CDI Assistant archiviste (H/F)

Squire Patton Boggs; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Le cabinet Squire Patton Boggs recherche un archiviste pour le bureau de Paris. Sous la supervision de l'archiviste, vous gérerez l'arriéré des archives et dossiers hors site, en assurant leur conservation et leur traçabilité.

Vous appliquerez la politique de conservation et accompagnerez les avocats sur les questions de conformité, en garantissant le classement électronique via iManage et le respect des délais.

Qualifications

• Baccalauréat ou diplôme équivalent en archivistique ou expérience équivalente dans un cabinet d'avocats.
• Maîtrise des outils informatiques (Suite Office).
• Connaissance d'un outil de gestion électronique des archives (ex. iManage).
• Anglais parlé obligatoire; excellente communication écrite et orale.
• Sens aigu du service à la clientèle et rigueur.

Responsabilités

• Traiter l'arriéré des dossiers stockés hors site en coordination avec les prestataires.
• Gérer l'arriéré des dossiers clients stockés en interne.
• Conseiller sur le stockage des informations client et conformité.
• Appliquer et suivre la politique de conservation des dossiers et données.
• Mettre en œuvre les procédures d'archivage du cabinet et du bureau.
• Conserver les documents originaux et les renvoyer selon la politique.
• Veiller à l'archivage électronique et au transfert vers le stockage hors site.
• Former le personnel et les avocats à la politique d'archivage et iManage.
• Participer au groupe de travail Archivage en cabinets d'avocats (AAF).

Connaissances

Connaissances informatiques de base

Anglais parlé

Excellente communication écrite et Or/

Sens du service client

Esprit d'organisation

Formation

Diplôme d'études secondaires en archivistique

Outils

iManage

Description du poste

Description

Sous la supervision de l'archiviste du Bureau de Paris, vous serez amené à gérer les archives et les dossiers pour notre bureau de Paris. Votre tâche principale sera de traiter l'arriéré des dossiers stockés hors site.

Description

Sous la supervision de l'archiviste du Bureau de Paris, vous serez amené à gérer les archives et les dossiers pour notre bureau de Paris. Votre tâche principale sera de traiter l'arriéré des dossiers stockés hors site. Vous serez responsable des pièces et de leur conservation, y compris du stockage des dossiers et de leur sort final conformément à la politique générale de gestion des dossiers et des données personnelles et aux calendriers de conservation (politique en matière de dossiers) du cabinet.

RESPONSABILITÉS & TÂCHES PRINCIPALES

• Procéder au traitement de l'arriéré stocké hors site (relation avec prestataires Tiers-Archiveur et de destruction confidentielle, relation avec les avocats, numérisation, gestion des originaux).
• Procéder au traitement de l'arriéré de dossiers clients stockés en interne.
• Conseiller sur le stockage des informations relatives aux clients et apporter son aide pour les questions de conformité.
• Appliquer et suivre la politique de conservation des dossiers et des données.
• Mettre en œuvre et soutenir toutes les politiques et procédures pertinentes du cabinet et du bureau en matière d'archivage.
• Conserver les documents originaux des clients dans les dossiers des clients et les renvoyer aux clients conformément à la politique d'archivage.
• Détruire les dossiers des clients conformément à la politique d'archivage et aux durées de conservation pertinentes.
• Veiller au respect de la politique en matière d'archives en ce qui concerne les procédures à suivre après la clôture d'une affaire.
• Récupérer les dossiers/informations sur demande.
• Veiller à ce que les dossiers clients soient archivés sous forme électronique chaque fois que cela est possible.
• Gérer le transfert de dossiers vers le stockage hors site si nécessaire.
• Apporter un soutien occasionnel pour les dossiers comportant de nombreux documents, notamment lors de la clôture d'un dossier.
• Former le personnel et les avocats du bureau à la politique d'archivage du cabinet, y compris à la politique de conservation des courriels, au classement des documents électroniques dans le système de gestion des données du cabinet (iManage), aux procédures de clôture des dossiers, etc.
• Participer au groupe de travail «Archivage en cabinets d'avocat» de l'AAF.

PROFIL RECHERCHE

• Diplôme d'études secondaires en archivistique et/ou expériences significatives en gestion des archives au sein d'un cabinet d'avocats.
• Connaissances informatiques de base (suite Office)
• Connaissance d'un outil de gestion électronique des archives
• Anglais parlé.
• Excellente communication écrite et orale.
• Sens aigu du service à la clientèle.
• Une expérience en tant que spécialiste de l'information juridique dans un cabinet d'avocats serait un atout.