.

Particularités Fonctionnelles

En dehors des périodes d’organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.

Profil Recherché

Connaissances :

• Connaissance de la VAE
• Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale
• Notions sur la réglementation financière

Profil Professionnel

• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonnes capacités relationnelles
• Capacité d’adaptation
• Rigueur et méthode
• Discrétion professionnelle
• Aptitudes à travailler en équipe

Compétences Opérationnelles

• Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales
• Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique
• Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l’institution